Mlliyet Milliyet Blog Milliyet Blog
 
Facebook Connect
Blog Kategorileri
 

20 Mart '19

 
Kategori
İş Yaşamı - Kariyer
Okunma Sayısı
25
 

Pomodoro Tekniği Nedir?

“Hiçbir şeye zamanım yetmiyor”, “Soluksuz, aralıksız saatlerce çalıştığım halde önümdeki işi bir türlü bitiremiyorum”, “Dikkatim hemen dağılıyor, bir türlü odaklanamıyorum” gibi cümleleri çok fazla kuruyorsanız, birazdan bahsedeceğim Pomodoro Tekniği, aradığınız çözüm olabilir.

Birçoğumuz için zaman, sahip olduğumuz ama üzerindeki hakimiyetimizin en kısıtlı olduğu kaynak belki de. Akışını durdurmamız, yavaşlatmamız ya da hızlandırmamız imkansız. O bize ayak uydurmadığına göre, biz bir şekilde ona ayak uydurmak mecburiyetindeyiz.

Peki ama nasıl?

ZAMANI DOĞRU YÖNETEMEDİĞİNİZDE
Bir sınav esnasında, hiç olmadık bir soruda takılı kalıp vakit kaybettiğiniz için son iki soruyu yetiştiremediğiniz ve “Keşke 5 dakikam daha olsaydı!” dediğiniz olmuştur eminim.

Ya da durmadan çalan telefonlar, gelen misafirler veya yan masanızda çalışan iş arkadaşınızın bitmek bilmeyen konuşmaları yüzünden, belki de 2 saatte bitirebileceğiniz bir projeyi koca bir iş günü boyunca bitiremediğiniz ve fazla mesai yapmak zorunda kaldığınız bir gün yaşamışsınızdır mutlaka.

Zamanı doğru yönetemediğinizde, devamlı telaş halinde stresli ve gergin olursunuz. Acele ettiğiniz için ortaya çıkardığınız işler yarım yamalak olur ve hiçbir zaman tam olarak içinize sinmez. Yetiştiremediğiniz işler sonraki günlere devrolup sıradaki işleriniz için ayırmanız gereken zamandan çalar. Hatta tamamlayamadığınız görevler, belki de telafisi olmayan kayıplara bile sebebiyet verebilir.

“Zaman Öldürmek En Pahalı Harcamadır” der Balzac.  Başarı ve kazancın en temel prensiplerinden biri mümkün olan minimum sürede mümkün olan maksimum verimi elde edebilmektir.

Zaman yönetimi, gerek iş hayatınızda gerekse özel hayatınızda hayati bir öneme sahiptir. İşte bu konuda yardımınıza koşan onlarca farklı zaman yönetimi tekniğinden biri de Pomodoro Tekniği.

POMODORO TEKNİĞİ: ÇIKIŞ NOKTASI
80’li yıllarda, o zamanlar üniversitedeki ilk yıllarını geçirmekte olan Francesco Cirillo, sınav döneminde, hiçbir şeye tam anlamıyla konsantre olamadığını, verimli bir şekilde çalışamadığını ve tüm işlerin karmakarışık hale geldiğini fark eder.

Cirillo bu durumu şöyle tarif ediyor:
“Her gün okula gidiyor, derslere giriyor, çalışıyor ve eve zamanımı boşa harcamış ve ne yaptığımı bilmez bir şekilde hissederek dönüyordum. Sınav tarihleri çok çabuk geliyor ve zamana karşı kendimi savunmanın hiçbir yolu yokmuş gibi görünüyordu.

“Bir gün kampüste çalışırken, sınıf arkadaşlarımı ve daha da ötesinde kendimi gözlemledim. Nasıl organize oluyor, diğerleriyle nasıl etkileşime giriyor ve nasıl çalışıyordum. Açıkça görünüyordu ki, hissettiğim karışıklığın temel sebebi, çok sayıdaki rahatsız edici ve işin bölünmesine yol açan etken ile, düşük konsantrasyon ve motivasyondu.”

Ne kadar tanıdık değil mi?

