Doğru İK Planlaması

İ.K. Planlaması ve Aday Temini, işletmelerdeki İş gören seçimine giden yolda, İnsan Kaynakları Birimi’nin en önemli görevlerindendir.

İ.K. Planlaması -- Aday Temini -- İş gören Seçimi

İş gören seçimi, kısaca, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu, uygun niteliklere sahip kişilerin araştırılması, seçilmesi ve işe alınması işlevlerini kapsar. İşte bunun ilk adımı da, doğru bir İ.K. Planlaması yapabilmektir.

İ.K. Planlaması Nedir?

İ.K. Planlaması, en basit tanımıyla, bir işletmede hangi pozisyonların doldurulması gerektiği ve bunun nasıl yapılacağını belirleme işidir.

İşletmenin kısa, orta ve uzun vadeli mal ve hizmet üretim hedefleri doğrultusunda, gerekli çalışan sayısı ve nitelikleri belirlenir. Bu sayı ve nitelikler, mevcut iş gücü arzı ile karşılaştırılır. Talep, arzı aşıyorsa, iş gücü açığı ve ihtiyacı var demektir. İşte bu noktada, ikinci adım olan Aday Temini’ne geçilir.

İ.K. Planlaması Neden Önemlidir?

Büyük-küçük tüm işletmelerin sahip olduğu en önemli kaynak insandır. Bu kaynağı en doğru şekilde oluşturmak ve yönetmek, işletmenin tüm birimlerindeki verimliliği arttırıp maliyetleri düşürür. Bütünsel olarak da, belirlenen hedeflere daha kolay ulaşılmasını sağlar.

Doğru İ.K. Planlaması, arz-talep dengesini kurar. Fazla ya da yetersiz alımlardan kaynaklanabilecek iş gücü ve zaman kaybını, gereksiz maliyetleri, gecikmeleri ve aksamaları önler. Bu sebeple de, işletmeler için stratejik öneme sahiptir.  

İ.K. Planlaması Hangi Aşamalardan Oluşur?

İyi bir planlama, çoğunlukla, iyi bir sonuç demektir. Evdeki hesap her zaman çarşıya uymaz belki, bu en baştan kabul etmemiz gereken bir gerçek. Kontrolümüz dışındaki pek çok faktör, küçük ya da büyük riskler yaratabilir.

Ama detaylıca (ve akıllıca) hazırlanmış ve üzerine düşünülmemiş tek bir faktör bile barındırmayan bir planlama, tüm olası riskleri minimize etmenin anahtarıdır.

Peki bu planlama süreci, hangi aşamalardan oluşur gelin bir bakalım.

Bilgi Toplama ve Durum Analizi,  birkaç önemli verinin bir araya getirilmesi ile gerçekleştirilir. İşletmenin amacı, stratejileri ve politikaları değerlendirilir. Akabinde, işletmenin sunduğu ürün ya da hizmete olan talep ve bu talebe karşılık gelen ürün ya da hizmet üretim hedefi incelenir. İşletmenin finansal imkanları da bu noktadaki en önemli kriterlerden biridir.

Ardından işletmenin ve işlerin yapısı ile mevcut iş gücü analiz edilir. Çalışanların performans ve yeterlilikleri değerlendirilir. İş gücü devri ve devamsızlık oranları incelenir.

Sonrasında dış faktörler ele alınır. İşsizlik rakamları, iş gücü arzı vb piyasa özellikleri incelenir. Ekonomik, siyasal ya da demografik koşullar değerlendirilir. Hükümet politikaları ve yasal düzenlemeler de analiz edilmesi gereken önemli unsurlar arasındadır.

İş Gücü Talep ve Arzının Belirlenmesi, planlamanın ikinci aşaması olarak karşımıza çıkar.Eldeki veri ve analizlerden yola çıkılarak, arz ve talep belirlenir.Buradaki en önemli husus, bu iki faktörün de farklı değişkenlere bağlı olduğu ve bu sebeple de ayrı ayrı değerlendirilmeleri gerektiğidir. 

İş gücü arzı, örgütsel değişkenlere bağlıdır. İş gücü talebi ise bazı işletme faktörlerine dayalıdır ve bu faktörler örgüt dışı pek çok değişkenden etkilenir. (Müşteri talepleri, ülkenin ekonomik durumu, teknolojik gelişim ve değişimler vb)  

Bu sebeple, iş gücü arzını belirlemeye kıyasla, iş gücü talebini tahmin etmek daha zor ve risklidir.

Tüm bu çalışmalar neticesinde, karşımıza çıkabilecek üç farklı seçenek vardır.

