Restaurant Muhasebesi Nedir Nasıl Yapılır?

Restaurant Muhasebesi ile ilgili ‘’ne var canım bunda, şirket muhasebesi işte’’ diyebilirsiniz. Kesinlikle bildiğiniz şirket ve maliyet muhasebesi değildir. Restaurant Muhasebesi ile ilgili özellikler vardır ve çok fazladır. Aslında kolaydır ancak çok sayıda kolay işin bir araya gelmesiyle birlikte ciddi takip ister ve zorlaşır.

 

Restaurantın ürünlerinin reçeteleri ve fireleri ayrı ayrı hesaplanır. Stoğu bildiğiniz gibi takip edilmez. Satış açıkları verilir de nasıl tespit edilir? Et, kaşar peyniri, tereyağı gibi kg fiyatı yüksek olan ürünlerde iki kere hesap yapılması gerekir gibi gibi gibi… her bir ürün için bağlı olduğu kombinasyonlarda saatlerce konuşabilirim.

 

Sebze meyve ürünleri ile adetli satılan meşrubatların hesabı kitabı farklıdır. Sıcak içeceklerle pide çeşitleri…her biri ayrı dünyalardır. Kar oranı nasıl hesaplanır. Maliyetleri nasıl çıkarılır. Personel masrafları nasıl belirlenir. Personel getirisi nedir. Faaliyet giderleri, kirası, cirosu ve tüm bunların birbirine oranı ve ilişkisi…tüm bu işlerin içinden çıkmak için epey tecrübe gerekir. Bu konu Cost Control konusuna girdiği için burayı pas geçiyorum.

 

Yapılan Hatalar Nelerdir?

Restaurant Muhasebesi, sektörü bilmeyenler için toz pembe ve basittir. Ne zaman işin içine girerler o zaman sektöre ait parametreler olduğunu anlamaya başlarlar. ‘Bazı işletmeler ilk 18 ayını tamamlayamadan kapatıyorlar veya devrediyorlar.’ Bunun sebeplerinden birisi de budur.

 

Restaurant Muhasebesinde çok fazla kolay iş vardır. Bu kadar kolay işin bir araya gelmesi ile zor bir iş ortaya çıkar. Muhasebe okuyan bilir. Muhasebede dönemsellik ilkesi vardır. Yani bir evrak ‘güncel olarak işlenmelidir’ demektir. Restaurantta da aynıdır. Fakat ürün sirkülasyonu ve sayım sıklıkları fazla olduğu için anında işleme yapılmazsa sayımlardan sürekli farklı sonuçlar çıkar.

 

Matematikten anlayan, hesap yapmayı seven biriyseniz, kendi kendinize birçok konuya formül üretebilirsiniz. Bu yönden güzeldir. İşletmenize has formüller tutturursunuz, genel taslağınız hazır olur. Böyle yaparsanız işin %80’ini çözmüş olursunuz.

 

Bir hatıramı paylaşmak istiyorum. Bir reçetelendirme konusu vardı. İki yatırımcı ortak bir mekan açmış. Bunların kendilerine ait başka şirketleri var. Açtıkları işletme epey büyük. İşin içinden çıkamamışlar ‘bize destek olur musun’ dediler. Gittim ‘konu nedir’ dedim. ‘Reçeteleri oluşturuyoruz’ dediler. ‘Peki siz konunuzu işlemeye devam edin ben de sizi dinleyip eksikleri gidereyim’ dedikten sonra tekrar aralarında konuşurlarken (nimettir hepsi, küçümsemek için değil de hesap öncelik sıralaması bakımından belirtmek için söylüyorum) maydanoz, domates, biber gibi ürünlerle ilgili yaklaşık 40 dk  konuştular ben de oturdum çay içtim.

 

Bakın maydanoz takip edilemez, ürün başına anca 2-3 gr düşer. Domates takip edilemez, müşteri ‘2 parça domates közleyip getir’ der. Bunu müşteriye fiyatlandırıp yazamazsın, gelmez bi daha. Yaz domatesi ile kış domatesi farklıdır. Kışın yarısı yeşil çıkar müşteriye gönderemezsin.  ‘Menemen isterler biberi bol olsun’ der, ‘soğanlı olsun’ der 1 baş soğan doğrarsın. Standart reçetenden farklı gider.

 

Yeni açılan devasa mekanda titiz davranacağız diye konuştukları konunun değeri 1 bağ maydanoz. Bu arkadaşlara bunları anlattıktan sonra konuyu Restaurant Muhasebesi hakkında daha önemli meselelere çekmiştim.