“GERÇEKTEN, SADECE 10 DAKİKA KESİNTİSİZ ÇALIŞMAYI BECEREBİLİR MİSİN?”
Cirillo, biraz da kendi kendiyle dalga geçerek, bu soruyu sorar ve kendine meydan okur. Bu noktada ihtiyacı olan tek şey başında dikilecek bir “Zaman Yöneticisi” ve onun objektif onayıdır. Cirillo aradığını, domates şeklindeki bir mutfak zamanlayıcısında bulur. Böylece İtalyanca’da domates anlamına gelen “Pomodoro”, bu tekniğe ismini de vermiş olur.

İlk denemelerinde farklı farklı sebeplerden dolayı pek de başarılı olamayan Cirillo, zaman geçtikçe, konsantrasyon ve motivasyon eksikliğine yol açan etkenlerle baş etmeyi öğrenmiş, yaratıcısı olduğu tekniği daha da geliştirerek, hem okul hayatında hem de iş yaşamında başarılı bir şekilde uygular hale gelmiştir.

Pomodoro Tekniği ile hedeflenen amaçlar;
    Okul veya işteki çalışma sürecini geliştirmek,
    Bir şeyleri yetiştirmeye çalışırken oluşan stresi hafifletmek,
    İşleri kesintiye uğratan etkenleri ortadan kaldırarak odaklanma ve konsantrasyonu arttırmak,
    Kararlar üzerinde farkındalığı arttırmak,
    Motivasyonu arttırıp sabit kılmak,
    Karışık durumlarda işe devam edebilme özelliğini geliştirmek.


Peki kendisi her ne kadar basit gibi görünse de, uygulaması hayli zor olan bu teknik nasıl çalışır?

POMODORO TEKNİĞİ İLE ZAMANI PARÇALARA BÖLMEK
Dünya tarihinde pek çok yerde mutlaka karşınıza çıkmıştır bazı devletlerin uyguladığı “Böl ve Yönet” stratejisi. Bu strateji ile amaç, güçlü durumdaki rakipleri bölerek ve onları bölünmüş vaziyette tutarak güçlerini azaltıp, her bir küçük rakibi rahatlıkla yönetilebilir hale getirmektir. 

Pomodoro Tekniği de bu mantıkla işliyor aslında. Tek başına sahip olduğu olağanüstü güçle baş etmemiz mümkün olmadığı için, zamanı parçalara bölerek üzerinde hakimiyet kurmaya çalışıyoruz.

Klasik bir Pomodoro seansı toplam 30 dakikadan oluşuyor:
25 dakika kesintisiz çalışma + 5 dakika mola = 30 dakika ( 1. Pomodoro )
Aynı şekilde, 3 seans daha devam ediyoruz.
25 dakika kesintisiz çalışma + 5 dakika mola = 30 dakika ( 2. Pomodoro )
25 dakika kesintisiz çalışma + 5 dakika mola = 30 dakika ( 3. Pomodoro )
25 dakika kesintisiz çalışma + 5 dakika mola = 30 dakika ( 4. Pomodoro )

4. Pomodoro’nun sonunda, yani 2 saatlik dilimin ardından, yaklaşık 25-30 dakikalık uzun bir mola veriyoruz.
Basit görünüyor değil mi?

Gelin şimdi, temel uygulama prensiplerine bir göz atalım.

GÜNE BAŞLARKEN
İster okul döneminde, ister iş hayatınızda, bireysel olarak ya da takım çalışması içerisinde, daha kısa sürede daha verimli çalışmalar yapabilmek adına kullanabileceğiniz Pomodoro Tekniği için, her yeni güne başlarken ufak bir planlama yapmak gerekiyor.

Gün içerisinde sizi bekleyen işlerinizi aciliyet ve önem durumlarına göre doğru bir şekilde sıraya koyabilmek zaman yönetiminin en temel noktalarından biridir. Bunu doğru bir şekilde yapabilmek için onlarca method, çizelge ve ipucu mevcut.

