Zayi belgesi nedir? Alınmazsa ne olur?

Bilindiği üzere, gerçek ve tüzel kişi tacirlerin (kollektif, komandit, anonim, limited, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ve kooperatifler) ticarî defterlerini ve ticarî defterlere yapılankayıtların dayandığıbelgeleri Türk Ticaret Kanunu’na göre on yıl, Vergi Usul Kanunu’na göre ise beş yıl süreyle saklamaları zorunludur. Ancak, hayatın olağan akışı gereği saklanması zorunlu olan defter ve belgelerin tacirin elinde olmayan birtakım nedenlerle zayi olması her zaman için mümkündür. Bu hususu göz önünde bulunduran Yasa Koyucu, hem 6762 sayılı eski Ticaret Kanunu’nda hem de 6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu’nda tacirlere zayi belgesi alma imkanı tanımıştır. Hemen belirtelim ki, zayi belgesinin sadece TTK’da düzenlenmiş olması, vergi kanunlarında bu hususa yer verilmemesi, konuyu vergi idareleri ve mükellefler açısından da önemli kılmaktadır.

6102 sayılı yeni TTK’nın 82 maddesine göre; tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanunî saklama süresi içinde ziyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticarî işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Anılan hüküm aslında eski Ticaret Kanunu’nun 68. maddesindeki hükmün tekrarıdır, sadece yeni TTK hükmüne “Bu dava hasımsız açılır.” cümlesi ve “veya hırsızlık” ibaresi eklenmiştir. Dolayısıyla, saklamakla yükümlü olduğu ticari defter ve belgeleri zayi olan tacirlerin onbeş gün içinde zayi belgesi müracaatında bulunmaları gerekir.Hak düşürücü bir süre olduğundan, onbeş gün geçtikten sonra yapılan talepler mahkemece dikkate alınmaz.

Peki, zayi belgesi neden önemlidir ve alınmazsa ne olur? 6762 sayılı eski Ticaret Kanununda defter ve belgelerin saklanması yükümlülüğüne aykırılık için herhangi bir cezaî yaptırım öngörülmediğinden, tacirler genelde mükellef sıfatıyla vergi ve sosyal güvenlik işlemlerine dair incelemelerde ibraz etmek üzere zayi belgesi talep etmekte idi. Oysa, yeni TTK’ya göre ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut Kanuna uygun saklanmaması hâllerinde, sorumlular üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla, yani 6.000 TL’den 73.000 TL’ye kadar adlî para cezasıile cezalandırılırlar. Ayrıca, işletmeyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda sağlamayanlara 5.209 TL idarî para cezası verilmesi öngörülmektedir. Bu cezalar dikkate alındığında, yeni TTK döneminde zayi belgesi talep edilmesinin tacirlere, dolayısıyla mükelleflere tanınan bir imkan olmanın ötesinde artık bir zorunluluk oluşturacağını ve tacirlerin sıklıkla müracaat edeceği düzenlemelerden birisi olacağını düşünmekteyiz. Dolayısıyla, yazımızın başlığında da belirttiğimiz üzere, defter ve belgeleri kaybolduğu halde zayi belgesi almayanlar sonradan bin pişman olabilir. Ancak, her zayi belgesi talebinin mahkemece kabul edilmeyebileceğini, hatta mahkemece verilen zayi belgesinin sonradan iptal edilmesinin mümkün olabileceğini hatırdan çıkarmamak gerekir.  Bu nedenle, red yahut iptal durumu ile karşılaşmayacak şekilde zayi belgesi talebinde bulunulması önemlidir.