YÖNETİM ARACI OLARAK MUHASEBE

YÖNETİM ARACI OLARAK MUHASEBE...

Yöneticiler, bir işletmenin faaliyetlerini yönetmekle sorumludurlar. Bunu başarmak için yöneticiler çok çeşitli araç ve kaynakları kullanmak zorundadır. Belki de bu kaynakların en önemlisi, tüm finansal verileri üreten, MUHASEBE SİSTEMİdir. Bir çok işletme kararları muhasebe verilerine dayandığından, FİNANSAL RAPORLAR ve MUHASEBE RAPORLARI ile KONTROL SİSTEMLERİ hakkında gayet iyi bilgi sahibi olmak çok önemlidir.

MUHASEBE SİSTEMİ, işletmenin mali ve faaliyet durumunu göstermek amacıyla ilgili tüm finansal bilgileri toplayabilmek için tasarlanır. Bu veriler karar verme sürecini doğrudan etkilediğinden, yöneticiler bu bilgileri geliştirmek amacıyla kullanılan işlem, yöntem ve metotları tanımalıdırlar.

Muhasebeyi, finansal verileri kaydetme, özetleme ve yorumlamaya yönelik bir yöntem olarak tanımlayabiliriz. Kaydetme ve özetleme basamakları genellikle “Defter Tutma” olarak adlandırılırken, yorumlama işlevi daha çok muhasebeye bağdaştırılmaktadır. Bu yorumlama süreci nedeniyle, genel finansal veriler çok daha önemli anlamlar kazanmaktadır. Bir başka deyişle, tek başına veri, işletme yöneticisine çok az yarar sağlayacaktır. Verilerin gerçekten yararlı hale getirilebilmesi  yalnızca YORUM yoluyla başarılabilir. Ancak ve ancak yorumlama ile veriler gerçekten yararlı hale gelebilir.

Muhasebe süreci, finansal verilerin firmanın başarısıyla yakından ilgilenen herkese sunulmasıyla sonuçlanır. Formal Tablolar ve Informal Yönetim raporları bu amaçla muntazaman yayınlanmalıdır. Bu tablo ve raporlar finansal ve faaliyet verilerinin kullanıcıya ulaşmasının temel araçlarıdırlar. Daha etkili olabilmesi için veriler ilgilenen kullanıcıların gereksinimleri de göz önünde bulundurularak ona göre sunulmalıdır.

İşletme raporları genellikle işletme içi gereksinmeler için hazırlanır. Bunlar faaliyet kararlarının alınmasında oldukça faydalı olan finansal başarıları yansıtırlar. Satışların büyümesine ilişkin analizler, doluluk oranı eğilimleri, brüt kar marjı analizleri, departman karları ve aktiflerin büyümesi, tesislerde meydana gelen genişleme analizleri bu yönetim raporlarından bazılarıdır. Genelde bu raporlar işletme yöneticilerine belli süre içerisindeki gelişmelerin bir göstergesini vermektedir. Aynı şekilde bu verilerin analiz ve yorumları da raporları inceleyen diğer kişilerin alacakları kararlar için bir temel oluşturmaktadır.

Finansal raporları kullananları gereksinimlerine göre şu şekilde guruplandırabiliriz; İşletme sahipleri, alacaklılar, yöneticiler, kamu görevlileri ve bireyler... Finansal raporları kullanan grupların başlıca düşünceleri şu şekildedir;

         İşletme sahipleri, “Nasıl daha fazla kar elde edebilirim?”

         Alacaklılar, “Acaba borç vermeli miyim?”

         Yöneticiler, “Beklenene uygun bir başarı sağlayabildim mi?”

         Kamu görevlileri, “Acaba vergi bildirimi doğru yapılmış mı?”

         Bireyler, “Acaba işletme toplumumuza yararlı olmaya devam edecek midir?”