Buna göre, ilk önce, tüm işlerinizi sıraya koyun ve bu işlerin her birini bitirebilmek için aşağı yukarı ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Bunun için basit bir çizelge kullanabilirsiniz.

09.10.2018, Salı

YAPILACAK İŞ

GEREKEN ZAMAN

DURUM

ÜST YÖNETİME PERFORMANS RAPORU GÖNDER

1 SAAT

 

BÜTÇE GÜNCELLEMESİ YAP

1 SAAT 15 DAKİKA

 

İŞ GÖRÜŞMELERİNİ PLANLA

50 DAKİKA

 

…………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Çizelgede gördüğünüz üzere, yaklaşık 1 saat süreceğini ön gördüğünüz ilk sıradaki işiniz için 2 adet Pomodoro seansı yeterliyken, bir sonraki işiniz 3 adet Pomodoro seansına ihtiyacınız var. Buna benzer şekilde o gün içinde yapmanız gereken tüm işleri not alın; mutfak zamanlayıcısı, cep telefonu ya da bir kronometre,  zamanı ölçmek için her ne kullanıyorsanız, onu 25 dakikaya ayarlayın ve çalışmaya başlayın.

POMODORO TEKNİĞİ: TEMEL KURALLAR
    Zamanlayıcı, kalan süreyi rahatça görebileceğiniz şekilde gözünüzün önünde durmalıdır.
    Zamanlayıcı bitene kadar, 25 dakika boyunca sadece ve sadece önünüzdeki işe odaklanmalısınız.
    Her hangi biri veya bir şey, işinizi bölerse, zamanlayıcıyı durdurup sıfırdan tekrar başlatmalısınız.
    Süre dolup zamanlayıcı alarm verdiğinde, önünüzdeki işi bırakın. (“Birkaç dakika daha çalışayım” ya da “Şu son cümleyi de yazayım” diye bir şey yok J )
    Günlük yapılacaklar çizelgenizdeki o an yaptığınız işle ilgili durum kısmına, tamamladığınız seans için bir X atın.
    5 dakikalık mola süreniz, beyninizin geçen 25 dakikada öğrendiklerini sindirmesi için çok önemli ve bu 5 dakika içerisinde, az önce üzerinde çalıştığınız işe dair en ufak bir şey düşünmemeli ve yapmamalısınız.
    Mola süreniz boyunca, kalkıp bir bardak su içebilir, ofiste ufak bir tura çıkabilir, izin gününüzde yapacaklarınızı planlayabilirsiniz. (İş ile ilgili bir şey düşünmek yok!)
    Mola bitince, zamanlayıcı tekrar ayarlayın ve işinize kaldığınız yerden devam edin.
    Bir görevi tamamladığınızda, çizelgenizde üzerine çizip sıradaki işe başlayabilirsiniz.
    4 Pomodoro seansı tamamladığınız zaman, 25-30 dakikalık uzun bir mola alabilirsiniz. Bu mola esnasında, çalışırken cevap veremediğiniz aramalara dönebilir, bir şeyler atıştırıp kahve içebilir ya da çalışma arkadaşlarınızla sohbet edebilirsiniz.
    Bir görevi bitirdiğinizde zamanlayıcı hala çalışıyorsa ve vaktiniz kalmışsa, kalan süre, yaptıklarınızın üzerinden tekrar geçmek, ufak düzeltmeler yapmak ve notlar almak için harika bir fırsattır.
    Elinizdeki iş, içinde bulunduğunuz Pomodoro seansının ilk 5 dakikasında bitmişse ve herhangi bir revizyona ihtiyaç duymuyorsanız, o iş aslında bir önceki seansta bitmiş demektir. İş için başlangıçta ön gördüğünüz bu seansı silebilirsiniz.
    Günün sonunda listenizi tekrar gözden geçirip notlar alabilirsiniz. Yapmanız gereken işler için ön gördüğünüz süre tahminleri gerçekçi miydi? Ne kadarını başarabildiniz? Hangi işleriniz sarktı ve neden plan dışına çıktınız? Bu gibi sorular, zaman yönetimi konusundaki eksiklerinizi daha net görmenizi ve bunları gidermek için gerekli adımları atabilmenizi sağlayacaktır.

