Mlliyet Milliyet Blog Milliyet Blog
 
Facebook Connect
Blog Kategorileri
 

28 Aralık '07

 
Kategori
İş Yaşamı - Kariyer
Okunma Sayısı
1226
 

İşinizde 'Word' Kullanırken Yararlanabileceğiniz 4 İpucu

İşinizde 'Word' Kullanırken Yararlanabileceğiniz 4 İpucu
 

Microsoft Word


Zaman ve Para Tasarrufu Sağlayan Kullanışlı Özellikler

Bu yazımda Microsoft Office'in sözcük işlem yazılımı olan Microsoft Word'ün kendi işinizde zamandan ve paradan tasarruf etmek için kullanabileceğiniz bazı özeliklerini aktarmaya çalışacağım.

1. Microsoft'un ücretsiz küçük resim dizisinden birini seçerek şirketinizin antetini oluşturun ve tasarlayın.

Her işletmeye gereken şeylerden biri de resmi antettir. Bunu satın almanız gerekmez. İstediğiniz tasarımın ne olduğunu biliyorsanız, Microsoft Word'de oluşturup sonra da sürekli kullanmak üzere şablon olarak kaydedebilirsiniz.

Antet oluşturmanın karmaşık bir işlem olması gerekmez; şirket adı, adres ve telefon numarası kadar basit olabilir. Word çok çeşitli yazı tipleri sağlar ve yazı tipi boyutlarını da değiştirebilirsiniz.

Antetinize küçük resim eklemek isteyebilirsiniz. Logonuzu tarayabilir ve antetinizde kullanabilirsiniz. Bir seçeneğiniz daha vardır:

Microsoft'un ücretsiz sağlanan geniş bir küçük resim koleksiyonu bulunmaktadır. Örneğin bir çiçek eklemek isterseniz, Microsoft'ta 1.000'den fazla desen bulunur. Küçük resim koleksiyonu kayıtlı Word kullanıcıları içindir. Bu koleksiyonu Microsoft Office'in Design Gallery Live sayfasında bulabilirsiniz.

Microsoft ayrıca mektuplar, etiketler ve formlar için de ücretsiz şablonlar sunar. Bunlar Şablon Galerisi'nde yer alır.

2. Her birine ayrı ayrı adres yazmadan aynı mektubu birçok kişiye gönderin.

Kimi zaman müşterilerinizin tümüne yönelik bir tanıtım yapmanız gerekebilir. Veya personelinizdeki bir değişikliği duyurmak isteyebilirsiniz. Bu iş gözünüze yıldırıcı görünebilir ama öyle olması gerekmez. Word'ün Adres Mektup Birleştirme aracı bu tür işleri büyük ölçüde kolaylaştırır.

Temelde, Word bir tablodaki adları ve adresleri kullanır. Söz konusu tablo Word'de, Microsoft Access'te ve hatta Microsoft Outlook'ta oluşturulabilir. Bunların tümü Microsoft Office'in parçasıdır.

Bunun planlama işinde çok yararlı olacağı açıktır. Büyük olasılıkla size bir veritabanı gerekir ve Access de bunun için iyi bir yoldur. Ancak, her şeyi Excel'e (yine Microsoft Office'in bir parçası) atmakla karşılaştırıldığında burada öğrenme eğrisi burada biraz daha diktir. Örnek olarak Excel'i kullanacağım ama başka seçenekleriniz de olduğunu unutmayın.

Bu işleme mektubunuzla başlayın. Aynı mektup herkese gönderildiğinden; fazla özelleştirme yapamazsınız. Mektubu yazarken, kişinin adresi ve selamlama bölümü için yer bırakmalısınız.

Excel'i ayarlarken, kuşkusuz kişinin adına ve adresine gerek duyacaksınız. Ayrıca size bir de selamlama alanı gerekecek. Mektubu alacak kişilerden biri Can Etikan ise, selamlamanın Sevgili Can şeklinde olmasını isteyebilirsiniz. Dr. Can Etikan'la aranızda daha resmi bir ilişki varsa, selamlama Değerli Dr. Can Etikan şeklinde de olabilir. Bu nedenle, Selamlama sütunundaki adlar "Can" veya "Dr. Can Etikan" olabilir.

Daha sonra, mektubunuzu açın. Araçlar > Mektuplar ve Postalar > Adres Mektup Birleştir'i tıklatın. Ekranın sağ tarafındaki sihirbazın yönergelerini izleyin. Mektubunuzun alıcılarını seçmek için Excel'de, Outlook'ta veya başka bir veritabanında kişi listenize göz atın.

Adres Mektup Birleştirme aracıyla, mektupların yanı sıra zarflara ve etiketlere de adres ekleyebilirsiniz. Bu hayatınızı epey kolaylaştırabilir.

