Mlliyet Milliyet Blog Milliyet Blog
 
Facebook Connect
Blog Kategorileri
 

01 Şubat '18

 
Kategori
Güncel
Okunma Sayısı
258
 

Evde, İşte, Okulda Sorun Çözmenin Sihirli Formülü!

Evde, İşte, Okulda Sorun Çözmenin Sihirli Formülü!
 

Öfke Kolik Arkadaş Sohbet Ediyor.

Konu: “Sorunlara akılcı çözümler bulamamak” hayatlarımızı etkiliyor? Ne yapmalı?

 

Kemal: Akıllı Öfke Kazansın “A.Ö.K” kanunları odaklı çözümler bulabiliriz.

A.Ö.K.K.1: Sağlık ve Mutluluk iş yerlerimizde Başlar. Evlerimizde Devam Eder! Öfke Kolik lere Yer yok!

Serdar: “5 neden?” yöntemi her soruna uygulanabilir. Sorunun kaynağını bulmak için kullanılan yinelemeli bir soru sorma tekniğidir. (2)Bu tekniğin amacı, bir sorun yada kusura neden olan sebebi bulmak için “Neden?” sorusunun tekrarlanarak sorulmasıdır.

Can: Her bir soruya verilen yanıt bir sonraki sorunun temelini oluşturur. Bu yöntem basitliğinin aksine oldukça etkili sorun çözme imkânı sunuyor. Tekniğin adı her ne kadar “5 Neden?” olsa dahi sorunun 5 kere sorulmasına gerek yok. “Neden?” sorusunu, temel sebep bulununcaya kadar sormayı sürdürürüz. Bu bazen 3 olabilir, bazen 5 hatta bazen 7 veya daha fazla.

Caner: Bir senaryo ile sorun çözmeyi deneyelim. Yatağa gitmek istemeyen bir çocuğunuz var. Annesi çocuğu yatağa göndermek istiyor;

Anne: Yatağa gitmen gerekiyor.

Çocuk: Neden?

Anne: Uyuman lazım!

Çocuk: Neden?

Anne: Büyüme çağındasın. İhtiyacın var.

Çocuk: Neden?

Anne: Vücudunun dinlenmesi lazım!

Çocuk: Neden?

Anne: İnsanların da pillerini şarj etmesi gerekiyor.

Çocuk: Neden?

Anne: Şarj etmezsen yarın sokakta oyun oynamak için pilin kalmaz.

Çocuk: Neden?

Can: Güzelliği basitliğinde, kolayca herkes tarafından uygulanabilecek ve temel sorunu ve çözümü kolayca bulmanızı sağlayacak bir metot.

Kemal: Karmaşık ve çok nedenli sorunlarda bu tekniğin, eksikleri veya bir kısıtları olsa da, genelde çok işe yarıyor. Teknik sayesinde, sorunlar odağında kolayca, sebep-etki-hüküm analizi yapabilirsiniz. Teknik sayesinde, bir neden’ in bozukluk mu ya da problem mi olduğunu belirlenebilir.(3)

A.Ö.K.K.2:Lütfen Kalp Kırmayalım. Öncelikle Kendi Kalbimizi! Yalanlara Yer Yok!

 

Serdar: 5 Neden Tekniği basit ve kullanışlıdır;

§  Problemin temel nedenini bulmamızı sağlar.

§  Farklı nedenler arasındaki bağlantıyı fark ederiz.

§  Uygulaması çok kolaydır.

§  İstatistiksel analiz gerektirmez.

Can: 5 Neden Tekniğinasıl uygulanır?

§  Evde, işte, okulda fark etmez. Belirlenen sorun yazıya dökülür.

§  Ev halkı olabilir, öğretmen, öğrenciler olabilir veya işyerinde müdür, çalışanlar olabilir, bir araya gelinir, beyin fırtınasına geçilir.

§  Problemi somutlaştıracak olası nedenler rastgele yazılır.

§  Böylece katılımcıların, nedenler arasından kolayca seçim yapması ve konuya odaklanması sağlanır.

Caner: Problemi meydana getiren nedenleri bulmak için “neden” diye sorulur ve cevaplar problemin altına yazılır. Eğer “neden” sorusuna alınan cevap, birinci adımda yazılan problemin ana nedenini ortaya koymuyorsa, tekrar “neden” sorusu sorularak alınan cevap alt kısma yazılır.

Kemal: Katılımcılar, problemin ana nedeninin tanımlandığı konusunda fikir birliğine ulaşana kadar “neden” sorularına devam edilir. En önemlisi, 5 Neden Analizinden sonra Beyin Fırtınası toplantıları yapılarak gerekli önlemlerin alınmasıdır.

A.Ö.K.K.3:Şimdiyi yaşayınız! Keşke, Asla, Her Zaman, Mutlaka Demeye son veriniz!

 

Serdar: Müşteri memnuniyetini arttırma konusunda bir örnek verelim;

Sorunumuz: En büyük müşterimiz memnun değil?

Neden?

Çünkü geçen ay ekmek teslimatımız gecikti.

Neden?