İşletme sahipleri ya da işletme sahibi olmayı düşünenler veyahut yatırımcılar yapmış oldukları yatırımları yönetirken, KARAR VERME durumundadırlar. Yatırımcı yatırım kararını verirken gelecekteki muhtemel finansal performansı saptamak için daha önceki yılların finansal tablolarını inceler. Yatırım gerçekleştirildikten sonra, işletme sahibi firmasının gidişatını finansal tabloların vermiş olduğu ipuçlarına göre değerlendirir. İşletme sahibi için önemli olan başarı sağlanmasıdır ve karın maksimizasyonunun en yükseğe çıkarılması için, uygun zamanlarda bazı KARARLAR ALMAK zorundadırlar. İşte bu yüzden, İşletme sahiplerinin finansal tabloların hazırlanışı ve sunumuna ilişkin temel prensipleri iyi anlamaları zorunludur.

Gelir tablosu, satışlar, giderler ve işletmenin karlılığı hakkında bilgi verdiği için başvurulacak ilk kaynaktır. Böylece, İşletme sahiplerinin karar almaları mali tablolar aracılığı ile kolaylaştırılmaktadır. Alacaklılar, özellikle kısa vadeli borçların alacaklıları, borçların ödenip ödenemeyeceğini analiz edebilmek için Bilanço ile yakından ilgilenirler. Geçmişte uzun yada kısa vadeli borç veren kişi yada kurumlar daha çok bilançoya önem vermekteydiler. Açtıkları kredinin güvenliği açısında, sağlam bir bilançonun en iyi bir gösterge olduğuna inanmaktaydılar. Fakat günümüzde ise kreditörler, açtıkları yada açacakları kredinin (özellikle uzun vadeli kredilerin) geri ödenebilmesi yönünden işletmenin kar sağlayabilme yeteneğine, bilançodan daha fazla önem vermektedirler. Tabi ki bu durum kredi kararlarının alınmasında işletme mali durumunun önemsiz olduğu anlamına gelmemelidir. Ancak, genel değerlendirmelerde karlılık, borç ödeyebilme potansiyelinin daha önemli bir göstergesi olarak kabul edilir...

Mali tabloları analiz ederken, kreditörler özellikle karlılık, ödeme gücü, ve finansal kaldıraç (manivela) konuları üzerinde çok dururlar ve gerekli finansal bilgileri sağlayabilmek için, oran analizleri ve diğer analiz tekniklerinden yararlanırlar. Kredi açma, ya da açmama, açılacak kredinin hacmi veya sınırı, uygulanacak faiz oranı ve şartları, borcun geri ödenmesinin istenmesi gibi çeşitli konularda daha bilinçli kararlar alabilmek için kreditörler bu bilgileri aramaktadırlar.

Yöneticiler, işletme faaliyetlerine ilişkin olarak çeşitli kararları alırken, finansal bilgileri bir temel olarak kullanmalıdırlar. İşletme faaliyetleri süresince elde edilen başarıların değerlendirilmesinde ve geleceğe dönük planların geliştirilmesinde, finansal bilgilerden oldukça yararlanılması gereklidir. İşletme yönetiminde bu iki safha önemli odak noktaları olup MUHASEBE SİSTEMİNİN sağladığı çıktılar bu noktaya doğru yönlendirilmelidir. YÖNETİM RAPORLARI ve FİNANSAL RAPORLARın her ikisi de, ileriye dönük projeksiyonlar ve başarı değerlendirmesi ihtiyaçlarını gidermek için hazırlanmalıdır. Raporlarda sunulan bilgiler bir çok faydayı içermeli ve işletmenin karlarını arttırmada bir araç olarak kullanılmalıdır.