TEKNİK SABOTAJCILARI: İSTENMEYEN BÖLÜNME VE KESİNTİLER
Az önce bahsettiğimiz birkaç temel kural çerçevesinde, mantığı ve uygulaması çok kolay gözükse de, Pomodoro Tekniği’ni kullanmaya başladığınızda, hiç hesapta olmayan bölünme ve kesintilerin ciddi bir problem olduğunu hemen fark edeceksiniz.

Temel olarak bunlar, iç ve dış kesintiler olarak ikiye ayrılır.

1.İç Kesintiler:
Çalıştığınız esnada, diyelim ki bir anda bir arkadaşınızı akşamki programınıza dair arayacağınıza söz verdiğinizi hatırladınız. Belki bir sonraki uzun molanızda yemek üzere pizza siparişi vermeniz gerekiyor. Ya da öğlene kadar muhasebeye ulaştırmanız gereken evrakları hala götürmediğinizi fark ettiniz.

Cirillo bu noktada şöyle bir tavsiye veriyor:
                “Çalışırken aklınıza gelen iş her neyse, durup kendinize sorun:
    Bu gerçekten acil mi?
    Mola verdiğim esnada yapmak üzere erteleyebilir miyim?”
    Bunu yarın halletmemde bir sakınca var mı?


Durumun önem ve aciliyetine göre, çalışmanıza devam edebilir ya da seansı sonlandırabilirsiniz. Ancak önemli olan, yapılacaklar listenize bu kesintileri mutlaka not almak. Böylece çalışmanız süresince sizi nelerin kesintiye uğrattığını net olarak görebilir ve bu bölünmelere müdahale etme şansını bulabilirsiniz.”

2.Dış Kesintiler:
Ne yazık ki çoğumuz, kapımızı kapatıp rahatça bir başımıza çalışabileceğimiz alanlara sahip değiliz. Ofisimizi ve çalışma ortamlarımızı başkalarıyla paylaşıyoruz. Bu durumda da, bölünme ve kesintiler elbette kaçınılmaz olabiliyor.

İş arkadaşınız, ortak çalıştığınız proje ile ilgili bir soru soruyor, eşiniz akşam yemeğinde ne yiyeceğinizi soran mesajına cevabınızı bekliyor, Genel Müdür sizi ofisine çağırıyor ya da iki gündür aramanıza dönüş yapmasını beklediğiniz müşteriniz arıyor.

İç kesintiler gibi dış kesintiler söz konusu olduğunda da, yapılması gereken şey aynı aslında. Durumun önem ve aciliyetini değerlendirerek, kesintilerden elimine edebileceğiniz kadarını edin. (Ve bunların hepsini de not almayı unutmayın!)

SONUÇ OLARAK POMODORO TEKNİĞİ
Hiçbir şeye zamanınızın yetmediğinden, herhangi bir işe tamamen odaklanıp onu vaktinde bitirmeyi beceremediğinizden ya da işlerin önceliği ve aciliyeti konusunda ciddi bir düzensizlik ve kafa karışıklığı yaşadığınızdan şikayetçiyseniz, onlarca zaman yönetimi tekniği içerisinde Pomodoro Tekniği, basit ama işlevsel yapısıyla size yardımcı olabilir.

Denemekte yarar var.

Önerilerine Ekle Beğendiğiniz blogları önerin, herkes okusun.

 
Tıklayın, siz de blog yazarı olun! Aklınızdan geçenleri paylaşın!
Facebook hesabınızla yorum yapın, daha çabuk onaylansın!
Toplam blog
: 38
Toplam yorum
: 20
Toplam mesaj
: 0
Ort. okunma sayısı
: 832
Kayıt tarihi
: 20.05.15
 
 

Bilkent Üniversitesi İşletme Bölümü mezunu. İzmirli. Kuşadası'nda yaşıyor. İnsan Kaynakları Müdür..

 
 
Yazarı paylaş
  • Tümünü göster