Resmi defterlerin ara ve kapanış tasdikleri

1- VERGİ USUL KANUNU AÇISINDAN 

A- VUK gereği tutulması zorunlu defterler 

Bilanço esasına göre tutulması zorunlu defterler; yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defteridir. (VUK madde 182) Sınai isletmeler ayrıca imalat defteri tutarlar. (VUK madde 197 ilâ 203) (İmalatçı isletmeler, sirkülerimizin III-b kısmında yapılan açıklamalara uymaları halinde, ayrıca bir imalat defteri tutmak zorunda değillerdir.) Damga vergisi kanunu gereği anonim sirketler damga vergisi tutmak zorundadır. 

B- Ara Tasdikleri 

Yukarıda sayılan defterlerden 2010 yılında kullanılan ancak kalan bos sayfaları 2011 yılında da kullanmak isteyenler, bu defterlerini 2011 yılı Ocak ayı sonuna kadar notere tasdik ettirmelidirler. (VUK madde 222) Ara tasdik aynı zamanda, yıl içinde defterlerin dolması halinde veya sair sebeple yeni defter kullanılması halinde de, yeni defter kullanılmaya baslamadan önce notere tasdik ettirilir. (VUK madde 221) 

C- Kapanıs tasdikleri 

VUK’nda yasal defterlerin kapanıs tasdiki konusunda herhangi bir düzenleme yapılmamıstır. 

(Ancak, gerek pratikte yerlesen genel uygulama gereği gerekse TTK açısından zor durumda kalmamak adına, yevmiye ve envanter defteri için TTK’nda yer alan süreler içinde kapanıs tasdikinin yapılması gerekir.) 

2- TÜRK TİCARET KANUNU AÇISINDAN 

A- TTK gereği tutulması zorunlu defterler 

TTK madde 66, 70, 71 ve 72 gereği sirketler, yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri ve karar defteri tutmak zorundadır. Bunlara ilaveten anonim sirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defteri (TTK madde 326), yönetim kurulu karar defteri (TTK madde 326) ve pay sahipleri defteri (TTK madde 326) ile nama yazılı tahvil çıkarılması halinde tahvil defteri (TTK madde 428) tutmaları zorunludur. 

B- Ara Tasdikleri 

Yukarıda sayılan defterlerden 2010 yılında kullanılan ancak kalan bos sayfaları 2011 yılında da kullanmak isteyenler, bu defterlerini 2011 yılı Ocak ayı sonuna kadar notere tasdik ettirmelidirler. (TTK madde 69) 

C- Kapanıs Tasdikleri 

2010 yılı yevmiye defterinin 2011 yılı Ocak ayı sonuna kadar, 2010 yılı envanter defterinin ise 2011 yılı Mart ayı sonuna kadar notere tasdik ettirilmesi gerekmektedir. (TTK madde 70 ve madde 72) 

3- ÖZELLİK ARZ EDEN BAZI KONULAR: 

A) Damga vergisi defteri: 

Damga vergisi defteri tutma zorunluluğu (ticaret sirketleri ve tüccarlar açısından) sadece anonim sirketler için söz konusudur. (DVK genel tebliğlerine göre diğer mükellefler ise, ihtiyari olarak damga vergisi defteri tutmayı ve dolayısıyla, damga vergisi ödemelerini makbuz karsılığı ve istihkaktan kesinti suretiyle yapmayı ve damga vergisi beyannamesi vermeyi tercih edebilirler.) 

B) İmalat defteri: 

Sınai (imalatçı) isletmeler, maliyet muhasebesi kayıtlarını tekdüzen hesap planında yer alan 7/A seçeneğine göre yapmaları ve ayrıca VUK’nun 197 ilâ 203. maddeleri arasında yer verilen miktar ve tutar temelli bilgileri de raporlamaları halinde (miktar-tutar dengesi ve randıman analizi raporları) ayrıca imalat defteri tutmak ve tasdik ettirmek zorunda değillerdir. 246 seri no.lı VUK Genel Tebliğinde de konu hakkında açıklamalar yapılmıstır. 

Gerek ticari mal alım satımı ile uğrasan isletmeler gerekse imalatçı isletmeler, kaydi envanterlerini detaylı bir sekilde olusturmak; miktar ve tutar temelli raporlamalarını (muhasebe kayıtları ile uyumlu olarak) hazırlayarak envanter defterlerine kaydetmek ya da ayrıca saklamak zorundadırlar. 

İmalat islemlerinin sadece 7/A seçeneğine göre takip edilmesi isletmelerin miktar dengesi temelli raporlama yapmaları zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır. İsletmeler her hesap dönemi için hammadde, yarı mamul ve mamul miktar – tutar dengesi çalısmalarını yapmalı ve bu tablolar arasındaki iliskiyi açıklayan üretim reçetelerini detaylı bir sekilde olusturarak muhafaza etmek ve incelemeye yetkili kisilere istenmesi halinde ibraz etmek zorundadırlar. 