Çünkü fırın kapasitesinin gerisinde kaldı.

Neden?

Çünkü un sıkıntısı vardı.

Neden?

Usta, unlar bozuk olduğu için, çoğu kez firmaya iade etti.

Neden?

Çünkü satın alma daha ucuz bir un tedarikçisi ile sözleşme yapmış.

Neden?

Patron maliyeti düşürmek için satın almaya emir vermiş!

Neden?

Büyük müşterilerin çoğu, ekmek almadığı için maliyetler yükselmiş!

Neden?

Ekmeklerin kalitesinden şikâyetler çoğalmış.

Neden?

Un kötü olduğu için!

Neden?

Ucuz un kullanılıyor.

Can: 5 Neden Tuzaklarından Kaçınmak önemli! “5 Neden” tekniği, bir suçlama oyunu değildir. Nedenleri yanıtlarken şunlara dikkat etmeliyiz;

§  Her bir cevap, bir eksiklik, bir israf, bir kalitesizlik gibi kök nedenleri ortaya çıkarmaya odaklanmalıdır.

§  Çok karmaşık sorunlar için daha gelişmiş sorun çözme tekniklerine başvurmanız gerekebilir.

§  Problemleri çözebilmek için önce problemi tanımak ve sebeplerini öğrenmek gerekir. Bazen görünürdeki sebep bile bir sonuç olabilir.(4)

 

A.Ö.K.K.4:Güç/Tüketim Sarhoşluğundan ayılalım. 6 S Uygulayalım.      

 

Caner: Farklı örnekle devam edelim;

Sorun: Firma, sektöründe önde gelen bir firmadır. Cirosunun çoğunu ihracat gelmektedir. Fakat son aylarda satış hedeflerini gerçekleştirememektedir. Çoğu önemli müşterilerini kaybetmektedir. Yönetim acilen bir kriz toplantısı yapar. Satışları arttırmak için 5 Neden Tekniğini uygular:

 

DURUM / PROBLEM: İhracat satışlarımız sürekli azalıyor.

NEDEN? 

1.       Çünkü müşterilerimizden eskisi kadar iş alamıyoruz. Yeni iş aldıklarımızdan da ikinci işi nadiren alabiliyoruz.

NEDEN?

2.       Çünkü müşterilerimiz ürün kalitemizden memnun değil, sürekli müşteri şikâyeti alıyoruz.

NEDEN?

Çünkü yurtdışına gönderilen broşür, katalog, spesifikasyon ve kalite belgelerinde yazan bilgiler ile gerçek ürün bilgileri arasında çok önemli farklılıklar var. Potansiyel müşterilerin tamamına yakınına bu belgeler gönderildi ve bunlara göre sipariş veriliyor.

NEDEN?

3.        Belgeler Türkçe’ den yabancı dillere çevrildi ve önemli çeviri hataları var.

NEDEN?

4.       Çünkü çalışılan tercüme bürosu iyi ve yetkin bir büro değil.

SONUÇ: Firma, satış kaybının tercüme bürosundan kaynaklandığını tespit etmiştir. Mevcut tercüme bürosunu değiştirir. Satış rakamlarının düşmesi durur, orta vadede artmaya başlar.

A.Ö.K.K.5:Öfkeye Karşı Sünger Olmayalım. Teflon Olalım.  Günde 10.000 karar hedefimiz Olsun.

Can: Evde, okulda, işyerinde, bir şey ters gitmesin! Parmakları işaret edip suçlayacak birini arar ve bulur da! (5) Bu gelecekte aynı problemin yeniden ortaya çıkmasını önlemez. Oysa yalın üretim, KAİZEN ve 6 SİGMA metodolojileri sorunun çözümünde suçlama yerine, 5 Neden/Niçin tekniği yıllardır başarıyla kullanıyor.

Kemal: Sorunu çözmenin ilk adımı, onu doğru tanımlamaktan geçer.

Bir sorunun neden oluştuğunu sormadan önce, sorunun ne olduğunu açıklamak gerekir. Sorun, onu aşırı derecede basitleştirmeden mümkün olduğunca spesifik olmalıdır. Bu özgüllük, herkesin sorunun aslında ne olduğunu kabul etmesini sağlar. Sorunun  kör adamlardan ve fil durumlarından kaçınmasını sağlamaya yardımcı olur.

A.Ö.K.K.6:Güler Yüz. Güzel Duruş. Güzel Söz. Güzel Enerji göndermek bedavadır!

 

Serdar: Sorunun ne olduğunu kabul etmenin ötesinde, ilgili herkes, en azından temel düzeyde, sorunun ne olduğunu anlamalıdır. Sorunun formülasyonu çok teknik olursa, soruşturma masadaki herkesi kapsamayabilir. Eğer çok belirsiz veya genişse, araştırma karışıklık kazanacak ve verimsiz olacaktır.

Can: Sorunu çözmenin ikinci adımı, sebep zinciri oluşturmaktan geçer. Sorun bir kez eklemlendiğinde, sorgulama başlar. Adından da anlaşılacağı üzere, araştırmanın kalbi burasıdır. Sorunla başlayarak neden bunun oluştuğunu sorun. Sorun bir etkidir, bunun sebebini açıklığa kavuşturmaya çalışın.

