Başarılı Bilişim Projelerinin Özellikleri

Başarı, istenilen sonuca ulaşma durumudur.

Bilişim projeleri ise mevcut teknolojinin sağladığı olanakları kullanarak, bir kurumun yapmış olduğu işleri daha hızlı, etkin ve verimli olması için hazırlayan projelerdir. Bilişim projeleri iş süreçleri ile bilişim teknolojisinin bütünleştirilmesini amaçlamaktadır.

Bir bilişim projesinin başarılı olabilmesi için ilgili bilişim projesini ortaya çıkaran ihtiyaçların ne olduğunun doğru bir şekilde tespit edilmesi ve projenin hedeflerinin bu ihtiyaçlara göre belirlenmiş olması gerekir. Bu doğrultuda düşündüğümüzde, ihtiyaçları net olarak belirlenmiş ve bu ihtiyaçları karşılayan hedefleri gerçekleştiren bir bilişim projesi “Başarılı Bilişim Projesi” olarak isimlendirilmeyi hak eden bir projedir.

Bir proje, müşterisi tarafından başlangıçta koyulan hedeflere ulaşmışsa, faaliyetler yapılması gerektiği gibi gerçekleştiriliyorsa ve belirlenmiş bir problem önceden saptanan zaman, maliyet ve kalite sınırları içinde çözüme ulaştırılıyorsa bu proje başarılı olarak tanımlanabilir.

Hedeflerini gerçekleştirme yolunda ilerleyen her projenin bir planı olmalıdır. Bu plan ise en basit düzeyde üç temel kavramdan oluşur;

Kalite

Maliyet

Zaman

Kalite, bilişim projesinin beklenen hedeflerini gerçekleştirip gerçekleştirmediğini kontrol eder. Her bilişim projesi için önceden belirlenen bir bütçe ve tamamlanma süresi vardır. Proje belirlenen sürede tamamlanmalı ve proje tamamlanana kadar da harcanan para belirlenen bütçeyi aşmamalıdır. Bilişim projeleri; hedeflenen tarihte tamamlanamaz, bütçesini aşar ve istenen nitelikte değilse, yani hedeflerine ulaşamamışsa başarısız olur.

Bir bilişim projesinde, hedeflerin tamamı gerçekleşmiş olabilir. Ancak önemli olan bu hedeflerin, proje için belirlenen takvim aralığında ve hedeflenen bütçeye göre mi gerçekleştirildiğidir.

Başarılı bir bilişim projesi bu üç kavramı her zaman dengede tutmak zorundadır. Bu üç kavramdan, birinin olması gerekenden düşük veya yüksek olması diğer ikisini etkileyecektir. Proje için belirlenmiş olan zamanı kısalttığınızda maliyet artacak ve kalite düşecektir. Üçü arasındaki denge çok iyi ayarlanmalıdır. Bazı projelerde ise üç değişkenden bir ya da ikisi sabit, değiştirilemez olabilir. Örneğin, proje takvimine müdahale edemeyeceğiniz projeler vardır. Bu konudaki en çarpıcı örneği Frederick Phillips Brooks “The Mythical Man-Month” isimli kitabında vermiştir;

1 kadın 1 çocuğu 9 ayda doğuruyorsa, 9 kadının bir araya gelip 1 çocuğu 1 ayda doğurması beklenemez.

Bu örnekteki gibi iş gücünü ne kadar arttırırsak arttıralım, projenin tamamlanma sürecini kısaltamayacağımız, proje zamanına müdahale edemeyeceğimiz bilişim projelerinde, diğer değişkenleri en etkin şekilde kullanmaya çalışmalıyız.

Bu dengeyi belirlemede ise proje planının etkisi çok büyüktür. Ancak, çok iyi planlanmış bir proje planı bile her zaman başarıya ulaşamayabilir. Çünkü proje yaşayan bir süreçtir. Proje planının yapıldığı zamandan, çalışmaların yapılıp, projenin gerçekleşme aşamasına kadar geçen sürede değişen pek çok şey olacaktır. Bu yüzden, başarılı bir bilişim projesi için iyi bir yönetim vazgeçilmez bir unsurdur.

