Altı sigma ve rolleri

Altı sigma operasyonlara mükemmeliyet sağlamak amacıyla süreç tanımlamaları yapılmasını, bunların takip edilmesini, ölçülmesini ve iyileştirmelerinin yapılmasını destekleyen, istatistiki araçların kullanıldığı bir yönetim stratejisi olup süreçlerin kalitesinin istenen düzeyde olup olmadığını anlamanızı sağlar. Altı sigma yaklaşımı müşteri memnuniyeti artırma, çevrim süresi düşürme ve hataları azaltma olmak üzere 3 konuya yüklenir. Bu yaklaşım küçük ya da büyük ölçekli farketmeksizin her şirketin her sektörde kullanabileceği bir yaklaşımdır. Genelde tercih edilme nedenleri olarak değişim ihtiyacı, stratejik iyileştirme ve problem çözme gösterilebilir. Bu metodoloji olası riskleri de kontrol altına almayı ve önlemeyi başaran kendini kanıtlaşım bir yaklaşım içindedir. Başarı sürekliliği, performans artışı, süreç iyileştirme, bilgiye erişimde, öğrenme ve bilinçlenmede artış sağlaması bilinen faydaları arasındadır. Ayrıca tasarruf, üretkenlik, etkinlik, verimlilik ve müşteri memnuniyeti de bunlarla birlikte gelen pozitif etkileridir.

Altı Sigma Rolleri

1.      Projeleri saptayan tecrübeli yöneticiler bu sistemde “Şampiyonlar” olarak geçmektedir. Şampiyonlar 6 sigma faaliyetlerinin başarısından sorumlu olurlar. Kurumlarda işletme liderlerini bu rolde düşünebilirsiniz. 12 yıl üstü tecrübeye sahip kişilerin bu rolde olmasının yanısıra bu kişiler kurumun kritik ve başarı faktörlerini de oldukça iyi biliyor olmalılar. Görevleri arasında ise aşağıda bahsedilenler mevcuttur:

·        İyileştirme projelerini işletmeye uygun hale gelmesi için çalışmak

·        Bu işte takımlar arasında koordinasyonu sağlamak

·        İvmesini kaybetmiş faaliyetler için gerekli kaynak sağlayarak projelerin bitirilme sürelerini tanımlamak

·        İyileştirme projelerinde konuyu ve proje sınırlarını onaylamak

2.      Her konuda üst düzey teknik bilgisi olan kişiler bu sistemde “Uzman Kara Kuşak” rolünü alırlar. Bu iş dış kuruluşlardan anlaşılan bir danışmanla sağlanabilir. Görevleri arasında ise, şunlar bulunmaktadır:

·        İstatistiki yöntemlerin seçiminde ve kullanımında gerekli teknik desteği vermek

·        Kalite şampiyonlarına proje sürelerini belirlemede destek olmak

·        Altı sigma eğitimlerini vermek

·        Altı sigmanın organizasyonel olarak kanıksanmasına yardımcı olmak

3.      Ekiplere liderlik ederek sonuçları şampiyonlara raporlayan tam zamanlı kalite yürütücüleri bu sistemde “Kara Kuşaklar” olarak geçmektedir. Kara kuşakların kurumda 3 yıl kadar tecrübesi olan teknik konularda da bilgili kişilerden seçilmesi uygundur. Bu liderler kilit süreçlerin yürütülmesinden ve ölçülmesinden sorumludurlar. Verimlilik, müşteri tatmini, çözüm üretme, geliştirme gibi alanlarda da ek olarak sorumludurlar. Kara kuşakların sertifika almak istemeleri durumunda şampiyonların buna onay vermesi gerekmektedir. Bu role sahip olan kişiler sorunlara hızlı çözüm getirebiliyor olmalılar. Ayrıca uzman kara kuşaklar tarafında 4 ay kadar süre ile eğitim almalılar ki uygulama kısmını bu süreye dahil etmedğiniz zaman ilk haftadan sonra küçük çaplı projelere liderlik edebilsinler. Görevleri arasında ise, aşağıdakiler mevcuttur:

·        İyileştirme projeleri belirlemek ve şampiyonlara onay için sunmak

·        Öngörülen proje kapsamı yada konusu değişiklerini şampiyonlara onay için sunmak

·        Takım üyelerine işlerini dağıtmak

·        Kaynak ihtiyaçlarını şampiyonlara bildirmek

·        Altı sigma araçlarının kullanımı için teknik destek vermek

4.      “Yeşil kuşaklar” ise, yukarıda bahsedilen iyileştirme amaçlı projelerin iyileştirme takım üyeleridir. Direkt olarak iyileştirme çalışmalarını yürütürler. Temel ölçüm ve analizler konusunda bilgi sahibi olmaları ve bunları hızlı değerlendirebiliyor olmaları oldukça önemli. Altı sigma rolleri arasında en alt katmandaki yere sahip olan yeşil kuşaklar, kara kuşak projelerinde takım üyesi olarak yer alırlar ve bunun yanısıra şirketteki diğer işlerini yaparlar. Yani bu sistemdeki varlıkları tam zamanlı değildir.

Altı Sigma Projelerinde Başarı Faktörleri

·        Güçlü şekilde verilen destek ve liderliğin yanısıra yeterli olabilecek kadar sağlanan kaynaklar da başarı faktörleri arasındadır.

