Elektronik Postaların Verimli Kullanılması

Gelişen elektronik, yaygınlaşan bilgisayar ve İnternet teknolojileri ile elektronik postalar hızlı, etkin, yaygın ve popüler bir iletişim kaynağı olarak kullanılmaktadır.

Yapılan araştırmalara göre bir çalışan, e-posta göndermek, okumak ve yanıtlamak için günde ortalama 2-3 saat geçiriyor. Bir günlük mesai saati ortalama 8 saat olarak kabul edilirse, iş zamanının ortalama 1/4'i bu iş için kullanılıyor demektir. Çalışanların ilgilenmeleri gereken pek çok elektronik iletiyi zamanında yetiştirememesi strese, konsantrasyon sorunlarına, üretkenlik ve zaman kaybına yol açıyor...

Daha verimli çalışabilmek, düzenli bilgi akışını sağlayabilmek ve zaman kazanmak için popüler iletişim kaynağı olan elektronik postaları nasıl kullanabiliriz?

Açıklık & Netlik: Konu başta belirtilmelidir. Okuyucu, yazanın ne anlatmak istediğini net olarak algılayabilmeli, şüpheye düşmemelidir.

Vakit, nakittir: Anlatılmak istenilen mümkün olduğunca kısa ve öz olmalı; gereksiz kelimeler kullanılmamalı; evrensel kısaltmalardan kullanılmalı; cümleler özenle kurulmalıdır... Büyük boyutlarda fotoğraf gönderirken sıkıştırılmış formatta veya küçülterek, ek olarak gönderilmesi uygun olur. Gelen kutusunu, depo gibi kullanmayın. Gelen mesajları öncelikle anlayarak bir kere okuyun, işi biten mesajları silin veya klasörlere taşıyın ya da göreve dönüştürün.

Etik, estetik ve hukuka saygın olmalı.

Doğruluk: Doğru iletişim kanalı seçilmeli. Telefon veya diğer iletişim araçları ile halledilebilecek işler için gereksiz e-posta gönderimi yapılmamalıdır. İş yerinde bilgi akışının sağlıklı ve düzenli olması önemlidir, bu nedenle ilgili kişilere mesajlar gönderilmelidir. Kullanılan dilin kurallarına uygun olmalı ve imla hatası yapılmamalıdır... Almak istediğiniz e-postaları kaçırmadığınızdan emin olmak için "önemsiz e-posta klasörünü" seri olarak denetleyebilirsiniz.

Güvenlik: E-posta hesaplarının kolay tahmin edilemeyecek alfanümerik, en az 8 karakterden oluşan, güçlü bir parolası olmalıdır. Sayı, sembol ve büyük - küçük harf karışımlarından oluşan parolaların başkaları tarafından tahmin edilmesi zordur. Antivirüs ve anticasus programları güncel olmalıdır. E-posta adresinize gönderilen iletinin doğruluğundan emin değilseniz ya da kaynağı meçhul bir e-posta almışsanız, bunu başka adreslere göndermeyin.

Esen kalın, iletişimde kalın,

Şenol ELBAY