İş Gücü Talebi = İş Gücü Arzı

İş Gücü Talebi > İş Gücü Arzı (İş Gücü Açığı)

İş Gücü Talebi < iş="" gücü="" arzı="" (iş="" gücü="">

İş Gücü Talep ve Arzını Dengelemeye Yönelik Eylem Planları Hazırlanması        

Bu noktada amaç, arz ve talebi dengelemek ya da dengede tutmaktır. Gelin birlikte 3 ihtimalin her birinde uygulanması gereken eylem planlarını ayrı ayrı inceleyelim.

İş Gücü Talebi = İş Gücü Arzı

En ideal sonuç budur. Arz ve talebi aynı noktada buluşturmaya çalışmak gibi bir derdiniz olmaz. Yapmanız gereken tek şey, bu durumun devamlılığını koruyacak bir eylem planı hazırlamaktır. Bu seçenekte zaten işler yeterince yolundadır. Tek yapmanız gereken, çalışan performanslarını dikkatlice takip edip, olası düşüşlere hızlıca müdahale edebilecek adımlar atmanızdır.

Bunun için, eğer varsa, işletme içindeki ufak tefek dengesizlikleri ve eşitsizlikleri düzenleyebilirsiniz. Çalışan tatminini, motivasyonunu ve bağlılığını arttıracak uygulamalar, söz konusu dengeyi korumanıza yardımcı olacaktır.

İş Gücü Talebi > İş Gücü Arzı ( İş Gücü Açığı )

Talep, arzdan fazlaysa, iş gücü açığınız var demektir. Eğer doğru bilgileri toplayıp, doğru analizler yaptıysanız, bu noktada tam olarak ne yapmanız gerektiğini biliyor olmalısınız.

Burada önemli olan, ortaya çıkan açığı iyi değerlendirmektir.  Açık çok mu büyük? İhtiyaç kısa süreli ve geçici mi, yoksa uzun vadeli mi? İşletme içi faktörlerden mi, işletme dışı unsurlardan mı kaynaklanıyor? Ne kadarı işletme içerisinden çözülebilir? İşte bu ve benzeri soruların cevapları, talep fazlalığı halinde uygulamanız gereken eylem planını oluşturur.

Duruma göre ilk seçenek, hali hazırda sahip olduğunuz iş gücü arzını attırıcı yöntemler olabilir. Fazla mesai yaptırmak, çalışma sürelerini arttırmak, izin ve tatil sürelerini kısaltmak, vardiya düzenlemeleri ya da verimliliği arttıracak uygulamalar, sorunun tamamını ya da bir kısmını çözebilir.

Diğer seçenek, devamlı statüde iş gören alımı yapmak yerine, açığı kapatabilecek alternatif yollara başvurmaktır. Terfi ya da nakil, geçici personel alımı ya da taşeron firmalarla çalışmak gibi uygulamalara gidilebilir.

İlk iki seçenek açığı tamamen kapatmadıysa ya da hiçbir şekilde sizin işletmeniz için uygulanabilir değilse, son çare, dışarıdan devamlı statüde iş gören alımıdır.       

İş Gücü Talebi < iş="" gücü="" arzı="" (="" iş="" gücü="" fazlalığı="">

Talep, arzdan az ise, iş gücü fazlalığınız var demektir. Bu çoğu zaman, iş gücü açığınız olmasından daha sıkıntılı bir durumdur.

Böyle bir durumda uygulanacak eylem planı da hem işveren hem de iş gören açısından sıkıntılı hamleler içerir.

İşe alımları kısıtlamak ya da tamamen durdurmak gerekebilir. Çalışma saatlerini azaltmak, izin ve tatilleri uzatmak gibi seçenekler uygulanabilir. Erken emeklilik, askıya alma ve geçici ya da daimi işten çıkarmalar da, ne yazık ki, iş gücü fazlalığının istenmeyen sonuçları arasındadır.

İ.K. Planlaması: Alım Sürecinin En Kritik Adımı

Doğru İ.K. planlamasının ne kadar önemli olduğunu, nasıl yapılabileceğini ve ne gibi sonuçlar doğurabileceğini hep birlikte inceledik.

Daha önceki yazılarımda da bahsettiğim Beta Yayınları’nın İnsan Kaynakları Yönetimi adlı kitabından özetlediğim bilgileri ve tecrübelerimi bir araya getirdim bu yazıda. Konuyu mümkün olduğunca kısa ve net, kritik noktaları vurgulayarak anlatmaya çalıştım. Umarım işinize yarar.