Altı Sigma'nın Hayatımızdaki Yeri

Sigma, Motorola Inc. tarafından, faaliyet alanı ister imalat, isterse hizmet olsun tüm çalışma gruplarının kalite düzeyini ifade edebilecek ortak bir ölçüm birimi olarak geliştirilmiş bir sitemdir. Böylece bir firmada yer alan çok farklı süreçleri ya da direk yaşamımızda var olan özel tüzel her aşamada kullanabileceğimiz süreçleri tek bir cetvelle değerlendirebilme ve sağlanan ilerlemeyi takip edebilme imkânı doğurmuştur. Süreç performansını ölçmek ve karşılaştırmak için kullanılan bu birim aynı zamanda mükemmel kaliteyi temsil eden yeni bir hedefi ifade etmek için de kullanılmaktadır. Ben, mühendisler tarafında geliştirilmiş, müşteri ihtiyaçlarının yakından anlaşılması, olayların, verilerin ve istatistik analizlerin sistematik kullanımı, ana süreçlerin yönetimi, iyileştirilmesi ve tekrar yapılandırılması ile sağlanan. Altı Sigma düzeyini kendi özel yaşantımızda da nasıl faydalı olacağına dikkat çekerek bir de bu açıdan ele almak istiyorum.

Öyle ki kelime anlamı olarak sigma, sürecin müşteri beklentilerini karşılayacak mükemmellikten ne kadar uzakta olduğunu gösteren istatistiksel bir terimdir. Milyonda 3,4 hataya denk bir performans düzeyini ifade eden Altı Sigma zamanla bunu gerçekleştirmeye yönelik vizyonu ve sistemi de anlatan bir terim haline gelmiştir. En geniş anlamıyla Altı Sigma'yı, müşteri ihtiyaçlarını kusursuza yakın bir düzeyde karşılama, daha fazla müşteri tatmini, karlılık ve rekabetçi pozisyon için kültürel değişim gayreti olarak tanımlamak mümkündür. Özel yaşantımızdaki karşılaştığımız kişiler ile olan iletişimimizi, rekabet ortamı yaratan birliktelikleri ve hatta kültürel farklılıklara rağmen anlaşabilme imkânı, kişisel hedeflerimize ulaşmada bu metodun faydası çoktur.

Altı Sigma çoğu kez mühendis ve istatistikçiler tarafından ürün ve süreçlerin mükemmelleştirilmesi için kullanılan teknik bir yöntem olarak algılanır; ancak temelde iş başarısını, iletişimlerimizin ilişkilerimizin sağlıklı olmasını sağlamak, sürdürmek ve maksimize etmek için kullanılabilecek kapsamlı ve esnek bir çalışma sistemdir. İstatistik bu sistemin en önemli öğesidir. Çünkü sezgilerin bizi yanlış yönlere sürükleyebileceği durumlarda istatistiksel analiz doğruyu bulmamızı sağlar. Öyle ki kendimizden daha tecrübeli kişilerin tarafımıza vermiş oldukları istatistiksel yönlendirmeler çoğu zaman itiraz etsek de haklı oldukları sonuçları karşımıza çıkarmaktadır. Bilimsel bir sistem gibi yaşantımızı da bu değerlendirme sistemiyle ele alırsak maksimum mutluluk ve doğru yaşam koşulları -ki her birimizin ulaşmak istediği noktadır- böylelikle mümkün olacaktır.

Altı Sigma uygulayan şirketlerde verimsizlik yaratan ve sigma seviyesinin düşmesine sebep olan problemler iyileştirme projelerini tetikler. Bu projeler Kara Kuşaklar önderliğindeki takımlar tarafından hedeflerine ulaştırılır. Birer problem çözme ve veriye dayalı karar verme uzmanı olarak yetiştirilen Kara Kuşaklar üstün yetenekleri ve bilgileri sayesinde değişim yönetiminin öncülüğünü yaptıkları gibi geleceğin yönetici kadrosunu da oluştururlar. Şirketler bazında ele alınan kara kuşaklarda içimizdeki doğru düşünme ve araştırma ve sabır yönlerimiz olarak da düşünebiliriz. Olumlu gelişime açık düşünce kısmımıza da iyileştirme takımı üyeleri Yeşil Kuşak adını altı sigma mantığına göre isimlendirebiliriz. Yeşil Kuşaklar temel ölçüm/analiz yöntemleri ve bu analizler sırasında kullanacakları bilgisayar yazılımları konusunda yetiştirilirler. Bizde veri tabanı olarak almış olduğumuz izlenim ve kültürel etkenlerle oluşan toplumsal öğretileri listeleyerek kâğıt üzerinde ya da düşüncemizde irdeleyerek bir bilgisayar programı gibi düşünebiliriz.

