Mlliyet Milliyet Blog Milliyet Blog
 
Facebook Connect
Blog Kategorileri
 

20 Eylül '07

 
Kategori
İnsan Kaynakları
Okunma Sayısı
24852
 

Yazışma ve dosyalama sistemi

Yazışma ve dosyalama sistemi
 

Muammer MURAT e-kitapları serisi–2

ŞİRKETLER İÇİN YAZIŞMA VE DOSYALAMA SİSTEMİ

© Bu kitabın bütün hakları Muammer Murat’a aittir. Yazar ismi zikredilmek kaydıyla kısmen iktisap edilebilir. Tamamının yayını, çoğaltılması veya kopyalanması için yazardan izin alınması gerekir.

1. Baskı Mart 2003/İstanbul

2. Baskı Ekim 2005/İstanbul

3. Baskı Ağustos 2007/e-kitap

Başarı sistemli çalışmayla ulaşılan neticedir, tesadüfen elde edilen sonuç değildir.

Muammer Murat


KURUMSAL ŞİRKETLER İÇİN YAZIŞMA VE DOSYALAMA SİSTEMİ

Yazılı iletişimin geliştirilmesi ve daha etkili hale getirilmesi için sistemli bir yazışma ve dosyalama şeklini örnekleriyle açıklar.

Bu kitabı,

Yazışma ve dosyalama sistemiyle ilgili

Hazırladığım yönetmelik ve genelgelerden

Sonra kitaplaştırmam için bana cesaret veren

İş arkadaşlarıma ithaf ediyorum.


Evde zaman ayırarak yaptığım çalışmalara

Sabır ve anlayış gösteren sevgili aileme de

Teşekkürlerimi iletiyorum.