 

Şimdi hakikaten restaurantta bu öncelikleri belirlemeden hesap yapmaya çalışmayın. 1 bağ maydanoz için nefes tüketirsiniz de eti nasıl hesaplayacağınızı çok iyi bildiğinizi zannedersiniz. Çünkü siz maydanoza, domatese ve bibere derinlemesine daldınız olayı aştınız artık, et de nedir ki dersiniz ve çuvallamaya başlarsınız.

 

Yukarıda anlattığım birkaç örnek haricinde personel alacak verecek konuları öyle sıradan işletmelere benzemez. Sezon gelir 15 kişi işbaşı yapar, sezon boyunca gelip giden personel sayısı 60’ı geçer. Dikiş tutturamazsınız.

 

Bir tavsiye olarak söylüyorum. Restaurant Muhasebesi ile ilgili herhangi bir fikre sahip olmayanlara bazı şeyler anlatmak istiyorum.

 

Restaurant Muhasebesi

Restoranlarda satışlar masada yapılır ve tahsilat nakit, kredi kartı veya diğer yemek kartlarıyla müşteri masadan kalkarken garson veya kasiyer tarafından tahsil edilir. Yani peşin yapılır. Dolayısıyla toplu yemekler dışında Satış Faturası pek kesmezsiniz. Yazarkasa fişi verilir.

 

Satış faturası yerine yazar kasa fişlerini takip eder ve toplarsınız günlük kapanışları kontrol edersiniz. Kaç yeni nesil ödeme kaydedici cihazınız ve pos cihazınız varsa x30 gün dersiniz o kadar eder. Hemen bir örnek verelim 2 ÖKC x 30 gün = 60 gün sonu ve aylık 1’er mali hafıza belleği. Toplam 62 evrak

 

Satın aldığınız faturaları toplarsınız. Ortalama bir restoranda genel olarak 25-30 tedarikçi firma ile çalışırsınız. 35 olur ama 40 olmaz. Bunlardan herbirine haftalık sipariş verseniz ayda ortalama 4’er fatura alsanız yaklaşık 100 faturanız olur.

 

Ortalama 20personel çalıştırsanız 20 personelin maaşlarını hesaplarsınız.

İşletmenin elektrik, su, doğalgaz , demirbaş, araç yakıt fişleri gibi faaliyet giderlerinden saydığımız faturalar da 50 olsa ki fazla söyledim, 50 fatura da böyle toplarsınız.

Genel olarak 20 personelin çalıştığı bir işletmede 250 kadar fatura ile işlem yaparsınız.

 

Yıllık olarak düşünmek gereklidir. Siz şimdi bu yazıyı yaz mevsiminde veya sezon hareketliliği içinde okuyorsanız ne 250’si ne 300’ü 400 fatura diyebilirsiniz. Kışın veya ölü sezonda okuyorsanız 150 fatura falan diyebilirsiniz. Ben yıl ortalamasını söylüyorum.

Daha önce restoranda ön muhasebe tutmamış birinin restoranda ön muhasebeye başladığını düşünüyorum. Muhtemelen kendinde bir eksiklik hissedecektir. Burada birşeyler yanlış gidiyor diye kendi kendine düşünebilir.

 

Tıpta ‘Fantom Ağrısı’ denilen bir tabir var. Kesilen veya kopan bir organda, bacağı kopan birinin parmaklarının kaşındığını hissetmesi olarak örneklendirilir.

 

İşte tam bu örnek size uyuyor. Siz daha önceki çalıştığını yerlerde sürekli satış faturası, tahsilat makbuzu, çek ödemesi gibi evrakları takip ediyorken bir anda bunların olmadığıyla karşılaşınca bir eksikliğin olduğunu düşüneceksiniz, kendinizi yormayın. Tespit budur.

 

Ay sonu gelmeden alış faturalarınızı ve yazar kasa fişlerinizi toparlayıp mali müşavirinize teslim eder hale gelirseniz, örneğin bu işlemi ayın 27’sinde yaptığınızı düşünelim, son 3 gününüz daha rahat geçer. Ay bitince de tedarikçilerinizle mutabakatlarınızı yapar Form BA/BS’ye tabi olacak mutabakatlarınızı da ayrıca mali müşavirinize belirtirseniz sizden güzel restoran muhasebecisi olmaz.

 

Şimdi ben tabi bunları böyle yazıyorum güzel güzel, kurumsal yaklaşmaya çalışıyorum. Amatörce düşününce şunu da söylemeden geçemeyeceğim.

 

Genelde restoranın ön muhasebesini yapan kişi ile cost contol yapan kişi aynıdır. Aslında çalışma konuları farklıdır. Cost Control ile karıştırılmasının sebebi iki işin de birbirine benziyor olmasıdır.

 

Ömer Ali Altıntaş