C) Defterlerin A-4 kağıdına yazdırılması 

Resmi defterlerin A-4 kağıdına yazdırılması mümkündür. Bu durumda kullanılacak A-4 kağıtlarının notere tasdik ettirilmesi gerekmektedir. 

Ç) Tasdik ettirilecek defter sayfalarında ihtiyatlı olunması 

Uygulamada sıklıkla karsılasılan bir sorunda, yılsonuna gelindiğinde tasdik ettirilen defterlerin sayfa sayılarının yetersiz kalmasıdır. Mükelleflerin, yıllık is hacimlerini ve geçmis yıllarda kullanılan defter sayfa sayılarını esas alarak bir miktar fazla sayfa tasdik ettirmeleri, yılsonunda karsılasılacak ve birçok usul sorununa yol açacak problemleri engelleyecektir. 

D) Bilgisayar ortamında islenen kayıtların resmi defterlere yazdırılması 

VUK’na göre, evrakların en geç 10 gün içinde muhasebe kayıtlarına alınması ve bilgisayar ortamında islenen ve çıktıları alınarak yetkililerce onaylanan muhasebe kayıtlarının, resmi defterlere en geç 45 gün içinde yazdırılması zorunludur. 

E) Özel hesap döneminde tasdik zamanları 

Özel hesap dönemi olan mükellefler resmi defterlerinin; 

· Açılıs tasdiklerini, içinde bulundukları hesap döneminin son ayında,  

· Ara tasdiklerini bir sonraki hesap döneminin ilk ayı içinde,  

· Yevmiye defterlerinin kapanıs tasdikini bir sonraki hesap dönemimim ilk ayı içinde ve 

· Envanter defterlerinin kapanıs tasdikini ise bir sonraki hesap döneminin üçüncü ayı sonuna kadar yaptırmalıdırlar. 

F) Sermaye sirketlerinin karar defterlerinde ara tasdik 

Karar defterlerine ara tasdik yapılması zorunlu değildir. 

G) KDV indirimi açısından resmi defterler 

KDV kanunu gereği, ancak kanuni defterlere kaydedilen KDV indirim konusu yapılabilir. 

Kanuni defterlere kayıttan anlasılması gereken; gerekli tasdikleri usulüne uygun olarak yapılmıs olan resmi defterlere, VUK’nda yer alan yasal süreler içinde alıs belgelerinin kaydedilmesi (yazdırılması) islemidir. 

Ğ) Kapanıs tasdikinin önemi 

VUK’nda kapanıs tasdikine yer verilmemistir. Ancak, TTK gereği, doğacak bir uyusmazlıkta kapanıs tasdiki yapılmamıs defterlerdeki bilgiler tacirin lehine delil teskil edemez. 

H) Kapanıs tasdiki sonrası yasal defterlere kayıt yapılması 

Yevmiye defteri için Ocak ayı içerisinde, envanter defteri için ise Mart ayı içerisinde kapanıs tasdiki yaptırılması zorunludur. (Özel hesap dönemine tabi olanlar ise yukarıda ilgili bölümde açıklandığı sekilde kendi özel sürelerine göre kapanıs tasdiklerini yaptırmak zorundadırlar.) 

Ancak, bu zorunluluk TTK açısından söz konusu olup, VUK açısından böyle bir zorunluluk yoktur. Kapanıs tasdiki, faaliyet konusu ticari islemlerin ve buna iliskin kayıtların sona erdiğini ifade etmektedir. Ancak, kapanıs tasdiki, tasdik tarihinden sonra, dönem sonu islemlerinin yapılmasına veya hesap mutabakatlarına göre hesaplarda düzeltme yapılmasına engel değildir. 

KAYNAKLAR : 

[1] DOĞRUSÖZ ''Defter Tasdikleri'' Referans Gazetesi 07122009 

[2] ERCAN Yıldırım ''Kapanış Tasdiki ve Defter-i Kebirin Noter Tasdiki'' http://www.huseyinust.com/kapanis-tasdik...21729.html 

[3] Vergi Usul Kanunu Ticari Defterler 

[4] Türk Ticaret Kanunu 

[5] ERCAN Yıldırım ''Resmi defterlerin açılış, ara ve kapanış tastikleri özelllikli durumları'' 11122009 http://www.huseyinust.com/Thread-RESMI-DEFTERLERIN-ACILIS-ARA-VE-KAPANIS-TASDIKLERI 

Saygılarımla 

Yıldırım ERCAN