KURUMSAL ŞİRKETLER İÇİN

YAZIŞMA VE DOSYALAMA SİSTEMİ


İÇİNDEKİLER


10.12.04

GİRİŞ_ 8

1. BÖLÜM_ 9

İş Yazıları 9

1. Yazıların Genel Kuralları 9

a. Yazıda İçerik 10

1) Okunaklı olmalı: 10

2) Açık ve net ifadeler kullanılmalı: 10

3) Sade ve ahenkli olmalı: 10

4) Yazı tam olmalı: 10

5) Yazı kısa olmalı: 10

6) Yazıda imla düzgünlüğü olmalı: 11

7) Uygun üslup kullanılmalı: 11

8) Olumlu dil kullanılmalı: 12

9) Yazının ekleri tam ve okunaklı olmalı: 12

b. Yazıda Şekil: 12

c. Yazıda Biçim_ 13

1) Antet: 13

2) Sayı: 13

3) Tarih: 13

4) Konu: 14

5) Adres: 14

6) İlgi: 14

7) Metin: 15

8) Arz-rica: 15

9) İmza: 15

10) Parafe: 17

11) Ekler: 17

12) Dağıtım: 18

13) Diğer hususlar: 18

2. Yazının Hazırlanması 19

a. Ortam: 19

b. Plan: 19

c. Empati: 19

d. Yazı bütünlüğü: 19

e. Görünüm güzelliği: 20

3. Yazışma Türleri 20

a. İşletme Yazıları 20

1) İç yazışmalar 20

a) Merkez-şube veya bürolar arası yazılar: 21

b) Departmanlar arası yazılar: 21

2) Dış yazışmalar 22

a) Resmi yazılar 22

b) Yurt içi iş yazıları 22

c) Yurt dışı iş yazıları 22

d) Sosyal yazılar 22

3) Rapor: 23

4) Talimat-Genelge: 24

5) Dilekçeler 25

b. Özel Yazılar 25

4. Evrakın Gönderilmesi ve Gelenin Alınması 26

a. Evrakı Gönderme 26

1) Giden evrak defteri: 27

2) Zimmet defteri: 27

3) Zarflama: 28

4) Posta işlemi: 28

b. Evrakı Alma 29

1) Gelen evrak defteri: 31

2) Evrakın sevki 31

3) Yanlış sevkle gelen evrak 31

5. Yazı Üslupları 31

II. BÖLÜM_ 33

Yazıların Dosyalanması 33

1. Dosya planı tasnifi: 33

a. Dosya konularının tespiti: 33

b. Tasnif ve ayrıştırma: 33

c. Numaralama: 34

d. Dosya Planı: 34

e. Gereksiz dosyalamanın önlenmesi: 34

f. Güncelleme ve ayıklama: 34

g. Evrakı ödünç verme: 34

h. Yanlış dosyalama: 35

i. Dosyaların korunması: 35

2. Başarılı dosyalama sisteminin özellikleri: 35

3. Başlıca desimal sistemleri 36

a. Alfabetik: 36

b. Kronolojik (Tarih sırası): 36

c. Bölgesel: 37

d. Nümerik: 37

4. Yazışmaların kontrol altına alınması 39

III. BÖLÜM_ 41

Dosya Desimal Sistemi (ÖRNEK) 41

IV. BÖLÜM_ 46

Yazıların Arşivlenmesi 46

1. Arşiv ve gerekliliği: 46

2. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme: 46

3. Arşivin yeri ve özellikleri: 46

4. Dosyaların ayıklanması ve arşiv için tasnif: 46

5. Dosyaların yerleştirilmesi: 47

6. Saklama Süresi: 47

7. Arşivin Ayıklanması: 47

8. Usule Uygun İmha İşlemleri: 47

V. BÖLÜM_ 49

Diğer İletişim Kuralları 49

1. Telefon Görüşmesi: 49

a. Telefonla arandığınızda: 49

1) Telefon çaldığında: 49

2) Konuşmaya başlama: 49

3) Ses tonu ve ifade: 49

4) İlgiyi devam ettirme: 49

5) Yönlendirme: 49

6) Bekletme: 50

7) Olumsuz tavırlar: 50

8) Mesaj alma: 50

9) Kapanış: 50

b. Telefon görüşmesinde öneriler: 50

2. Toplantı 51

a. Kurul toplantısı: 51

b. Heyet toplantısı: 51

c. Emir toplantısı: 51

d. İstişare toplantısı: 51

e. Pazarlık toplantısı: 51

f. Çalışanlara bilgi aktarılan toplantı: 51

3. Toplantı yaparken dikkat edilecek hususlar 52

4. Toplantıları daha yararlı hale getirecek kurallar: 52

Ekler 54

GİRİŞ

Günümüzde iletişim iş hayatının çok önemli unsuru haline gelmiştir. Formlar, yazılar, dilekçeler, bildiriler, talimatlar, tutanaklar, raporlar vs. artık her iş ve işlemler için bir yazı istenir duruma gelinmiştir. Gerçi özellikle internet teknolojisinin hızlı gelişmesi kurum içi olduğu kadar kurumlar arası evrak iletişimini de kâğıt yerine bilgisayar ortamından yapma kolaylığı getirmiştir. Buna rağmen bir şeylerin yazılmasına veya bazı formların doldurulmasına olan ihtiyaç bitmemiştir.

İşletmelerde iç ve dış yazışmaların standart bir formatının belirlenmesi ve kullanılması için “İş Yazıları ve Dosyalama” sistemi kılavuzu hazırlanmıştır.

Bu kılavuzda özellikle şu hususlar açıklanmış ve standartlar geliştirilmiştir:

§ Yazışma teknikleri

§ Yazı türleri ve uygun yazı üslupları

§ Desimal kodları ve dosyalama teknikleri

§ Arşiv sistemi

§ Diğer iletişim yolları için öneriler.

Hazırlanan bir yazının ilgili yere gönderilmesiyle beraber tekrar bulunmak üzere dosyalanması ve uzun süre saklanacak evrakların düzgün arşivlenmesi o yazının anlaşılırlığı kadar önemlidir. Bunun tek yolu ise desimal kodlarıyla hazırlanması ve dosyalanmasıdır.

Yazışmaların çok önemli diğer bir özelliği de yazı ekinde gönderilen belge ve dokümanların eksiksiz olmasıdır. Bu da; ifadesi sade ve düzgün olan yazımızın aynı zamanda tüm istekleri karşılayan eklere sahip olması demektir. Zira yazıda bahsi geçen eklerin bulunmaması ihtiyaç olan liste, doküman veya bir belgenin eksik gönderilmesi özenle hazırlanan yazının yinede beklenen ihtiyacı karşılamaması demektir.

