OTELLERDE KÂRA GEÇİŞ

OTEL İŞLETMELERİNDE KARA GEÇİŞ (BAŞABAŞ) ANALİZLERİNİN ÖTESİ

Otel işletmelerinde  kara geçiş analizi ve başa baş noktasının tespiti, otelin toplam gelirleri ile toplam giderleri arasındaki ilişkiyi gösterir. Tüm gelirlerin tüm giderleri karşıladığı ve birbirine eşit olduğu noktadır başa baş (break even point) noktası.

Ulaşılan bu  noktada tüm (değişken ve sabit) giderler karşılanmış ve bu noktadan sonra yapılacak her bir birim satış tutarının, birim değişken maliyeti hariç geriye kalan kısmının tamamının kar hanesine yazılmaya başlanacağı noktadır bu nokta... Ulaşılması gerekli olan kara geçiş noktasına kadar yapılan tüm satış tutarlarının tamamı, sabit ve değişken tüm masrafların karşılanmasına yönelik olup bu noktanın altında kalındığı ölçüde kardan söz edilemez...

Otel işletmelerinde başa baş noktasının hesabı, sanayi işletmelerine göre biraz daha komplikedir. Çünkü sadece oda satışı gibi tek bir gelir kalemi yoktur. Günümüz beş yıldızlı veya lüks otellerinde çok çeşitli satış kalemleri vardır ve Dolayısıyla otel işletmelerinin ana satış kalemi olan “Oda satışları”nın yanında tali departmanlar olan yiyecek-içecek, telefon, çamaşırhane, health center, garaj vs. gibi operasyon departmanlarında da çeşitli satışlar yapılmaktadır. Bu tali departmanlarda yapılan operasyonların olumlu/olumsuz neticeleri de Otellerin ana satış kalemi olan oda satışlarındaki kara geçiş noktasını öne çekebilmekte ya da ileriye atabilmekte. Şayet odalar departmanında hedeflerde herhangi bir sapma yok ve tali departmanların karlığı da umulanın üzerinde gerçekleşiyor ise kara geçiş noktası çok daha önceden yakalanabilecektir. Aksi bir durum söz konusu olduğunda ise umulan zamandan çok daha sonra yakalanabilecek yada hiç yakalanamayacaktır. Odalar departmanı bütçelerini gerçekleştirmiş, fakat diğer tali departmanlar ise umulanın aksine hedeflenenden çok daha kötü neticelerle operasyonu gerçekleştirmişler ise Otel işletmesinin ana departmanı olan odalar departmanına, karşılanması gereken ek bir yük getirmiş olacaktır. Buda otelin genel anlamda kara geçiş noktasına erişmesini geciktirecek yada ulaşılamaz hale getirip, dönemin zararla kapatılmasına neden olacaktır...   

Kara geçiş noktasına ulaşmada en önemli husus hedeflerin çok iyi tayin edilerek arzu edilen satış rakamlarına ulaşılması için azami güç ve aynı zamanda AKIL sarf edilmesi gereklidir. Hedeflenen makul satış rakamlarına ulaşılamıyor ve neticeler olumsuz çıkıyor ise ve dolayısıyla gerçekleşen durumda kardan da söz edilemiyorsa, böyle bir analizden de söz edilemez...

Başa baş analizi için mali/takvim yılı içinde, belli bir anda/zamanda, tüm masrafların, elde edilen gelirlerle karşılanabilmiş olması gereklidir... Hedeflenmiş bütçe rakamları üzerinde yapılacak kara geçiş analizi ise bize ancak “hedeflediğimiz rakamları gerçekleştirdiğimiz taktirde X satış hacminde başa baş noktasına ulaşabileceğiz” şeklinde şartlı bir yorum yapabilme yeteneği sağlar fakat buradan öteye gidemez. Netice itibariyle asıl olan, hedeflenen rakamlara ulaşılmaya çalışılmasıdır...