Caner: Bu işlemin yavaşça yapılması zorunludur. Sonuçlara varmak hata ve semptomlara neden olmamalıdır. Sorunların olası sebepleri, körükleyen riskleri beraberinde getirir. İşlem tamamlandığında, her bağlantı mantıksal olarak sağlam olmalıdır. Sorunun kök sebebinde oybirliği sağlanmalıdır.

A.Ö.K.K.7: Sağlıklı yaşayalım: Probiyotik Beslenelim. Bol Kahkaha atalım. 10.000 adım yürüyelim. Alaturka tuvalet kullanalım. Dijital  detoks uygulayalım. Şükredelim ve Dua edelim!

 

Can:  Her bir "nedeni" bir adım atlamak için gerekli ve yeterli olan bir neden bulunmalıdır. Kök Neden doğru tanımlanmalıdır. "Neden?"  sorularını beş (veya daha fazla) tekrar ettikten sonra kök bir nedene ulaşılmalıdır. Analiz düzgün bir şekilde yürütülmüş ise, bu kök sebebin ortadan kaldırılması gelecekteki hatayı önleyecektir. Bu, kök neden ile başlayıp nedensellik zincirinin çalıştırarak çapraz kontrol yapılmalıdır.

Kemal: Kök sebep her zaman faaliyeti işaret etmelidir. Bu, 5 Neden yönteminin vazgeçilmez, fakat genellikle gözden kaçan bir yönüdür. Yöntem, diğer kök neden analizlerinin aksine, sürece en yakın insanlarla birlikte uygulanmalıdır. Özel beceri veya istatistiksel eğitim gerektirmez. Yalnızca süreç içindeki aşinalıkları bilen katılımcılara ihtiyaç duyar.

 A.Ö.K.K.8: KAİZEN Uygulayalım! Korkularımızı Unutalım. Yaşam Değerlerimiz için yaşayalım!

 

Serdar: "Neden" diye sorulan kişilerin, sorunlu süreci iyi bilen insanlar olması hayati önem taşımaktadır. Sorunu çözmeyi amaçlayan kişiler, sürece aşina değillerse sağlam bir neden sel zincir oluşturamazlar.

Can: Bu, yönetimin 5 Neden tekniğinin dışında tutulması gerektiği anlamına gelmez; Nelerin yanlış gittiğini Yönetim anlamalıdır. Yönetim, çözüm önlemlerinin tasarımı ve uygulanmasında gerekli kaynakları böyle sağlayabilir. Yönetim süreci iyi bilen uzmanlarının analizde lider olmasına izin vermelidir.

A.Ö.K.K.9Birbirimizi Akıllıca Dinleyelim. Empati kuralım! Amaç kavga değildir. Öfkenin kök nedenini yakalayalım!

 

Caner: Sorunların temel sebeplerini bulmanın yolu, doğal bir anlatım sürecine endekslidir. Nedensellik zincirindeki her olay birbirine bağlıdır ve tutarlı bir anlatım oluşturmalıdır. Sorunun tarafları, neler olup bittiğini ve nasıl düzeltileceğini bu şekilde keşfedebilir. Kök neden her zaman bir süreçtir. Teknik doğru uygulandığında karmaşık sorunların, en hızlı ve en düşük maliyetle çözülmesine imkân verir. En güzel yanı ise, her hangi bir eğitimi olmayan katılımcıların 5 Neden tekniği ile sorunlarını kolaylıkla çözebilmeleridir.

A.Ö.K.K.10: Çözüm odaklı iletişim kurulur. Ret edilemeyecek bir teklif yapılır. Sonuçta kazanan Akıllı öfkemiz olacaktır!

Son söz: Sorunlardan şikâyeti bırak, çözümleri devreye sok!

 

 

Faydalanılan Kaynaklar:

1.        https://akcakocagazetesi.com/bir-kadin-cinayeti-daha/

2.        https://medium.com/turkce/5-neden-tekni%C4%9Fi-c981dbdf5c1f

3.        https://enginacar.wordpress.com/sorun-cozme-teknikleri/5-neden-analizi/

4.        http://www.politercume.com/5-neden-sorusu-ile-kok-neden-analizi/

5.        http://www.storyboardthat.com/tr/articles/b/5-whys-%C5%9Fablonu

Önerilerine Ekle Beğendiğiniz blogları önerin, herkes okusun.

 
Tıklayın, siz de blog yazarı olun! Aklınızdan geçenleri paylaşın!
Facebook hesabınızla yorum yapın, daha çabuk onaylansın!
 
Toplam blog
: 92
Toplam yorum
: 0
Toplam mesaj
: 0
Ort. okunma sayısı
: 387
Kayıt tarihi
: 10.10.11
 
 

Şükrü ÖZGÜR İ.T.Ü Metalürji mühendisliğinden mezun oldu. Kamu ve özel sektörde farklı pozisyonlar..

 
 
Yazarı paylaş
  • Tümünü göster