Kurumumuzun önemli bir yazışma unsuru olan raporlar gerçek faydayı sağlayamayacak karmaşıklığa sahiptir Bunun önlenmesi için tüm yazışmalar ve hazırlanan raporlar belirli kurallara göre yapılmalıdır.

Bir konunun derli toplu, sade ve anlaşılır olarak hazırlanması ve mümkün olduğunca kısa olarak yazıya dökülmesi işletmeler için hazineler kadar önemlidir. O nedenle yazı bir yazar edasıyla kaleme alınıp okuyana ulaştırılmalıdır ki, istenen en güzel neticeler alınabilsin.

Bu kılavuzun her işyerinde bulunması yazışma ve dosyalama standartlarına uyulması ile kurumsal işletme başarısında önemli atılması sağlanacaktır.

Başarılı iş hayatı dileklerimle.

Haziran 2007

Muammer MURAT

1. BÖLÜM
İş Yazıları
Yönetimin doğru ve hızlı kararlar alabilmesi doğru, hızlı, etkili, asgari standartları olan bir iletişim düzeyiyle doğrudan bağlantılıdır. Yönetimin isabetli kararlar alması ise işletmenin mükemmel gelişmesi ve büyümesi için son derece önemlidir. İletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, bürokrasiye boğulmadan yürümesi; zaman ve ekonomik tasarruf sağlayacak sistemli ve sade bir yazışma kuralıyla mümkündür.

Kurum yöneticilerinin hızlı ve doğru bilgilendirilmesi, iç ve dış yazışmalarda bir standart sağlanabilmesi amacıyla bu rehber hazırlanmıştır.

Yazışmanın temeli evraktır.

Evrak: İfa edilen bir hizmete ilişkin yapılan haberleşme esnasında bir düşünceyi ifade amacıyla hazırlanan her türlü yazılmış, basılmış, form ve belgelerin tümüdür.

Doküman: Bu bilgilendirme araçları yanında kullanılan, film, kaset, cd, resim, grafik vs. ninde içinde olduğu malzemelerin tümüdür.

Yazışma dediğimizde öncelikle bir işletmenin gerekleri açısından yazıyı ele almaktayız.

İşletmeler açısından yazışmalar ikiye ayrılır: İç (dahili) yazışmalar, dış (harici) yazışmalar.

İç yazışmalar: İşletmenin faaliyetini yürütmek için personeline, şube veya merkezine, bağlı ortaklık veya iştiraklerine veya işletme içindeki departmanların, servislerin, atölyelerin vs. birbirlerine bilgi iletmek, müsaade almak ve/veya olur vermek için iş veya personel yönelimli yazılardır. Bu tür yazılara iç yazışmalar denir. (Örnek: 1)

İç yazışmaları dâhili yazışmalar olarak da isimlendirebiliriz.

İç yazışmalar, yukarıda belirtilen ve işletme faaliyetleri ile doğrudan alakalı olduğu zaman yazışma ismini alır. Personelden işletme yönetimine karşı bir talep, durum arzı, şikâyet, yanlışlık ve eksikliğin düzeltilmesi veya yıllık izin, avans, ücret artışı, görev değişikliği gibi bir talebin yazılı bildirilmesine ise dilekçe denir. (Örnek: 2)

Uzak adresten (bölge müdürlüğü, şube veya bürolar) merkez yönetimine yazılan dilekçelerde şubenin adres ve ilinin belirtilmesi gereklidir. (Örnek: 3)

Dış Yazışmalar: İşletmenin faaliyet alanı içinde kendi işletmesi ve bağlıları dışında kalan yerlerle yaptığı yazışmalardır. Resmi kurumlar, tedarikçiler, müşteriler, yurt dışı iş ilişkileri için yazılan yazılar bu kapsamdadır. Aynı zamanda kurum adına yazılan sosyal yazılarda dış yazılardır. Evlilik, doğum günü, terfi vs. için yazılan Tebrik, teşekkür yazıları veya ölüm, yaralanma, hastalık sonrasında gönderilen geçmiş olsun yazıları kişisel olmayıp kurum adına yapıldıkça dış yazılardır.


