Toplantıyı Yönetmek-2

Toplantıda Geri Çekilmek
1-Konuşmayı reddetme,
2-Masadan uzağa oturmak,
3-Masanın altına ya da yere bakmak. Bakışlarını kaçırmak,
4-Israrla saçma sapan sözler söyleme,
5-Başkalarının fikrine karşı sürekli tepki vermek,
6-Grup içinde destek aramak.

Toplantıda Verim ve Dengeyi korumak
1-İş hedeflerini belirginleştirmek,
2-Katılımcıları katkılarından ötürü kutlamak, teşekkür etmek,
3-Fikirlere farklı bakış açılardan bakmalarını sağlamak,
4-Somut söylemlerde uygunluk ve kanıt aramak,
5-Toplantının amacına uygun işbirliği yapmalarını istemek,
6-Grubu tehdit eden yıkıcı fikirlere karşı mücadele etmek,
7-İnsanlara sorumluluk vermek, güvenmek,
8-Dürüstlük ilkesine uymak, uymalarını söylemek,
9-Gruba toplantının amaç ve hedeflerini söylemek,
10-Yapılanların, söylenenlerin geçmişi değil geleceği planlamasını sağlamak,
11-Grubun başarılarını vurgulamak,
12-Bireysel sohbet ve dedikoduları sınırlamak.

Gündem Belirlemek
Gündemi denetim altında tutan, toplantıyı da denetim altında tutar. Eğer gündem herkese ait, herkesi ilgilendirmiyorsa, toplantı amacından sapar. Sonuç karışıklık, hayal kırıklığı ve başarısızlık olur. Siz önce gündemi birlikte düzenleyin, sonra toplantı kendiliğinde düzenlenir.
Gündemin içeriği;
Toplantının başlığı,
Tarih, zaman ve yeri,
Gelemeyenlerin özrü,
Önceki toplantının notları,
Önceki toplantıda alınan karar ve ortaya çıkan konular,
Önceki toplantıdan bu toplantıya görüşülmek üzere kalan konular,
Tartışılıp görüşülmesi gereken diğer konular,
Konuya ait teklifler, lehte ve aleyhte konuşmalar,
Alt komiteden veya ilgili komisyonlardan alınan bilgi ve raporlar,
Katılımcılardan konuk konuşmacıların sözleri
Bir sonraki toplantıyı planlama,
Dilek ve temenniler.
İyi bir gündem için gereksiz maddelerç ıkartılır, benzer konular birleştirilir. Her başlık bir maddede ele alınıp karara bağlanmalıdır. Her madde ile ilgili görüşmeler belli süreler verilmeli ve her madde için en az bir lehte ve aleyhte konuşmacı belirlenmelidir. Katılımcılara not almaları için ajanda ve kağıt bulundurmalarını söylemek.