Çeşitli kullanıcılar açısından finansal bilgilerin faydalı olabilmesi için, üç noktanın göz önünde tutulmasında yarar vardır. Bunlar DOĞRULUK, ANLAŞILABİLİRLİK ve GÜNCELLİK... Mali tablolar ve raporların doğru olması gerekliliği üzerinde fazla durmaya gerek yoktur. Ancak mali tablolarda ve raporlarda sunulan bilgiler o şekilde sunulmalıdır ki, karar vericiler tarafından kolayca anlaşılabilmelidir. Dolayısıyla, mali tablo ve raporlarda sunulan bilgiler, daima kullanıcılar düşünülerek bir araya getirilmelidir... Doğal olarak mali tabloları kullanan kişilerin de MUHASEBE SİSTEMİnin genyöntemleri, metotları, çalışma kısıtları ve genellikle finansal bilgilerin toplanmasıyla ilgili zorluklar hakkında bilgi sahibi olmaları gereklidir. Ancak bu şekilde, genel muhasebe prensip ve kavramları ve teknikleri ile donanmış kullanıcılara bilgilerin analizi, yorumlanması ve değerlendirilmesiyle ilgili bir temel verecektir. Bilgilerin güncelliği yani zamanlılığı da oldukça önemlidir. Finansal bilgilerin karar verme anında sağlanamaması halinde, bu bilgilerin kullanıcıya sağlayacağı yararlar sınırlı olacaktır. Bir başka deyişle, gerekli bilgilerin ihtiyaç duyulduğu anda sağlanamaması halinde, geçerli ve optimal kararların alınabilmesi ihtimali büyük ölçüde azalacaktır. Dahası kararların ertelenmesi, gerekli eylemlerin yapılmasını önleyecek ve kararların vaktinde alınmaması halinde işletme amaçları gerçekleştirilemeyecektir.

Tüm yöneticiler KARAR VERME faaliyetlerini yönetirlerken,  iyi bir MUHASEBE SİSTEMİNİN sağlayacağı bilgilere güvenmek zorundadırlar. Dolayısıyla YÖNETİM MUHASEBESİ, makul ekonomik amaçlara ilişkin planların yapılmasında ve bu amaçların başarılmasında, işletme yönetimine yardım etmek için, bir işletmenin tarihi ve ileriye dönük verilerinin kullanımında yarar sağlayan uygun teknik ve kavramlar dizinidir diyebiliriz. Açıktır ki bu tanım yönetim muhasebesini bir YÖNETİM ARACI olarak ifade etmektedir.

Muhasebe sisteminden elde edilen bilgiler, karar alma amacıyla toplanan bilgilere bir anlam katabilmek için mutlak surette ANALİZ edilmeli ve YORUMlanmalıdır. Gerekli uygun analizleri yapabilmek için çok çeşitli teknikler vardır. Bunlara örnek olarak; Tablolar analizi, Maliyet Hacim Kar analizleri, Maliyet Muhasebesi (Maliyetleri ilgili faaliyetlere ve kazanılan gelirlere yükler ve bu sayede belirli faaliyetlerin nihai karlılığı saptanmış olur), Kar Planlaması yada bütceleme, Çalışma sermayesi ve nakit akış analizlerini sayabiliriz.

Başarılı bir yönetim için, Yönetim bilgi sistemleri, Elektronik bilgi işlemleri, İç Kontrol, Hesap sistemleri ve Sorumluluk Muhasebesi gibi konuların bilinmesi de hayati önem taşır.

MUHASEBE SİSTEMİ, karar verme amacına yönelik bilgileri sağladığından kendi içinde bir değere sahiptir. Kararlar KONTROLa ve PLANLAMAya yöneliktir. KONTROL KARARLARI, planlanmış faaliyetlerin gerçekleştirilmesi safhasında ortaya çıkan GELİR ve GİDERlerin kontrol edilmesine ilişkin yönetici kararlarıyla ilgilidir. PLANLAMA KARARLARI ise, işletmeye has organizasyonel amaçların başarılmasına ilişkin tutarlı hareket tarzlarının değerlendirilmesi ve seçimiyle ilgilidir...

Bir işletmenin yada organizasyonun kaynaklarını ve faaliyetlerinden ortaya çıkan sonuçlarını muhasebeleştirmek amacıyla bu sonuçların kaydedilmesi için bir aracı gereklidir. Muhasebe olarak bilinen düzenli bir metotlar/yöntemler sistemi bu gereksinmeyi karşılamak üzere geliştirilmiştir. Muhasebeyi işletmenin dili olarak da niteleyebiliriz. Her dilde olduğu gibi muhasebe de sadece terimleri ve yapısı, genel olarak anlaşılıp benimsendiği zaman amaçlarına ulaşabilir. Bu genel anlayış birliği olmaksızın finansal tablolar ve Muhasebe raporları sadece bunları düzenleyenlerle, tablo ve raporların yapısı hakkında kendilerine açıklamada bulunulanlara bir anlam ifade edecektir. Muhasebe bilgilerinin ileri düzeyde anlaşılması ve belirsizliğin ortadan kaldırılması amacıyla özel bir terminoloji geliştirilmiştir.