İşletmelerde yapılan yazışmaların tümünde aşağıda belirtilen tüm kurallar dikkate alınmalıdır.

1. Yazıların Genel Kuralları

Yazılarda bulunması gereken unsurlar; içerik, şekil ve biçim olarak üç grupta toplanır.

a. Yazıda İçerik
1) Okunaklı olmalı:
Artık bilgisayarların kullanıldığı günümüzde bu husus önemini yitirmiş görünse de, hala pek çok yerde el yazısıyla doldurulacak belgeler bulunmaktadır. Şirketlerin kullandığı İş Başvuru Formu da bunlardan biridir.

2) Açık ve net ifadeler kullanılmalı:
Okuyanın rahatça anlayacağı şekilde açık, net ve yanlış anlamayı önleyecek şekilde kesin ifadeler kullanılmalıdır. Ne anlatılmak isteniyorsa okuyan muhatabın aynen onu anlaması sağlanmalıdır. “Ne demek istediğimi anlamıştır” tarzındaki ifadeler karşı tarafta sizin yazarken düşündüklerinizi aynen çağrıştırmayacağından bundan kaçınılmalıdır.

Gereksiz yabancı kelime kullanımından ve farklı manaya da gelecek cümle yapısından kaçınılmalıdır. Dikkatle planlanmış bir yazı yanlış anlamayı önlediği gibi okuma zevki verir. İletişim, “sizin ifade etmek istedikleriniz değil, karşınızdakinin anladıklarıdır” tanımı geçerliliğini korumaktadır.

Hele bilerek kapalı bir üslupla yazı kaleme almak muhatabın anlamakta zorlanmasından başka işe yaramayacağından bu tarz yazılar kaleme alınmamalıdır. Bu durumda ya yeniden açıklama istenecek veya hiçbir işlem yapılmadan beklemeye alınacaktır. Çok kere, yazıyı göndereyim zaten açıklama isteyecektir, ben bizzat gidip açıklarım diye düşünülürse de işlerin yoğunluğundan ve yazının tam anlaşılmamasından dolayı beklentinizin günlerce dikkate alınmamasına ve hatta işin aksamasına neden olabilirsiniz.

3) Sade ve ahenkli olmalı:
Yazıda gereksiz övgülere, süslemelere girilmemeli, her paragrafta tekrarlar, kabul edilmemiş kısaltmalar yazının sıkıcı ve anlaşılmaz olmasına yol açmaktadır. Kelimeler anlam ve ifade yönüyle birbirlerini mantıkî sıra ile takip etmelidir.

Aklıma gelmişken, bir de şu konuyu hatırlatmalıyım.., daha öncede şu hadise yaşanmıştı vs. şeklinde sürekli başka olay ve işlemlere atıfta bulunulması o yazıda anlatılacak konunun ahengini bozacak ve sıradanlaştıracaktır.

4) Yazı tam olmalı:
Yazı açık, sade ve kısa olmakla beraber anlatılması gereken konuyu tam olarak ifade etmelidir.

Ne yazık ki, birçok yazıda önceden konuşulan şeyler tamamen biliniyormuş, unutma ve yanlış anlama durumu yokmuş gibi çok yüzeysel ve nasıl olsa muhatap anlar düşüncesiyle çok kısa ve basit cümlelerle yazılır.

İlk görüşmeden sonra konu ve gündemde değişiklikler olabileceğinden nasıl olsa bilinen bir konu denilerek konuyu tam anlatmaktan kaçınmayınız. Hele yazı ile yapılan görüşme üzerinden belirli bir süre geçti ise yapılacak o işlemin çözümsüz ve cevapsız kalmaması veya en az birer yazışma daha yapılmaması için konuyu tam ve bütünlük içinde ele alıp yazıya aktarınız.

5) Yazı kısa olmalı:
Kısa yazı demek özet çıkarmak değildir. Ancak yapılan araştırmalarda gözlenen sonuca göre, 2 sayfayı geçen yazıların % 75’i üst yöneticiler tarafından dikkatli okunmamaktadır. Çok önem arz eden durum raporları ayrıdır.