Fakat bazen başa baş noktasının önceden hesaplanması özellikle yapılabilirlik ölçüsünde alış fiyatlarında pazarlık ve satış fiyatlarının önceden tayininde bir kolaylık sağlayabilir. Örneğin otelin herhangi bir salonunu gece kulübüne dönüştürerek canlı müzik programı yapmak istiyorsanız, bu konuda önceden yapılacak çalışmalarla durumu daha kolay muhakeme edip, pazarlık ve fiyatlamayı daha kolay yapabilir, gerek maliyetlerin önceden tespitinde ve gerekse satış fiyatlarının optimal tayini ile olaya daha geniş bir açıdan ve yapılabilirlik ölçüsünde bakabiliriz. Şimdi merceği biraz daha yaklaştıralım...Öncelikle şu sorulara yanıt aramalıyız; Salonun azami (oturmalı ve ayakta) müşteri kapasitesi nedir? Canlı müzik programı yemekli mi olacak yoksa sadece içki şeklinde mi ya da karışık mı? İçkileri kişi başı limitli mi vereceğiz yoksa limitsiz mi vereceğiz?

Gazeteye reklam verecek miyiz? dağıtmak üzere flyer (el ilanı) bastıracak mıyız ? salonda kaç personel hizmet edecek (servis, mutfak ve diğer teknik ekip vs.)? Salonumuzun enerji tüketimi ne olacaktır? Sahne alacak sanatçı maliyeti ne olacaktır ?  yapacağımız reklam kampanyasından kaç müşteri bekliyoruz ? ve kişi başı kaç para fiyattan satış yapmayı düşünüyoruz ? bu değerleri ortaya koyduktan sonra başa baş analizi yaparak, karar verme aşamasında bir takım sonuçlara önceden ulaşmak ve yorumlamak mümkündür.

Salonun kapasitesi 300 kişilik

Kampanya sonunda beklentimiz salonu 40 YTL fiyattan % 80 (240 kişi) doldurmak

Masraf kalemlerini sabit ve değişken olarak tespit edelim..

Sabit Masraflar                                         

Enerji                            300 YTL                       

Personel                       500 YTL                      

Sanatçı masrafı         2500 YTL

Reklam vs.                   350 YTL

Kişi Başı Değişken Masraflar

Yiyecek      15 YTL

İçecek          6 YTL

Sabit masrafları, hiç müşteri gelmese dahi göze alınacak masraflar olarak tanımlayabiliriz, değişken masrafları ise gelen müşteri sayısına göre değişen masraflar olarak tanımlayabiliriz.

Şimdi başa baş noktasındaki yapmamız gereken satış hacmini bulalım, yani kar ve zararın sıfır olduğu, ya da bir başka deyişle gelir ve giderlerin birbirine eşit olduğu noktayı hesaplayalım;

Sabit masraflarımızın toplamı………...:   3650 YTL

Değişken masraflarımız 240 kişide……:   5040 YTL

Toplam masraflarımız…………………:   8690 YTL      

Satışımız 240*40………………………:   9600 YTL  (karımız 910 YTL)

Kişi başı satış fiyatımızla değişken ve sabit masrafları karşılayıp kar hedeflediğimize göre;

40 YTL satış fiyatımızdan 21 YTL kişi başı değişken masrafları çıkardığımızda, geriye kalan rakamla sabit masraflarımızı karşılayıp kar yazacağımıza göre geri kalan 19 YTL den kaç müşteride sabit masrafları karşıladığımızı hesaplayalım.

3650/19= 192 müşteriyle hem sabit ve hem de değişken masrafları karşılayabiliyoruz.

Yani 192 müşteriye yaptığımız 40 YTL lik satışın 19 YTL si tüm sabit masrafları karşılamaya (192*19 = 3648), 21 YTL si ise 192 kişinin değişken masrafını karşılamaya (192*21 = 4032) dolayısıyla toplamda kişi başı 40 YTL den 192 kişiye satış yaptığımız anda toplam gelir ve toplam giderlerimizin birbirine eşit ve 7680 YTL olduğunu (192*40=7680) görüyoruz. Bu noktada şunu söyleyebiliriz; “192 kişiden sonra yapılacak her bir kişilik satışın kişi başı değişken giderler (21 YTL) haricindeki kısmın (19 YTL) tamamını(48*19=912) kar yazacağız.”  Tam kapasite (300 kişi) doldurduğumuz taktirde karımız ne olacak dersek 108*19= 2052 YTL olacağını görürüz. Tabi ki salonu tamamen 300 kişi olarak doldurduğumuzda karımız güzel oluyor diye düşünülebilir...

