Zamanı Doğru Nasıl Kullanırsınız? Zaman Tuzakları Neler?

Birçok kişi zamanın kendisine yetmediğinden yakınır. Zaman belirli bir ritimde akıp gider, onu planlayamazsınız. Planlayabileceğiniz bir tek şey kendinizsiniz.

Bazı şeyleri yapmayı alışkanlık haline getirdiğinizde ve iyi organize olduğunuzda zamanı daha verimli kullanabilirsiniz. Zamanı verimli kullanabilecek bir strateji geliştirebilirsiniz.

İşlerini zamanında bitiremeyenler, kendilerince akla yakın gelecek bir sürü mazeret bulabilirler. Zamanını verimli kullanan insanlar ise her zaman yeterli zaman bulur.

Zamanın tamamına yakınını çalışarak geçirmek zamanı etkin kullanmak anlamına gelmez. Zamanı yönetmiyorsunuzdur sadece zamanınız sizi yönetiyordur. Zaman sınırlaması konulmuş bir iş daima hızlı bitirilir. Zaman sınırlamaları mantıklı ve adil oldukları sürece iyi sonuç verir. Zamanım yok, zamanım yetmiyor gibi kavramlar kullanmayın çünkü bu sizin yetersiz olduğunuz kanaatini uyandırır.

“Zaman yönetimi” zamanı mümkün olduğunca etkin ve etkili bir biçimde kullanma ve denetleme sistemidir. Zamanı iyi yönettiğinizde önceliklerinizi kolayca belirleyebilir, erteleme hastalığından ve zaman tuzaklarından kurtulursunuz.

Zaman Tuzakları Nelerdir?

Kişinin kendi otokontrolünü geliştirmesi kişiden kaynaklanan zaman tuzaklarını ortadan kaldırabilir.

Plansızlık:

Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır. Planlama ve organizasyon için zaman ayırmanız önemli bir konu. Etkin zaman kullanımı düşünmeyi ve planlama yapmayı gerektirir. İşlerinizi ve yapacaklarınızı size uygun olacak bir şekilde düzenlemelisiniz. Bu işi daha zevkli bir hale getirmek için takviminizde ya da not defterinizde renkli kalemler ve resimler kullanabilirsiniz. Yapılacak işler listesi bir kağıt üzerinde yapılabileceği gibi bir takvim üzerinde de oluşturulabilir ve sürekli güncellenebilir.

 Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak:

Öncelikleri belirleyip, işin önem sırasına göre işleri sıralayarak planlamak gerekir. Zamanı nasıl harcayacağınızı bilmezseniz zamanı yönetmek kosunda başarılı olamazsınız. Buradaki en büyük sorun hedef ve önceliklerin ne olduğunun belirlenmiş olmamasıdır. Yapılacak işler öncelik ve önem sırasına göre gerçekleştirilmelidir. İşleri yaparken öncelik ve önem sırasına dikkat etmemek, acil işlerle önemli işleri birbirine karıştırmak plansızlığın bir sonucudur.

Ertelemek:

Tatsız işlerden uzak durma isteği doğaldır fakat ertelemek işi uzatır. Daha da kötüsü ertelediğimiz her iş bizde strese sebep olur ve psikolojik sorunlar oluşturur. Ertelenenlerin farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme” şeklinde ertelemeciliğin iki çeşidi vardır. Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir işe ait son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir. Küçük başarılarınızı bile kutlayın.

Her iş tamamlandıktan sonra kendinize bir ödül sözü verebilir, işi tamamladıktan sonra verdiğiniz sözü tutarak, kendinizi ödüllendirebilirsiniz. Eğer bir işi yapmaktan kaçınıyorsanız, onu parçalara bölmek ve onu örneğin on beşer dakikalık küçük parçalar halinde tamamlamak işinize yarayabilir. Bu şekilde tamamlayarak sıkılmadan işi bitirebilirsiniz. Erteleme sebepleri arasında; bazı işlerin hoşa gitmemesi, işin sonuçlarının beklenildiği gibi çıkmayacağına inanıyor olmak, işi nasıl yapacağını bilmemek, önceliklerin belirlenmesinde kararsızlık yaşamak, zor işlere başlama konusunda duyulan çekingenlik sayılabilir.

Kendini gereğinden fazla işe adamak:

İşleri verimli bir şekilde yapabilmek için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmak gerekir. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile sağlanabilir. İnsanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları da yaratması gerekir.

Acelecilik:

Ana işleri önce yapmakta fayda var. Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük düşünme zamanı ayırabilirsiniz. İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koymanız faydanıza olacak bir seçim.

Rutin ve gereksiz işler:

Açık kapı politikası, ziyaretçiler, hayır diyememek…

Her zaman görüşülebilir biri olmak randevusuz ziyaretçilere cesaret verir. Bu durum planladığınız zamanın çalınmasına neden olabilir. Çalışmaları yaparken başka birisinin müdahalesini kabul etmeyin. Önceliklerinizi ve zaman planlamanızın önemini karşınızdakine açıklayarak size gelen taleplere sınır koyabilirsiniz. Canınız her istediği zaman hayır diyemezsiniz fakat sınırlar konusunda kararlı davranırsanız bu durumda sık sık hayır demek durumunda kalmazsınız. “Hayır” küçük ama söylenmesi zor bir kelimedir. “Hayır” diyebilmek için amaçlarınıza odaklanmak size yardımcı olabilir.

Gereksiz telefonlar:

Uzun ve sık telefon görüşmeleri…

Gündemsiz ve verimsiz toplantılar:

Gündemi belirlenmeden yapılan, normal süresini aşan ve amacına ulaşmayan toplantılar verimsiz toplantılardır. Konuyla ilgisi olmayan konuşma yapanlar, amaç dışı tartışmalara girenler, hazırlıksız katılımcılar, kontrolü sağlayamayan toplantı başkanı zaman kaybına sebeplerdir. Toplantılara sadece ilgililerin katılımı sağlanarak zaman kaybına engel olunabilir.

Kararsızlık:

Zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

Yetki verememek:

Sizin dışınızda başkaları tarafından da yapılabilecek işleri belirleyip, bu işleri ilgililere devredebilirsiniz. İşleri devrettiğiniz kişilerin yetki ve sorumluluklarını belirleyerek kendilerine anlatbilir, yardımcınızın yeteneklerini tam anlamı ile kullanması için ona yardımcı olabilirsiniz. Belirli işleri başkalarına vererek önemli işlere daha fazla zaman ayırmak mümkün olabiliyor. Bu gerçeğe rağmen, pek çok birey, tüm iş yükünü tek başlarına taşımaya çalışmakta.

Dağınık masa ve büro düzeni:

Düzensizlik çoğu insanın zamanı etkin kullanmasına engeldir. Önemli dokümanların, yazışmaların ve projelerin yanlış yerlere koyulması da zaman kaybını sebep verir. Dağınık düzen; yorgunluğa, verimsizliğe, baş edememe hissine, strese ve iş üzerinde kontrol yoksunluğuna neden olur. Çalışma masasının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıttığı gibi işin yavaşlamasına da sebep... Masa sürekli olarak gözden geçirilmeli ve kullanılmayan evraklar masadan uzaklaştırılmalı. İş yaparken kullanılan  araç, gereç ve malzemeyi her zaman belirli yerlerde bulundurmakta fayda var.

Yeşim BUYURGAN