Tam, açık, net, ahenkli ve sade hazırlanmış bir yazıda gereksiz tüm ayrıntı, tekrar ve süslü ifadeler atılınca kısa metin ortaya çıkar. Yazıda kısa cümle grupları kullanmayı tek cümlelik uzun paragraflara tercih ediniz.

Bir yazının tam anlaşılır ve kısa olmasının uygulamadaki güçlüğü yazışma işlemini yürüten servisin veya ilgili sekreterin ne denli önemli olduğunu göstermektedir. Ancak önemli yazı ve belgeler ilgili amir tarafından müsvedde hazırlanarak sekretere yazdırılmalıdır. Çünkü yazıda uzun hikâyeler ve peşi peşine örnekler vererek açıklama yapmak oldukça sıkıcı olduğu gibi, konunun bir bütün olarak anlaşılmasını da güçleştirecektir.

Tam, kısa ve açık yazılar günün her saatinde aynı manayı vermeli ve hatta 6 ay sonra dosyadan çıkarılıp okunduğunda yine aynı açık ve sade mana anlaşılmalıdır.

6) Yazıda imla düzgünlüğü olmalı:
Tüm dünya dillerinde imla (gramer) yazı dilinin temeli olarak kabul edilmiştir. Konuşma esnasında imla kurallarına harfiyen uymanız beklenmez, devrik cümlelerinize dahi dikkat edilmez ve birçok dil sürçmenizi jest ve mimikleriniz örter, ancak yazıda görülen imla hataları anlamayı güçleştirip manayı bozacağı gibi yazanı komik durumlara da düşürebilir.

Büyük harf kullanımı, isimlerin düzgün yazılması, noktalama işaretleri veya uzun cümlelerden kaçınılması bunların başlıcalarıdır. Hele yazılarda gereksiz yere yabancı sözcükler kullanılması okuyucuyu yoracağı gibi anlam bütünlüğünü de bozacağından bunlara dikkat edilmelidir. Teknik veriler içeren yazı ve raporlarda ise bu durum kaçınılmaz ve hatta zorunlu olduğundan bu tür yazılarda yine muhatabın bildiği teknik ifadeler kullanılır.

Noktalama hataları bazen cümlenin tam tersi bir mananın anlaşılmasına da yol açabilir ki buna oldukça dikkat edilmelidir.

Yine yazılarda vurgu gereken cümlelerin altı çizilerek veya koyu yazı stili seçilerek veya “tırnak” içine alarak belirli hale getirilebilir ki oldukça faydalı ve anlamayı da kolaylaştırmaktadır. Bu türden yapılan vurgu ve işaretlemeler daha sonra yazıyı başkasına özetlerken hemen hatırlama noktalarına bakılmasını da sağlayan önemli ayrıntıdır.

Paragraflar bir birini izleyen fikir sıralaması sunmalıdır. Sürekli olarak; “az önce dediğimiz gibi” veya “önceki sayfada açıklandığı üzere” atıfları yapan cümlelerden ve tekrardan kaçınılmalıdır.

Yazı karmaşık ve yorucu anlatımlar yerine, toplumca kabul edilen, kullanılan, yaşayan sözcüklerden oluşan sade bir anlatıma sahip olmalıdır. Yazıda sürekli parantez içi açıklamalar yapılması veya kullanılan kelimenin toplumca bilinen manasının dışında kullanılması konu bütünlüğü ve anlaşılırlığına en büyük engeldir.

Yazıyı meydana getiren metin; “giriş”, “gelişme”, “sonuç” bölümlerine sahip olduğu gibi yazıda kullanılan her paragraf bir ana fikri açıklamalıdır.

7) Uygun üslup kullanılmalı:
Yazı, yazıldığı makama, özgü bir üslup taşır. Diplomatik yazılar, özel ve samimi yazılar veya sosyal içerikli yazıların farklı üslupları vardır. Zaten iletişim; düşünmek, çaba sarf etmek ve anlamaktır.

Yazı; emir, rica, rapor, tartışma, bilgilendirme, brifing, bilgi arzı, tanıtım, seminer, konferans, panel notu vs. ne olursa olsun en önemli husus saygılı dil kullanma kuralıdır.