Ancak bu noktada şu kıyaslamanın yapılmasında yarar vardır; 240 kişi doldurduğumuzda sanatçı bizim kazancımızın 2,74 katı para kazanmaktadır... salonun tamamını doldurduğumuzda ise kazancımızın 1,20 katı para kazanmaktadır... Allah daha çok versin kimsenin kazancında gözümüz yok, buyurun siz karar verin;

240 kişi topladığınız taktirde (ki öyle tahmin ediliyor örneğimizde) sakın kimseye XYZ sanatçısı benim otelimde çalışıyor/çalıştı demeyin.... çünkü 240 kişide otelinizin bu salonu sanatçıya çalışıyor... (sizin kazancınız 910 YTL, sanatçının kazancı 2500 YTL), ikinci durumda ise (ful kapasite-300 kişi- doldurulduğunda) durum yine pek iyi sayılmaz... Çünkü sanatçıyla yarı yarıya kar ortaklığı şeklinde çalışmış olsanız otelin bu ünitesinin canlı müzik programından karı 2276 YTL olacaktır.

Böyle bir durumda benim fikrim; sanatçıya verdiğinin en az 2,5-3 katını kar edebilmelidir işletmeci. Diğer tüm rakamlar aynı olacak şekilde, 300 kişilik salonda 40 YTL kişi başı fiyattan -daha fazla bir rakama da satılamayacaksa-- ve % 80 doldurulabilecek ise sanatçı ile en fazla 1000 YTL üzerinden pazarlık yapılmalı şeklindedir. Aksi halde siz sanatçıyı çalıştırdığınızı zannedersiniz ama sanatçı sizi çalıştırmış olur...

Şimdi bir hesap daha yapalım, İşletme sanatçıya verdiğinin (2500 YTL) 2,5 katını yani 6250 YTL’ sını % 80 kapasiteyle kar edebilmek için kişi başı kaç paradan satmalı programı ve aynı zamanda bu fiyat, piyasanın kabul edebileceği makul bir fiyat olur mu?...  Kişi başı 62,25 YTL den satmalı, önceki fiyata göre %55,6 zamlı... piyasa kaldırır mı acaba, rakiplerin satış fiyatları nedir? Araştırılması gerek...  Yeni fiyata göre başa baş noktasındaki satış hacmimiz nedir?...  5508 YTL de başa baş noktasına ulaşılabilmekte ve yaklaşık 88 kişiye tekabül etmektedir... Yeni fiyattan 88 kişi ve üzerini doldurabilir miyiz acaba?..

İşte tüm bu sorulara gerek piyasa fiyatlarının ne durumda olduğunu, gerekse müşteri çekebilme potansiyelimizin ne olduğunun rasyonel bir şekilde ortaya konulmasından sonra bir neticeye varılıp akılcı bir karar verilmesinden ve zarar riski minimuma indirildikten sonra Kar/Kazanç kaçınılmaz olacaktır...

Kısaca şunu söylemek mümkündür; Otel işletmesinin herhangi bir ünitesi içinde yapılacak operasyonel bir faaliyet için önceden yapılacak spot başa baş analizleri, doğru karar verme sürecinde, karar mercilerine, alacakları kararlarda son derece yardımcı olabilir... Fakat genel olarak görünen o ki, Gerek Türkiye’de ve gerekse dünyada bir çok irili ufaklı otel işletmelerinde bu tip spot analizler önceden sıklıkla yapılmamaktadır... Çok iyimser görüş ile daha çok işlem gerçekleştikten sonra yapılmakta olup makul bir kar elde edilmiş ise ne ala, fakat aksine zarar gerçekleşmiş ise o zamanda iş işten geçmiş olmaktadır...      