Tüm bu süreçleri dengede tutmak, etkinlik, verimlilik ve kalitenin artmasını sağlamak için Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) dokuz bilgi alanıyla bu konuları ele almıştır;

1- Bütünleştirme yönetimi

2- Kapsam yönetimi

3- Zaman yönetimi

4- Maliyet yönetimi

5- Kalite yönetimi

6- İnsan kaynakları yönetimi

7- İletişim yönetimi

8- Risk yönetimi

9- Satın alma yönetimi

Bu bilgi alanları dâhilinde, iyi bir proje yönetiminin, karşılaşılacak riskler için önceden önlem alarak projenin başarısız olma riskinin önleyebileceği varsayılmaktadır.

Başarılı bilişim projesi tanımı veya başarılı bilişim projesi özellikleri zaman içerisinde ve projenin gerçekleştirildiği alana göre değişiklik gösterebilir. Ancak net olan bir şey var ki, bir bilişim projesinin başarısızlığa uğrama sebepleri ortadan kaldırılırsa, başarıya ulaşma ihtimali de o derece artar.

Kavramsal olarak “Başarılı Bir Bilişim Projesinin Özellikleri”ni tanımlamak ne kadar zor olsa da, “Başarısız Bir Bilişim Projesinin Özellikleri”ni tanımlamak her zaman daha kolay olmuştur. Ya da diğer bir deyişle; “Olması Gereken” konusunda anlaşmak çoğumuz için zor olsa da  “Olmaması Gereken” konusunda neredeyse hepimiz uzlaşırız. Bunu referans alarak, başarısız bir bilişim projesinin özelliklerini tanımlayarak, başarılı olan bir bilişim projesinin özelliklerine ulaşabiliriz.

2008 yılında yayınlanan “Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliği Raporu”nda belirtilen “Bilişim Projelerinde Yapılmaması Gerekenler” başlığı altında bazı konulara dikkat çekilmektedir;

- Projenin uygulamaya geçiş aşamasında yeterlilik eğitimlerinin henüz tamamlanmamış olması,

- Gerekli yetkin personelin görevlendirmelerinin yapılmaması veya projenin başlangıcından sonraya bırakılması,

- Projenin tasarımı sırasında kurum kültürünün dikkate alınmaması,

- Kurumlar arası ortak yazılımların tespit edilmemesi,

- E-devlet yapılanmasının göz ardı edilmesi,

- Özellikle yazılımların üzerinde koşturacağı donanım profillerinin günü kurtaracak şekilde tasarlanması,

- Kişi, kurum veya gerçekleştiren firmaya bağımlılık yaratacak karmaşık bir yönetimin olması,

- Bilişim projelerinde yazılıma gerekli dikkatin verilmemesi.

- Projelerin ağırlıklı olarak donanım veya hazır ürün temini olarak görülmesi.

- Yaşanacak sürecin ihmal edilmesi.

- Projenin başlangıcından sonra yüklenici firmaların kritik personeli, firma içinde diğer projelere kaydırması ve proje içindeki birikimin kaybedilmesi.

- Projeler arası farklılıkların ihmal edilmesi ve uyarlamaya izin verilmemesi.

- Önceki başarısız projelere ait deneyimlerin dikkate alınmaması.

- Projedeki kritik görevlere deneyimsiz çalışanların atanması.

- Projenin temel paydaşları arasında amaç birliğinin sağlanmaması.

- Proje yönetim ekibinin yöntembilim kullanımının yararlarına inanmaması.

- Proje yöneticisinin görevlerini başka çalışanlara delege etmesi.

- Değişiklik kontrolünün ihmal edilmesi.

- Aşırı detaylı iş kırılım yapıları ve planlar.

- Proje içi ve dışı iletişim kanallarının proje başladıktan sonra tanımlanması.

