Mlliyet Milliyet Blog Milliyet Blog
 
Facebook Connect
Blog Kategorileri
 

16 Mart '08

 
Kategori
Sağlıklı Yaşam
 

Zamanı kullanma becerileri

Zamanı kullanma becerileri
 

Zaman herkes için sabittir, diğer bir deyişle herkes için günde 24, senede 365 gun haftada 168 saat vardır. Ancak benzer koşullarda yaşayan ve çalışanların üretimleri bireysel yeteneklerden de kaynaklanan farklılıklar gösterir. Bu farkı yaratan etkenlerden biri de zamanın nasıl kullanıldığıdır. Zaman yönetimi, zamanı akılcı kullanarak daha verimli sonuçlar elde edilmesini sağlar. Günümüz koşullarında gündelik yaşamın gereklerini yerine getirmek zamana karşı gerçekleştirilen bir uğraş halini almıştır. Bu yüzden zamanı iyi değerlendirmeyi öğrenmek herkes için stresi azaltacak, yararlı bir beceridir

İşleri yaparken öncelik ve önem sırasına dikkat etmek gerekir. Kişiler ilk önce faaliyetlerini listelemeli ve öncelikleri belirlemelidir. Yapılması gereken bir iş varsa ve sizin görevinizse o işi mutlaka siz yapacaksınız. Erteleme kişilere hiçbir şey kazandırmaz aksine ilerideki sıkışık bir zamanda iş yükünü ve stresi artırır. Sadece işleri değil yaninizda calisanlar arasında oluşan anlaşmazlıkları ve huzursuzlukları sürüncemede bırakarak çözümü ertelemek de ileride telafisi mümkün olmayan kayıplara sebep olabilmektedir.

Acele ve telaş içinde hareket etme bir çok kere daha önce yapılması gerektiği halde ertelenen işlerin en son bitirilme sürelerinin yaklaşması üzerine takınılan bir tavır ve davranış biçimidir.

Kararsızlık zaman ve para kaybına sebep olmakta ve çalışanların da psikolojisini olumsuz olarak etkileyen bir tutumdur. Karar verememe durumunu çok sık olarak yaşayan ve bunu yanindakilere hissettiren yöneticilerin bulundukları ortamda güvenilirliklerini ve yöneticiliklerini kaybetmeleri ise kaçınılmaz. Kararsızlığın ortaya çıkardığı en önemli sonuçlardan birisi belirsizliktir. Neyin, nasıl, ne zaman, niçin ve kim tarafından yapılacağına karar veremeyen bir yöneticinin oluşturduğu belirsizlik ortamı organizasyonlar için yoğun bir zaman ve verimlilik kaybettirici ortamdır. Açık ve net olmayan görevlendirmeler, sorumluluklar ve yetkiler herkesin her işi yaptığı fakat hiçbir işin tam ve iyi olarak yapılmadığı organizasyonlar doğurabilir. Yöneticilerin görevlendirme yaparken yanindakilere uygun iş görevleri vermemesi çalışanların performans verimlilik ve özgüvenlerini olumsuz etkileyecektir.

Dağınık, duzensiz ve sıkıcı bir ortamda çalışmak motivasyonu olumsuz olarak etkileyecektir. Dağınık masa ve büro plansızlığın bir göstergesidir.
Düzensizlik yöneticiye genellikle yeni bazı ek işler çıkartır ki bu da zaman kaybına yol açar. Bunun sonucu olarak bazen aranan evrak ve materyallerin hiç bulunamadığı malumdur.

Mükemmele ulaşma amacıyla ayrıntılarla gereğinden fazla ilgilenme ayrıntı içinde boğulup gitmeye, kaybolmaya sebep olabilir. Bir çok kere ayrıntılara o kadar çok girilir ki bu yüzden ana meselenin gözden kaçtığı bile olur. Yapılacak olan işin en iyi bir şekilde olması için tüm ayrıntılar düşünülmeli fakat ayrıntılar ana meselenin yerini almamalıdır.

Daha önceden edinilmiş alışkanlıklara aşırı güven ve bağlılık bazı durumlarda yöneticilerin kendilerine zaman kazandıracak yeni bir çok olayı veya gelişmeyi çok geç fark etmelerine ve bu arada geçen zamanı kaybetmelerine yol açar.