·        Çalışan herkesin 6 sigma konusunda eğitilmesi ve farkındalık kazandırılması

·        6 sigma temel süreç ve disiplinlerinin benimsenmesi ve uygulanması

·        Yönetimin bu yaklaşımı desteklemesi ve aktif olması

·        Alt yapı çalışmalarının bağlantılı olması

·        İyileştirme projelerinin objektif şekilde değerlendirilmesi ve bir ödül sistemiyle başarının desteklenmesi

Altı Sigma Yöntemleri ve Altı Şapkalı Düşünme Tekniği

Süreç kalitesinin istenen düzeye erişip erişmediği hakkında bilgi sahibi olmanıza eğilen bu konunun birden çok yöntemi mevcuttur. 6 sigma yöntemleri aşağıdakiler gibidir:

1.      DMAIC

Bu yöntem PUKÖ döngüsünden etkilenilerek ortaya çıkarılmıştır. Biliyorsunuzki PUKO kendini planla, uygula, kontrol et ve önle şeklinde açar. DMAIC ise; Define yani tanımla, Measure yani ölç, Analyze yani analiz et, Improvement yani iyileştir, Control yani kontrol et şeklinde açar. Bu yöntemi problem çözme yaklaşımı olarak düşünebilirsiniz. Her bir açılım için kullanılan metodlar vardır. Örneğin, ölçme aşamasında kullanılan araçlardan bazıları pareto şeması, çetele diagramı, veri toplama planı, süreç sigması, koşu şemaları, frekans poligonları, ... gibidir.

2.      DMADV

Müşteri tatmininde eksik kalındığı ya da süreçler gereken hedeflere ulaşmak için yetersiz olduğunda kullanılması tercih edilen bu yöntem Define, Measure, Analyze ve DMAIC yönteminden farklı olarak Design, en son Verify şeklinde açılır. Farklı adımlara geçildiğinde gördüğümüz design aslında müşterinin memnuniyetsiz olduğu şeyi baştan tasarla; verify ise, bu tasarımı onayla şeklinde çalışır.

3.      DMEDI

DMADV yönteminin farklı bir revizyonudur diyebilmek mümkün. Eğer kurumda yeni bir sürecin tasarlanmasına ihtiyaç varsa bu yöntem imdada yetişir. Tanımlama ve Ölçmeden sonra değişen adımlar Explore yani keşfet, Develop yani geliştir ve Improve yani iyileştir olarak açılır.

Türleriyle Altı Şapkalı Düşünme Tekniği

 Edward De Bono tarafından 1985’te yayınlanan bu kitaba göre, De Bono insanların kavrama ve düşünme farklılıklarına değiniyor. Aslında farklı yaklaşımlarla kavrama ve düşünme eyleminin yapılabileceği konusunda anlatımlar da bulunuyor. Eğer farklı düşünme yaklaşımları öğretilirse insanların bunları takım oyununda ya da toplantılarda kullanabileceğine inanan yazar her bir yaklaşım için farklı renkte şapkalar öneriyor. İşte De Bono’nun altı şapkası aşağıdakilerdir:

1.      Beyaz Şapka: Bu şapka objektiflik ve netlik içerir. Sahip olunan bilgiler, eksik bilgiler ve ihtiyaç duyulan bilgilere nasıl erişileceği konularına cevap aranmakla birlikte net bilgiler ortaya konur. Örneğin; ölçümler, istatistikler, ... gibi.

2.      Kırmızı Şapka: Bu şapka duygusallık ve bireysellik taşır. Konuşulan konu hakkında tüm katılımcılar istedikleri gibi bir kanıtı ya da dayanağı olmayan fikirlerini paylaşabilirler ve kişisel görüşlerini kendilerine göre sunabilirler. Bu çalışmayla kişilerin durum hakkında ne hissettiğinin cevabı aranır.

3.      Siyah Şapka: Bu şapka kötümserdir. Birçok tedbir içerir. Riskler, belirsizlikler, iyi senaryonun en sona konulduğu herşey burada konuşulmalı ve her açı eleştirilmelidir. Bu yöntemle amaçlanan projenin olası, öngörülen zararları hakkında bilgi sahibi olmaktır.

4.      Sarı Şapka: Siyah şapkanın tam tersine olabildiğince iyimserlik taşıyan bu şapka projenin her açıdan avantajlarının ortaya konulmasını sağlar. Bununla amaçlanan ise, projenin getirilerini öngörmektir.

5.      Yeşil Şapka: Yaratıcılık şapkasıdır. Bu toplantılarda her fikre değer verilir. En aykırı fikirler ödüllendirilir ve hiç bir fikre gülünmeyeceği hususu garanti edilir. Burada önemsenen fikrin saçma olup olmadığı değil; orjinalliğe ve üretkenliğe katkısıdır. Bu konuşmalar üzerinden değişik öneri çıkarımlarına sahip olmak amaçlanır.

6.      Mavi Şapka: Kontrol ve soğukkanlılık şapkasıdır. Tüm düşünce ve öneriler bu toplantılarda sistemleştirilir. Toplantı sonunda sonuç ve özet ortaya konur. Ne?, ne zaman?, ... gibi bazı soruların cevabı netleştirilir. Katılanlar şapkaların her birinin bir düzene bağlı olarak takar ve sırayla görüş ve önerilerini paylaşır. Böylece toplantı bir sistemleşme sonucunda sona erdirilir.

Altı Şapkalı Düşünme Tekniğinin Amaçları

·        Düşünme sürecine odaklanmak

·        Yaratıcılığa ve üretkenliğe destek vermek

·        Karar verme sürecine ivme kazandırmak

·        İletişim ve koordinasyonu artırmak

·        Konuları uzatan, olumsuz tartışmalardan kaçınmak

·        İşbirlikçi yaklaşım göstermek