Proje yönetimini kolaylaştırın - 1

Zamanında ve bütçesinde biten ve bitmeyen bir çok proje yönettim. Çok genel olarak söylemek gerekirse birlikte çalıştığım arkadaşlar mutlu olduklarında ve kendilerini iyi bir şeyin parçası hissettiklerinde çok iyi işler çıkardıklarını gördüm.

Tecrübenin en önemli tanımı bence neyin işe yarayıp neyin yaramadığını göstermesidir. Yaşadıklarınız size iş bitirmek için basit ve kolay küçük ipuçları, kestirmeler ve yöntemler öğretiyor.

Projelerle geçirdiğiniz süre arttıkça onlara bakış açınızda değişir. Yani giderek daha basit ve yalın olarak görmeye başlarsınız. “Gerektiği kadar” tanımlama, planlama, kontrol vb. konusunda uzmanlaşır, size uygun proje yönetimi metodolojisini belirlersiniz.

Şimdi size vereceğim basit birkaç fikir ile projelerinizi çok daha basit ve hızlı bir şekilde yönetebilirsiniz;

Düşündüğünüz kadar zor ve karmaşık değildir.

Öncelikle proje yönetiminin düşündüğünüz kadar karmaşık olmadığını bilmelisiniz. Kalın kitaplar yada uzun sertifikasyon eğitimleri gözünüzü korkutmasın.

Öncelikle ne yapmak istediğinizi belirlemeli ve bunları aktiviteler haline gertirmelisiniz. Ayrıca bir proje yöneticisi olarak her işi sizin yapmanızın mümkün olmadığınıda bilmelisiniz. Siz işlerin doğru bir şekilde ve zamanında yapılmasından kendinizi sorumlu tutmalısınız. Bunu yapmak içinde ne tip araçlara ihtiyacınız olduğunu belirlemelisinizin. İyi bir plan, iyi bir ekip, iyi tahminler, iyi bir iletişim, bitiş zamanı, bütçe vb. Eğer tüm bu unsurlara bir arada bakabilirseniz işte o zaman büyük resmi görebilir ve yönetilebilir olduğunu anlarsınız.

Birçok proje yöneticisinin en büyük hatası işleri olduğundan daha karmaşık bir şekilde algılamak ve ona göre eyleme geçmektir. Böyle yapınca herkesin işini zorlaştırırlar.

Başlangıç

Eve sağ ayak ile girmek uğur getirir inancına paralel olarak projeyede doğru adımı atarak başlamak gerekir. Bu yüzden ilk iş projeyi çok iyi anlamaktır. Bu konuda yapabileceğiniz en iyi şey o konuda bir kontrol listesi hazırlamak ve ilgililerden tüm sorularınızın yanıtını almaktır

* Projenin hedefleri nelerdir?

* Paydaşlar kimlerdir?

* Bitiş tarihi belli midir?

* Bütçe?

* Kalite gereklilikleri?

* Riskler? Vb.

Bu liste her proje için değişecektir. Amaç olabildiğince her açıdan proje ile ilgili bilgileri tamamlamaktır. Ayrıca projede yer alan herrkesin kendisiniden ne beklendiğin i net olarak bilmesi çok önemlidir. Kişilerin olası beklenti ve öngörülerini projenin başlangıcında almakta fayda vardır. Bu konuda eksiklikler projelerin başladıktan sonra zarar görmelerine sebep olurlar.

İyi iletişim

Hedeflerin, gerekliliklerin ve kapsamın projenin başında iyice dokümante edildiğinden emin olun. Hazırladığınız tanımlama dokümanını ve planını proje süresince el kitabınız olarak yanınızda bulundurun. Bu dokümanı proje başlamadan önce herkes tarafından iyice okunduğundan emin olun. İnanın proje başarısını çok etkileyecek.