Temel finansal tablolar muhasebe sisteminin en tanınmış çıktılarıdır. Finansal tablonun esası, genel olarak benimsenmiş prensip ve kurallardan oluşan bir yapıda olmasıdır. Bu prensip ve kurallar muhasebeciler ve muhasebe bilgilerine dayanan kişiler için bir STANDART olarak görev yapar. Söz konusu prensipler, Finansal tablolarla diğer muhasebe raporlarının düzenlenmesi için gerekli kavramsal yapıyı sunarlar. Bir bütün olarak ele alınır ise bu prensipler, muhasebe teorisi ve uygulaması için gerekli olan mantıklı ve tutarlı yapıyı oluştururlar. Söz konusu yapı muhasebe bilgilerini kayıt ve analiz edecek olan muhasebecilere rehberlik etmek, bu bilgilerin yorum ve uygulamasında kullanıcıya yardımcı olmak üzere gereklidir. Bu muhasebe prensipleri üzerinde genel bir anlaşma/fikir birliği olmasaydı, finansal verilerin geliştirilmesi ve sunulmasında her bir muhasebecinin kendi düşüncesini uyguladığı bir çıkmaza düşülebilirdi. Bu koşullar altında da, verilerin üretilmesi konusunda tam bir bilgisi olmayan kişi onun değerinden de şüphe edilebilirdi...

Muhasebe uygulamasının ve kaynakların, borçların, gelir ve gider kayıtlarıyla kontrolün yapıldığı sistem MUHASEBE SİSTEMİ olarak adlandırılır. Bu sistem kayıtlar, formlar, metotlar, yöntemler ve kontrollerden oluşur...

Formel muhasebe yapısı, evrensel olarak anlaşılabilecek düzeye ulaşmıştır ve yöneticilerin, firma sahiplerinin, borç verenlerin, resmi dairelerin yararlanabileceği ve güveneceği bir sistem haline gelmiştir. Fakat bununla birlikte ne bu sistemi hazırlayan muhasebeciler ve ne de muhasebe bilgilerinden yararlanan yöneticiler, muhasebe sisteminin şimdiki durumunun mükemmel olduğuna inanmamaktadırlar.

Ekonomideki değişiklikler, İş hayatının yapısı, her bir tür işletmelerin özellikleri ve muhasebe verilerini kullananların değişik gereksinimleri, muhasebe sistemindeki değişiklik gereğini ortaya koymaktadır..

Değişen gereksinimlere karşılık çeşitli muhasebe uygulamaları tasarlanmış, yaratılmış, gözden geçirilmiş veya terk edilmiştir...

Geniş ölçüde kullanılan ve benimsenmiş olan terimler ve uygulamalar vasıtasıyla çok yıllar önce muhasebenin temeli atılmıştır ve DEĞİŞİM için gereksinme duyuldukça ve bu değişiklik iş dünyası tarafından genel kabul gördükçe, değişiklik sistemin bir parçası haline gelmiştir...

Son söz: İşletmelerde verilecek kararlarda müracaat edilecek şey dedikodu olmamalıdır... Aksi halde yöneticiler başında bulundukları işletmeyi yönetemezler fakat dedikoducular ve laf taşıyıcılar taşıdıkları laf ve dedikodulara kulak asan yöneticileri istedikleri gibi yönetmiş olurlar... İşletmede dedikodu ve buna bağlı olarak yozlaşma hüküm sürüyor ise kırk tane müfettiş de işe alınsa, çok iyi bir muhasebe ve Finans sistemi oluşturulmadıkça yozlaşmanın ve kokuşmuşluğun önüne geçilemez... Ve er yada geç tüm çalışanlar da bu yozlaşmanın bir parçası olurlar...

29.01.2006, Adnan Şişman