Etkili olmanın sırrı motivasyonla birebir ilgilidir, . Motivasyon süresi kısa bile olsa, dağınık kafa ile uzun süre çalışmaktan daha etkilidir. Aynı anda birden fazla iş yapma isteği çoğu kez yapılması, bitirilmesi sonuçlandırılması gereken işlerde dikkat dağılmasına ve dolayısıyla da zaman kaybına sebep olur. Bir konuyu veya işi tam olarak bitirmeden başka bir konuya geçmek eldeki tüm işlerden biraz yapılmasına fakat hiçbir işin tam olarak bitirilememesine yol açar.

Yapılmakta olan bir işin en can alıcı noktasında gelen cazip herhangi bir teklif karşısında veya daha zevkle başka bir işin yapılması önerisine karşı açık yüreklilikle ve net bir şekilde “hayır” diyememek daha sonra o iş için ayrılması gerekenden çok daha fazla zaman harcamayı gerektirir. İş arkadaşlarının veya dostların kırılabileceklerini düşünerek hayır diyememek ciddi kayıplara yol açabilir. Bunlarla birlikte, Kişisel dağınıklık, unutkanlık, dinlememe, kendini disiplin altına alamama gibi sebepler de zaman kaybına yol açan faktörler olarak yöneticilerin sıklıkla karşılaştıkları durumlardandır,

Daha keskin ayrım ve kolay analiz için, birazdan ele alacagimiz gibi, zamana ilişkin bazi sorunlar aşağıdaki gibi üç temel kategoriye bölünebilir. Sınıflama kişisel olduğu kadar iş alanında da uygulamayı gözler önüne sermektedir.

Yönetimle ilgili faaliyetler yerine getirilirken bu faaliyetlerin etkinliğini ve verimliliğini etkileyen bir takım faktörlere literatürde zaman tuzakları denmektedir. Zamanın kullanımını olumsuz olarak etkileyen ve engelleyen bu faktörlere zaman hırsızları da denilebilir.

Çok önemli konular bazı zamanlar daha az önemli konular tarafından bir kenara itilebilir. Bazen kişiler olayları değil de olaylar kişileri kontrol eder. Özellikle yöneticiler için kendilerine zaman kaybettiren faktörlerin tespit edilmesi çok önemli bir adımdır.

Planlama, şimdiden başlayarak veya gelecekte belirlenen bir zamandan başlayarak, belli hedeflere ulaşmak amacıyla yapılan hareketlerdir.
Planlama, bir amaca ulaşmak ve yöneticilere yardımcı olmak için Ne?, Ne zaman?, Nasıl?, Niçin?, Nerede?, Kim tarafından? Yapılacak sorusuna cevap aranmasını sağlar.

Planlama yapılmadan başlanan işler için sonradan daha fazla zaman ayırmak ve daha fazla çaba göstermek gerekebilir.

Günlük belirli bir çalışma planının olmaması kişileri ne yapacağını bilmez bir durumda bırakır ve bu kişilerden üretkenlik ve verimlilik beklemek pek mümkün olmaz. Yapılan planların aynı zamanda uygulanabilir ve gerçekleştirilebilir olması da oldukça önemlidir. Esnek olmayan katı planlar gün içinde ortaya çıkabilecek umulmadık işler dolayısıyla aksamalar ve zaman kayıplarına yol açabilir. Ertelemek: Zamanı etkin kullanmayı engelleyen en önemli faktörlerden biri de erteleme hastalığıdır. Öncelikli bir işi daha az önceliği ve önemi olan bir işle değiştirme ertelemedir. Yani bilinen ve kolay bir iş varken bilinmeyen ve zor olan bir işin daha sonraya bırakılması herkes için tercih sebebi olur.

Zamana ilişkin bazi sorunlar üç temel kategoriye bölünebilir. Sınıflama kişisel olduğu kadar iş alanında da uygulamayı gösterir.