Altı Sigma’da problem çözümünde izlenen TÖAİK çevrimi ( Tanımlama, Ölçme, Analiz, İyileştirme, Kontrol ) söz konusudur. Bunu tanımı açarak incelersek;

Tanımlama aşamasında projenin amaç ve kapsamı tanımlanır. Burada şahsi amacımızı yani merak ettiğimiz ve hayatımızda iletişimde alacağımız kişiyi yahut geleceğimiz ile alakalı planlarımızı belirleme olarak düşünebiliriz. Amaç tanımlaması akabinde süreç ve müşteri hakkında bilgi toplanır. Yani amacımız bir kişi ya da olay ise temel bilgilerini öğrenme araştırma aşamasıdır tanımlama. Sürecin verimini ve etkinliğini arttıracak, en yüksek müşteri memnuniyetini en uygun maliyetle sağlayacak projeler seçilir. Şirket ve iş açısından projelendirme adına yapılan bu aşamada şahsi yapacağımız adımları düşünebiliriz. Örneğin hedefimiz iyi bir eve sahip olmak ise ve bu maliyetli bir yapıya ait ise, ekonomik koşullarımızı iyileştirmek adına yapabileceğimiz ek işler, minimum maliyetli maksimum verimli çalışma ortamlarını proje olarak kendimize sunabiliriz. Bu aşamanın çıktısı;
Planlanan iyileştirmenin ayrıntılı tanımı,(Sahip olmak istediğimiz eve ulaşabilmek için yapılabileceklerin tanımlanması)
Müşteri açısından kritik değer taşıyan kalite faktörlerinin listesi (Evin özellikleri, saptadığımız evin bize sağlayacağı faydalar, işe okula yakınlık durumu, ısıtma sistemi v.b.)
Sürecin akış diyagramı yardımı ile detaylı gösterimidir.

Ölçme aşamasında mevcut durumu detaylı şekilde ortaya koyan veriler toplanır. Amaç, sağlıklı ölçümlerle sürecin mevcut performansını saptamak, yapılan iyileştirmelerin etkilerini belirleyebilmek ve karşılaştırma yapabilmek için bir temel oluşturmaktır. Bu aşamanın çıktısı;
Sürecin mevcut performansı, (Evi alabilmek için sarf ettiğimiz çabanın yeterliliği ölçülür, yeterince iktisatlı hareket ediyor muyuz, yoksa kendimizi mi kandırıyoruz?)
Problemin etkilerini yorumsuz ortaya koyan veriler, (objektif olup, cebimizdeki paranın miktarı, aldığımız maaş ve ekstra kazanımların bir bilânçosunu çıkarmak gibi)
Problemin verilerle detaylandırılmış aktüel bir tanımıdır.

Analiz aşamasında problemin kök nedenleri tanımlanır ve bunların nedenlerini verilerle doğrulanır. Bu aşamanın çıktısı test edilen ve doğrulanan bir hipotezdir. Doğrulanan hipotez, bir sonraki aşamanın girdisini oluşturur. Yani tüm bu listelenen ev sahibi olmak istediğimiz, beğendiğimiz evin özellikleri, kazancımız, giderlerimiz rakamsal olarak değerlendirilip buna ulaşılabilirliğini ölçmek hayalimizin gerçekleşebilme durumunu analiz etmek anlamında düşünebiliriz.

İyileştirme aşamasında problemin kök nedenlerini ortadan kaldıracağı düşünülen çözümler pilot uygulamalarla denenir ve uygulamaya konulur. Bu aşamada ayrıca sonuçların bir sonraki aşamada nasıl değerlendirileceğini açıklayan bir plan oluşturulur. Burada belirtilen pilot uygulama, bir tanığımızdan istenen borç ya da ekstra masrafların kısılması sonucunda hazinemizin artışını izleme dolayısıyla seçtiğimiz yolun doğruluğunu inceleme aşamasıdır.

Kontrol aşamasında, uygulanan iyileştirme planı ve sonuçları değerlendirilip elde edilen kazanımların sürekliliği ve geliştirilmesi için yapılması gerekenler ortaya koyulur. Mesai saatleri sonrasında aldığımız ekstra işler ile sağlanan gelirin süreklilik kontrolü bu aşamada yapılır. Ve bu aşamanın çıktıları;
Sürecin son durumu (Evi alabilecek miyiz?)
Sağlanan kazançlar (ev satılmadan biriktirdiğimiz paranın durumu),
Kazançları sürekli kılmak için tavsiyeler (Böyle iktisatlı bir yapı ile evi alabilirsek üzerine bir de araba edinilebilir. Buna bakılır.)
Süreci daha da geliştirmek için ortaya çıkan yeni fırsatlardır. Ve başka isteklerimiz olduğunda bu sistemin getirisi mantıklı ve süzgeçli yaklaşımlar başka hayallerimize de kavuşma imkânı sağlayabilecektir. Kendi kendimize ve çevremize tavsiyelerde bulunabileceğimiz aşamadır.

Uzun sözün kısası tüm bu aşamaları iş hayatında uygulayan ve bu sitemi alışkanlık haline getiren kurumlar kazançlı sonuçlarla şirketlerini daha yüksek düzeyler seviyesine çıkartmaktalar. Kişiselleştirir ve benzer sistemi kendi özel hayatımızda kullandığımızda -ki bilinçli toplumlar zaten bunu uyguluyor- isteklerimizi elde etmek hiç de düşünüldüğü kadar zor değil.

Daha dikkatli incelerseniz Altı sigma hayatımızın aslında her yerinde.

Sevgiler,