Telekomünikasyon ve bilgi teknolojileri pazarındaki global pazar araştırmaları yapan, stratejik analizler ile küresel ve bölgesel fırsatları bilişim şirketlerine sunan araştırma şirketi, International Data Corporation (IDC)’nın yaptığı bir araştırmaya göre bilişim projelerinde başarısızlığın nedenleri;

%32 Proje Yönetimi Becerilerinin Yetersizliği,

%20 İletişim Sorunları

%17 Doğru Tanımlanmamış Hedefler

%17 Kapsama Yabancılık

%14 Yeni Teknolojiye Uyum Sorunu 

IDC’nin yaptığı araştırmaya göre bilişim projelerdeki başarısızlığın en önemli nedeni olarak proje yönetimi becerilerindeki yetersizlik gösterilmektedir. Proje yönetimi becerilerinin yetersizliğini detaylandırmamız gerekirse; proje üyelerinin gereken yeteneklere sahip olmaması, proje planlamasının yetersiz olması veya hiç yapılmaması, yönetim desteğinin olmaması ve son kullanıcının süreç dışında bırakılması olarak sıralayabiliriz. Proje yönetiminin, proje zamanı ve kaynak(iş gücü) tahmininde yapacağı bir hata projeyi başarısızlığa sürükleyebilmektedir.

Proje başarısızlığındaki ikinci neden ise iletişim sorunları olarak gözükmektedir. Proje içindeki çalışanların takım olarak hareket edememesi ve aralarındaki iletişimsizlik de projenin başarısını etkileyen nedenlerin başında gelmektedir.

Doğru tanımlanmamış hedefler ise bir bilişim projesinin başarısızlıkla sonuçlanmasına sebep olacak nedenlerden diğeridir. Hedeflerin net bir şekilde belirlenmemiş olması, proje süresince hedeflerin değişmesi bir projeyi başarıdan uzaklaştıracaktır.

Genelde projelerle ilgili olarak, proje takvimi sürecince ya da takvim sonundaki durumuna göre başarılı olup olmadığına dair değerlendirme yapılır ancak projeler uygulamaya geçildikten sonra da takibe alınmalıdır. Proje planlanan sürede gerçekleşmiş olabilir ancak hayata geçtikten sonra problemler yaşanmaya başlanabilir. Bu da projenin tam zamanında bitmiş olmasının o projenin yüzde yüz başarılı bir proje olmadığının göstergesidir. Beklenen gereksinimler proje bitiminden sonra değişebilir. İyi bir bilişim projesi, bu değişimlere göre şekillenebilir olmalıdır.

Projeleri bir bebeğin doğumu olarak düşünürsek, bu proje takvimine göre 9 ay 10 gün sonra bu bebeği doğurtabilirsek, başarılı bir proje çıkarmış oluruz ama maalesef her doğan bebek yaşayamaz, ölü doğumlar da gerçekleşebilir. Bazen de, 9 ay 10 günlük süreçte yapılan hatalar doğumu etkilemez ama bebeğin büyürken önüne farklı zamanlarda sorunlar çıkarabilir.

Başarılı bilişim projesinin özelliklerini dar bir kapsamda, birkaç etkene bağlayarak incelememek gerekir. Her bilişim projesinin başarısı kendi içinde değerlendirilmelidir.

Bazı projelerin sonucunda elde edilen kâra göre başarı değerlendirilmesi yapılırken, bazı projelerde, önceden belirlenmiş proje takvimine uyulup uyulmadığı çok önemlidir. Bazı projelerde ise zaman, maliyet ve bahsettiğimiz tüm ölçütlerin dışında sosyal sorumluluk projesi kapsamında yapılan bir bilişim projesi olması nedeniyle, kullanıcılara sağladığı faydaya göre başarı değerlendirilmesi yapılmalıdır.

Hezar YOKUŞ

(Türkiye Bilişim Derneği, Kamu Bilgi İşlem Merkezleri Yöneticileri Birliği, Ondördüncü dönem çalışmaları kapsamında rapor olarak yayınlanmıştır: http://www.tbd.org.tr/usr_img/kamu_bib/RP3-2012.pdf )