Birinci kategori

İnsandan Kaynaklanan Engeller.
- Her işe atılmak
- "Hayır" diyememek
- Kişisel düzensizlik, karışık masa
- Öz disiplin eksikliği
- İşi ağırdan alma, kararsızlık
- İşleri yarım bırakma
- Sosyalleşme

Rutin ve Gereksiz İşler : Rutin, belirli bir konuda daha önce sadece uzman bir kişinin yapabildiği bir işin, konuya yabancı vasıfsız kişiler tarafından da yapılabilecek bir hale getirilmesidir. Bazı durumlarda yöneticiler başkaları tarafından da yapılabilecek konuları değişik sebeplerle kendileri yaparlar ki bu durum ciddi zaman kayıplarına sebep olabilir.

İkinci kategori.

Yönetsel Zaman Engelleri:
- Kriz Yönetimi önceliklerinin ötelenmesi
- Amaç, öncelik ve planlama eksikliği
- Etkin olmayan görevlendirme

- Eğitimsiz ve uygun olmayan personel
- Yetersiz ya da açık olmayan iletişim
- Sorumluluk ya da otorite karmaşası
- Standart, denetim, raporlama eksikliği
- Dinlememe alışkanlığı

Bitmeyen sohbetleri kesmek, davetsiz misafirleri bertaraf etmek için kendinize uygun bir çözümü önceden hazır tutun. Süreli işlerinizi bitirmek için vakti hesaplarken son günleri, saatleri ve saniyeleri hesap dışı bırakın. Gerekiyorsa size zamanı hatırlatmak için çalar saat kullanın ve bir iş için ayırdığınız zamanda gerçekten o işi yapmakta olduğunuzdan emin olun.

Televizyona veya alışverişe dalmak, telefonda sohbet etmek en önemli zaman çalıcılardandır. Habersiz gelen ziyaretçiler ve kazalar özellikle belli bir tarihte bitmiş olması gereken işlerin planlanmasında önceden hesaplanmazsa “zaman yönetimi felaketleri”ne dönüşebilir

Üçüncü kategori.
Çevresel Zaman Engelleri
- Telefon
- Randevusuz konuklar
- Toplantılar
- Eksik veya gecikmiş bilgi
- Kayıt kuyut işleri, kırtasiyecilik
- Eksik veya fazla personel
-Gürültü, görsel şaşırtıcılar

Toplantılarda zaman kaybını önlemek ve maksimum fayda sağlamak için bazı önlemler alınabilir. Bunlar;


-Toplantı düzenlemeden önce yönetici toplantıyı niçin düzenlediğini kendine sormalıdır.
-Toplantılarda 4-5 kişiden fazlasının katılması engellenmelidir.
-Toplantı sürelerine uymaya çalışılmalıdır.
-Toplantıya başlamadan önce alınan kararlar geliştirilmelidir.

Gereksiz toplantı yapılmasın düşüncesi ile hiç toplantı yapılmaması veya yapılan tüm toplantıların sadece belirli kişilerle yapılması yöneticinin bakış açısını ve vizyonunu daraltacak, çalışanlardan toplantı yoluyla geri bildirim alma imkanı doğmayacağından iş ve işlemlerde yavaşlama olacaktır.

Zaman yönetimi için yapılması gereken ilk şey zamanın nasıl geçirildiğini belirlemektir. Herkesin yaşamında sabit olan uyku, yemek yemek, kişisel temizlik ve bakım, ulaşım gibi zorunlu işler için harcanan zaman çıkarıldıktan sonra kalan süre için planlama yapılabilir. Plan yaparken dürüst ve gerçekçi olmalı, görevlerin yanı sıra sosyal aktiviteler ve egzersiz için de zaman ayırmalıdır. Uzun ve kısa vadeli hedef ve öncelikleri belirlemek, hedefler için eylem planı yapmak, bunları gerçekleştirmek için yapılacak işler listesi hazırlamak, mükemmelliyetçiliği bırakmak, öncelikleri belirleyebilmek, hayır diyebilmek, aynı zaman dilimine birkaç işi sıkıştırmak , bu konuda ana başlıklardır.

Saygılarımla arzederim, Mustafa Uçman
 
Toplam blog
: 92
: 2862
Kayıt tarihi
: 14.01.08
 
 

Hatay-Antakya’da 1963 yılında doğdu. İzmir İmam Hatip Lisesinden sonra 1981 yılında aile birleşim..