Otel işletmelerinde bu tip diğer tali departmanlarda elde edilecek kar ya da zarar neticeleri, otelin ana departmanı olan Odalar departmanının, dolayısıyla otelin genel karlılığını azaltıcı yahut yükseltici etkilerinden dolayı önemle üzerinde durulması gereken bir konudur... Sadece Yiyecek içecek departmanına bağlı olan bir salonda yapılacak aktivite için değil, tüm yiyecek içecek departmanı için de gerek hedeflenen bütçe rakamları ve gerekse gerçekleşen rakamlar üzerinden başa baş analizleri yapılabilir...

Konuyu dağıtmadan genel olarak otelin başa baş noktasının analizine gelelim.

Otelin Oda kapasitesi değişik tipte 500 oda, ve yıllık ortalama 85 YTL oda fiyatıyla  % 80 doluluk oranı hedeflenmiş yada gerçekleşmiştir. Ve bütçe veya gerçekleşmiş verilerden edinilen bilgiler ışığında tahmin edilen veya gerçekleşen diğer rakamlar aşağıdaki şekildedir...

Odalar departmanı personel masrafları..: 1.000.000 YTL

Odalar departmanı diğer giderleri……..:    788.500 YTL

Diğer Tali departman karları…………..: 2.000.000 YTL

(Yiyecek İçecek, Telefon, Health center vs.)

Dağıtılmayan masraflar                                   

Genel yönetim…………………………: 1.000.000 YTL 

Satış ve pazarlama……………………..: 1.500.000 YTL

Tamir ve Bakım………………………..:    900.000 YTL

Enerji…………………………………..: 1.750.000 YTL

Fix maliyetler

Kira……………………………………: 3.000.000 YTL

Faiz……………………………………:    300.000 YTL

Amortisman …………………………..: 1.500.000 YTL

500 oda kapasitesi 365 gün üzerinden %80 doluluk oranıyla 146000 adet geceleme, yani oda satışı ortalama 85 YTL üzerinden  toplam oda satışı 12.410.000 YTL dir.

146000 adet oda satışının değişken masrafları 1.788.500 YTL dir. Dolayısıyla 85 YTL oda fiyatının 12,25 YTL si her bir satışı gerçekleşen odanın değişken giderlerini karşılamaktadır. Başa baş noktasına kadar otelin diğer sabit giderleri karşılamakta ise geriye kalan 72,75 YTL kullanılmaktadır...

Sabit giderlerimiz ise departmanlara dağıtılamayan masraflar ve Fix maliyetlerden oluşmakta olup toplam 9.950.000 YTL dir. Şimdi hesaplayalım....

146000 adet oda satışının 136770 adet oda satışında yani 11.625.450 YTL lik oda satışı cirosunda başa baş noktasına ulaşmaktayız...

Toplam Oda satışı (136770 adet Ort. 85 YTL fiyattan ciro) : 11.625.450,00 YTL

136770 adet odanın toplam değişken maliyeti …………….:   1.675.432,50 YTL

Toplam sabit giderler………………………………………:   9.950.000,00 YTL 

Küsüratlardan oluşan fark …………………………………:           (+)17,50 YTL

Toplam Maliyet…………………………………………….: 11.625.450,00 YTL   

Bu hesaplamada diğer departmanların yapmış olacakları ya da yaptıkları 2.000.000 YTL toplam karları hiç hesaba katmadık... Şimdi bu tali departmanların elde etmiş oldukları olumlu neticeleri de hesaba katalım...

Elde edilen neticeler olumlu olduğu için yukarıdaki 9.950.000 YTL sabit giderlerimizi 2.000.000 YTL kadar aşağıya çekecektir (9.950.000 – 2.000.000= 7.950.000 YTL... Şimdi hesaplamamızı bu yeni rakam üzerinden yapalım.