Ticari bir yazı üslubuyla kamu kurumlarına yazı yazılamayacağı gibi, taziye yazısı gibi üzüntü ve acı kaybı hatırlatan bir yazı üslubuyla satış teklifi verilemez.

Yazıda muhatabın kültür seviyesi, unvan ve konumu dikkate alınarak üslup seçilmelidir. En geçerli metot okuyucunun tüm özelliklerinin dikkate alınması, empati ile yani ilgili şahıs eline alıp okumaya başlamış gibi düşünerek yazmaktır. Yazıda üslup önemli olduğundan bu husus ileriki bölümlerde ayrıca ele alınmıştır.


Kitabın tamamı www.muammermurat.com adresinde yayınlanmıştır.

Önerilerine Ekle Beğendiğiniz blogları önerin, herkes okusun.

 
Tıklayın, siz de blog yazarı olun! Aklınızdan geçenleri paylaşın!
 
 

merhaba yazışma ve dosyalama sistemi ile ilgili kitabınızı asli_ckmkll@hotmail.com adresime gönderebilirmisiniz.

ASLI ÇAKMAKLI 
 14.10.2011 11:38
Cevap :
aslı hanım mail adresinize e-kitabımı gönderiyorum. tüm çalışmalarınızda kaynak gösterilerek kullanabilirsiniz. yazılı basım yapılmamasını rica ederim.  17.10.2011 12:34
 

sizden ricam kitabı korkmazazad@gmail.com adresine gönderirseniz minnettar kalıcam lütfen

shanday korkmaz 
 10.06.2011 16:30
Cevap :
Sayın korkmaz yazışma ve dosyalama üzerine yayınlanmış kitap ülkemizde az bulunduğundan bu kitabı oldukça fazla taliplisi istedi. sizlerden de dua talebimle e-kitap olap eseri size gönderiyorum. her türlü kullanımda kaynak göstermenizi rica edeceğim.  13.06.2011 13:54
 

GÖNDERECEĞİNİZ ÇALIŞMANIZI KENDİ BİLGİ SEVİYEMİ YÜKSELTMEK İÇİN KULLANACAĞIM. KONUYA AŞIRI BİR MERAKIM VAR. HATTA KENDİME BİR DOKÜMAN YÖNETM SİSTEMİ DAHİ KURDUM. SİZE ŞAHSIMIN HARİCİNDE AŞKA BİR KİŞİ KRUM VEYAKURULUŞA ÇALIŞANIZI YÖNLEDNİRMEYECEĞİNE DAİR SÖZ VERİYORUM. YARDIMLARINIZ İÇİN ÇOK TEŞEKKÜR EDER ÇALIŞMALARINIZDA BAŞARILAR DİLERİM. E-POST ADRESİM: esenhasanhuseyin@hotmail.com

Hakan KARLIBULUT 
 17.12.2008 12:11
Cevap :
göndermiş olduğunuz mailinize kitabı soft halde attım. faydalı olması dileğimle, selamlar  17.12.2008 15:07
 

ŞİRKETLER İÇİN YAZIŞMA VE DOSYALAMA İŞLEMİ İSİMLİ ÇALIŞMANIZIN TAM METTİNİ ARADIM BULAMADIM. DOKÜMANTASYONAA ÇOK MERAKI BİRİYİM. EĞER İLGİLİ ÇALIŞMANIZI ŞAHSIMA ULAŞTIRA BİLİSENİZ ÇOK MÜTEŞEKKİ KALACAĞIM. SAYGILARIMLA...

Hakan KARLIBULUT 
 15.12.2008 17:28
Cevap :
Hasan bey tüm yayın hakları bana ait olduğu için yayınlamamak kaydıyla göndere bilirim. bana mail adresi vermeniz yeterli. hayırlı çalışmalar dilerim.  16.12.2008 11:15
 
Facebook hesabınızla yorum yapın, daha çabuk onaylansın!
Toplam blog
: 165
Toplam yorum
: 139
Toplam mesaj
: 62
Ort. okunma sayısı
: 2937
Kayıt tarihi
: 03.09.07
 
 

1965 yılında Erzincan'da doğdu. Liseye kadarki eğitimini burada tamamlayarak, 1983’te İzmir’de Perso..

 
 
Yazarı paylaş
  • Tümünü göster