3. Belgenin bir taslak olduğunu herkesin bilmesi için bir de filigran ekleyin.

Çalışanlarınıza bir öneri dağıtıyorsanız, bunun yanlışlıkla son ürün olarak değerlendirilmesini istemezsiniz. Bundan kaçınmanın iyi bir yolu, "Taslak", "Gizli", "Örnek" veya bunlara benzer bir filigran kullanmaktır.

Filigran belgede açıkça görülebilir ancak yazının okunabilirliğine zarar vermez. Hatta bunu çeşitli renklerde de yapabilirsiniz.

Filigran olarak bir resim de kullanabilirsiniz. Çiçekçi dükkanınızın olduğunu varsayalım. Yazdırdığınız tüm malzemelerde görünecek bir çiçek çizimi veya resmi kullanabilirsiniz. Şık olmaz mı?

Filigran kullanmak için Biçim > Arka Plan > Basılı Filigran'ı tıklatın. Seçimlerinizi yapın ve Tamam'ı tıklatın. Düzenli olarak bir filigranı kullanmayı planlıyorsanız, şablon oluşturun (bkz: yukarıda No. 1).

Şıklıkla sinir bozuculuk arasında ince bir çizgi olduğunu unutmayın. İnsanlar filigran yüzünden belgeyi okumakta zorlanıyorsa, okumaktan vazgeçebilirler. "Yarı saydam" veya "silerek geç" seçeneğinin belirtilmiş olmasına özen gösterin.

4. Görevlerinizin çoğunda kısayolları kullanın.

Bazı görevlerde fare yerine klavye kullanarak daha hızlı çalışabiliyorum. Standart olanları büyük olasılıkla zaten biliyorsunuz: Kopyalamak için Ctrl+C, yapıştırmak için Ctrl+V, geri almak için Ctrl+Z, tümünü seçmek için Ctrl+A ve yazdırmak için Ctrl+P. Ama burada Word'de çalışırken kullanışlı bulabileceğiniz diğer kısayolların bir listesi var.

Tuş Vuruşu Sonuç

Alt+Ctrl+C Telif Hakkı simgesi

Alt+Ctrl+Nokta Üç nokta

Alt+Ctrl+R Kayıtlı ticari marka simgesi

Alt+Ctrl+T Ticari Marka simgesi

Ctrl+B Kalın yazı tipinde metin

Ctrl+E Paragrafı ortalar

Ctrl+End Belgenin sonuna atlar

Ctrl+Enter Sayfa sonu ekler

Ctrl+F Bul menüsünü açar

Ctrl+G Sayfaya, yer işaretine, dipnota, tabloya, açıklamaya, grafiğe veya başka bir konuma gider

Ctrl+H Değiştir menüsünü açar

Ctrl+Home Belgenin başına atlar

Ctrl+I İtalik yazı tipinde metin

Ctrl+N Yeni belge oluşturur

Ctrl+S Belgeyi kaydeder

Ctrl+ÜstKrkt+F Yazı tipini değiştirir

Ctrl+ÜstKrkt+P Yazı tipi boyutunu değiştirir

Ctrl+U Metnin altını çizer

Ctrl+W Belgeyi kapatır

Ctrl+Y Son eylemi yineler

Esc Yardımcı veya ipucu penceresini kapatır

ÜstKrkt+F3 Büyük/küçük harf seçimini değiştirir

Sekme Tablodaki hücreler arasında hareket eder

Saygılarımla,

Işıl Tabağ

Director

http://www.okulariyoruz.biz/

İçerik ve Resim Kaynak: http://www.microsoft.com/

Önerilerine Ekle Beğendiğiniz blogları önerin, herkes okusun.

 
Tıklayın, siz de blog yazarı olun! Aklınızdan geçenleri paylaşın!
 
 

yapabilmeyi istediğim iki sıkıntım vardı, birisi dil diğeri bilgisayarı sular seller gibi çözebilmek, ve bu iki konu hep senin sayfanda karşıma çıkıyor :) sevgiler ve mutlu yıllar diliyorum.

erol aslan 
 30.12.2007 19:52
Cevap :
Sayın Erol Bey, Umarım az da olsa size sıkıntı veren konularda yardımcı olabiliyorumdur. Saygılarımla, Işıl Tabağ  31.12.2007 0:45
 
Facebook hesabınızla yorum yapın, daha çabuk onaylansın!
Toplam blog
: 188
Toplam yorum
: 131
Toplam mesaj
: 50
Ort. okunma sayısı
: 6237
Kayıt tarihi
: 11.10.06
 
 

Endüstri Mühendisi olan Işıl Tabağ, Avrupa Okullar Birliği görevinden sonra 1998 yılından bu yana..