Toplantı Yapmak Üzerine

Birden çok sayıda kişinin belli bir amaçla bir araya gelmesi olarak bilinen toplantılar, iş hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Bir işin yapılması, bir kararın alınması için sık başvurulan yollardan birisi de toplantı yapmaktır. Kurumun işleyişi ya da düzenlenmesi ile ilgili olarak kurum yetkililerinin bir araya gelmesi, fikir alışverişinde bulunmaları ve sorunların tartışılarak çözüme kavuşturulması çok önemlidir.

Gerektirdiği sıklıkta ve önemde yapılan toplantılar amaca hizmet eder. Çoğu zaman toplantı yapmak amaç haline gelir. Böyle olunca da hizmetin iyi yapılması, sorunun çözülmesine yardımcı olunması gereken toplantılar bizzat sorun olmaya başlar. Özellikle kamuda merkez bürokrasinde yapılan toplantının sürekliliği asil işin yapılmasına fırsat vermez. Yöneticiler, “toplantım var” sözünü sık kullanarak hem işlerinin yoğunluğunu göstermek ister hem de istenmeyen ziyaretçilerin görüşme talepleri reddedilir.

Kamuda bireysel sorumluluk alma yeteneğinin geliştirilememesi, girişim yeteneğinin sınırlandırılması, özgüven azlığı gibi nedenler, gereğinden fazla toplantı yapılmasına yol açmaktadır.

Genellikle katılımcıların çoğu toplantıya hazırlıksız gelir, konuşmalardan konu çıkararak “laf olsun torba dolsun” misali, “ben bu konuyu zaten önceden biliyordum” diye konuşur. Bazıları ben de buradayım demek için gerekli gereksiz konuya girer. Bazıları ise, sessizce durur toplantının bir an önce bitmesini bekler. Bu tür toplantılar, “Beyin fırtınası” etkisi yaratmaz. Toplantı sonucu hazırlanan, çok çalışıldığını gösteren tutanak, oradaki bir iki kişinin yönlendirmesiyle şekillenir. Diğerleri de imza atar, ya da sadece toplantıya katılanlarım isim ve kurumları, unvanları, mailleri, telefonlarını tespit eden bir çizelgeye imza atılır.

Aslında toplantılar, katılanların birbirlerini daha iyi tanıma fırsatını sunar. İyi toplantılar Kurumda aidiyet, birliktelik duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden üretilmesini sağlar. Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları ve değişik önerileri, en iyi ve yaratıcı çözümün bulunmasını kolaylaştırır.

Yöneticilerin bir kısmında ise toplantı sendromu rahatsızlığı vardır. Bunlar orta kademe yöneticileri ve çalışanları bir araya toplayıp, kendilerinin ne kadar akıllı ve iyi bir yönetici olduğunu göstermeyi sever. Bu tür tek adamlı “Show” toplantılarında genellikle çözüm üretilmez. Gerilimli toplantılarda ise kendini incinmiş hissedenler, intikam almak için bir sonraki toplantıyı bekler. Bu tür toplantılar yeni sorunlar, hizipler, klikler, gruplaşmalar doğurur. İkide bir toplantı düzenlendiğinde ise alınan kararları uygulamaya neredeyse zaman kalmaz.

Yapılması gerekenler ise; Kamu bürokrasisinde kesinlikle ehliyet, liyakat sistemi oturmalı, makamlar bir talih kuşu gibi birilerinin başına konmamalıdır. Toplantı sonucu alınan kararlar uygulamaya yansımalı ve takip edilmelidir. Ucu açık zamana yayılan toplantılarda amaca hizmet etmeyen birçok gereksiz konuşmalar yapılmakta, toplantı şirazesinden çıkarak geyik muhabbetine ya da şamataya dönüşmektedir.

Toplantı ruhunu ve amacını kaybetmemelidir. Toplantılar belirlenen zamanda başlamalı ve bitmelidir.

Sonuç olarak; toplantılar amacına uygun olarak yapılması halinde önemlidir, gereklidir. Yeter ki doğru kararlar alınsın ve uygulamaya dönüşsün. Toplantı için gündem iki gün önceden bildirilmeli, toplantı nezaketine herkes uymalı, herkes aynı anda değil aynı dili konuşmalı, geleceğe yönelmeli, toplantının sayısal ölçüleri dikkate alınmalıdır. Toplantıda kişiler değil öneriler tartışılmalı, yapılan toplantı işin parçası olmalı, toplantılar demokratik yönetilmeli, toplantı süresi en fazla 90 dk. olmalıdır.

Ülkemizdeki bürokrasiyi tam olarak yansıtan; bürokrasideki uzun zaman kaybını, boş yazışmaları, gerçekleşmeyen icraatları hicveden Arapça şu tekerleme ilginçtir;

1-Daima intikal,

2-Lağven tensik, (dağıtıcı düzenleme)

3-Yevmül brifing (Günlük bilgilendirme),

4-Mebzulen tahrirat (Lüzumsuz yazışmalar),

5-Külliyen talimat, (tümüyle talimat)

6-Harfiyen itaat, (eksiksiz itaat)

8-Herdem mazeret, (Daima mazaret)

9-Mafiş icraat, (sıfır icraat)

10-Nihayetinde ikram mutluluğu ! (Bu maddeyi ben ekledim)

Almanların “Bir Türk bir işi bir saatte yapıyorsa aynı işi iki Türk aynı işi iki saatte yapar. Aynı işi üç Türk hiç yapamaz.” sözü anlamlıdır. Zira biz Türkler işe Almanlar gibi başlar, Türkler gibi bitirmeyiz.

Nizamettin BİBER