Toplam Oda satışı (109278 adet Ort. 85 YTL fiyattan ciro) :   9.288.630,00 YTL

109278 adet odanın toplam değişken maliyeti……………..:    1.338.655,50 YTL

Toplam sabit giderler……………………………………….:    7.950.000,00 YTL 

Küsüratlardan oluşan fark (-)……………………………….:            (-)25,50 YTL

Toplam Maliyet………………………………………………:   9.288.630,00 YTL  

Hesaplamadan ve grafi 2 den de görüleceği gibi diğer tali departmanların yapacağı/yaptığı 2.000.000 YTL olumlu netice 136770 adet oda satışında (11.625.450 YTL ) ulaşılan başa baş noktasını 27492 adet oda satısı kadar(2.336.820 YTL) aşağıya çekerek 109278 adet oda satışında (9.288.630 YTL) başa baş noktasına çok daha erken bir şekilde ulaşılmasını sağlamıştır.

Şimdi ise tam tersini düşünelim. Yani Diğer Tali departmanların 2.000.000 YTL kar edeceğini/ettiğini değil de 500.000 YTL zarar edeceğini/ettiğini düşünelim. Bakalım başa baş noktasındaki netice ne olacak.

Elde edilen neticeler olumsuz olduğu için yukarıdaki 9.950.000 YTL sabıt giderlerimizi 500.000 YTL kadar yukarıya çekecektir (9.950.000 + 500.000= 10.450.000 YTL). Şimdi hesaplamamızı bu yeni rakam üzerinden tekrar yapalım.

Toplam Oda satışı (143643 adet Ort. 85 YTL fiyattan iro) :   12.209.655,00 YTL

143643 adet odanın toplam değişken maliyeti……………:     1.759.626,75 YTL

Toplam sabit giderler……………………………………...:   10.450.000,00 YTL 

Küsüratlardan oluşan fark (+)……………………………..:            (+) 28,25 YTL

Toplam Maliyet……………………………………………:   12.209.655,00 YTL  

Hesaplamadan ve grafik 3 den de görüleceği gibi diğer tali departmanların yapacağı/yaptığı 500.000 YTL olumsuz netice 136770 adet oda satışında (11.625.450 YTL ) ulaşılan başa baş noktasını  6873 adet oda satışı kadar (584.205 YTL)yukarıya çekerek 143643 adet oda satışında (12.2209.655 YTL) başa baş noktasına çok daha geç bir şekilde ulaşılmasını sağlamıştır.

Yukarıdaki hesaplamalara ilaveten doluluk oranları veya ortalama oda fiyatı rakamları ile de oynayarak değişik hesaplamalar yapabiliriz. Hatta başa baş noktasına kesin olarak ulaşılan/ulaşılacak zamanın (saatini olmasa da) gününü dahi söylemek mümkündür. Kara geçiş (Başa baş) analizleri yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak da kolaylıkla hesaplanabilir... Hesaplama Otelin herhangi bir ünitesi için olabileceği gibi, herhangi bir gelir getiren departman ya da tüm otel geneli için de olabilir...

Bunun yanında Toplam ne kadar ciroda veya kaç adet birim (Oda, kişi,kuver vs.) satışta ve ne zaman ulaşıldığı/ulaşılabileceği, gerek hedeflenen bütçe rakamlarında veya gerekse gerçekleştirilen rakamlar üzerinde veyahut değişen/değişebilecek yeni durumlara göre  sıklıkla ve çok rahatlıkla ölçülüp söylenebilir...

Kara geçiş analizlerinde amaç; belirlenecek/belirlenmiş politikaların olabilirliğini yorumlamak, gidişatını olabildiğince izlemek ve yeni oluşan/oluşacak durumu bütünüyle kavrayarak gerekliyse yeni işletme ve fiyat politikalarıyla stratejilerin süratle belirlenmesini sağlamaktır...

Son söz;

Başa baş noktasına ulaşıncaya kadar maliyetler hep gelirlerin üzerindedir yani zarar söz konusudur, ulaşıldığı noktada maliyet ve gelir birbirine eşittir ve ne kar ne de zarardan söz edilemez, geçildiği andan itibaren de gelirler maliyetlerin üzerindedir ve kar söz konusudur.

İşletmelerinizde başa baş noktalarını süratle yakalayıp geçmeniz, başınızı duvara toslamamanız dileğiyle....

03/05/2006 Adnan Şişman