Kahraman sekreter asistana karşı!

Birçok konuda olduğu gibi sekreterlik mesleğinde de kavram kargaşası devam ediyor. Üst düzey yöneticilerle birlikte çalışan sekreterler, yaptıkları işlerin sekreterlik hizmetlerinden farklı olduğunu kanıtlamak için kendilerine sekreter demek istemiyor, unvan değişikliği gereksinimi hissediyorlar. Tabii bu değişiklik gereksinimi yalnızca sekreterlerle sınırlı değil. Bir yönetici yanında sekreter yerine "yönetici asistanı" çalıştırmak istiyor. İnsan kaynakları bölümleri sekreter yerine "yönetici asistanı" ya da "executive sekreter" arıyor. Sekreterlere, yalnızca telefona bakan, sabah erken gelip büroyu temizleyen, çay servisi yapan vasıfsız elemanlar gibi dudak bükülüyor.

Bilimsel kitaplar, incelemeler ve yayınlar okundukça; mesleğin temel nitelikleri doğru kavrandıkça dudak bükülen "sekreterlik" kavramının aslında bir çok türü kapsadığı anlaşılacaktır. Tıp sekreteri, hukuk sekreteri, finans sekreteri bu türlerden yalnızca bir kaçıdır. Yönetici asistanı denilerek anlatılmak istenen tür ise bilimsel kitaplarda karşılığını "yönetici Sekreter" olarak bulmaktadır.

Yönetici sekreterlik, dikey kariyerde gelinebilecek en iyi noktalardan biridir. Üst düzey yöneticilerle çalışan yönetici sekreter, diğer kurumların yöneticileriyle, halkla ve kurum çalışanlarıyla bağlantı kurar. Yönetici sekreteri diğer sekreterlerden ayıran en önemli faktör yöneticisinin bütün işlerini ayrıntısıyla bilmesi ve işi onun yokluğunda onu aratmayacak şekilde yerine getirmesidir. Yönetici asistanı ise farklı bir iş kolunu temsil etmektedir. Yönetici sekreter ile yönetici asistanı arasındaki farklılıkları sıraladığımızda konu daha iyi anlaşılacaktır:

Yönetici sekreter, imza yetkisine sahip değilken, yönetici asistanı yöneticinin yerine imza atabilir.
Yönetici sekreter inisiyatif kullanır, yönetici asistanı ise karar verir.
Yönetici sekreter toplantı organizasyonu yapar, yönetici asistanı yöneticinin yokluğunda işletme içinde ya da dışında toplantılara etkin şekilde katılır.
Yönetici sekreter yöneticinin yokluğunda iletişimi sağlar, yönetici asistanı, yöneticiyi temsilen istediği herkesle iletişim kurar.
Yönetici sekreter, yönetici asistanı ile eşgüdümlü çalışır.
Yönetici sekreter büroya bağımlı bir eleman iken, yönetici asistanı ise tıpkı yönetici gibi büro dışı görevler de yapar.
Mesleğin gereklerini tam anlamıyla yerine getirdikçe; kişisel ve mesleki gelişimimizi sürdürdükçe ünvan arayışlarının sona ereceğine, kavram kargaşasının yerini doğru tanımlara bırakacağına inanıyorum. Bu konuda en önemli görev yine alanda sekreterlik mesleğini icra eden değerli arkadaşlarımıza ve biz eğitimcilere düşüyor.

Resim: Istock'tan alınmıştır.