Dijital Dikkat Dağınıklığı 2

Dijital Dikkat Dağınıklığı

Ateşe Ateşle Karşılık Vermek

Teknoloji hayatımızda ne kadar talep kâr bir durum oluşturursa oluştursun dijital araçların yaşamımızı kolaylaştırmaya yönelik olduğu gerçeğini unutuyoruz. Ve doğru kullanılırlarsa gerçekten de kolaylaştırıyorlar. İnsanların teknolojiyi kullanma biçimleriyle ilgili 20 yılı aşan araştırmalarım sonucunda sadece ateşe ateşle karşılık vermenin mümkün olduğunu görmedim, buna mecbur olduğumuz da anladım.

“Kapatmak”, teknoloji çağında savunulabilir bir çözüm değildir. Yapmamız gereken bu kadar iş, iletişim ve sosyalleşme ihtiyacı varken ve bunlar ekranlar üzerinden gerçekleştirilirken çok azımızın çalışma zamanının önemli bir kısmında (ve hatta akşamları ve hafta sonları) çevrimdışı kalma lüksüne sahip olabiliriz. Tata Communications tarafından yakın zamanda yapılan bir ankete göre ABD, Avrupa ve Asya’daki insanlar günde ortalama 5 saatlerini internette geçiriyor ve yüzde 64’ü erişimlerinin olmadığı zamanlarda kaygı hissediyor. 

Marka ve pazarlama ajansı Element Three’nin kurucusu ve başkanı Tiffany Sauder, gelişen bir iş alanındaki bir yönetici için sürekli bağlantıda olmanın nasıl bir sıkıntı oluşabileceğini çok yakından biliyor. 2011 yılında çok başarılı işler yapan ve çok büyük bir müşterisi ile sözleşme yenileyen Sauder, şirketi ve kendisi için güçlü bir kimlik yaratmaya hazırdı. Twitter’ı kullanmaya başlaması gerektiğini biliyordu ancak günlük aktivitelerden kaynaklanan mesajlardan başını kaldıramayan biri için sosyal medyada varlık göstermenin büyük bir iş olduğunun da farkındaydı. “E-posta kâbustu. Sanki kendim için değil gelen kutum için çalışıyordum” diyor.

Tiffany’nin sorunu teknoloji değil onu kullanma biçimiydi. Gözlemlediğim birçok yönetici gibi Tiffany de çevrimiçi iletişimi odaklı ve verimli kılacak araçlardan yararlanmaktan uzaktı. 

Atılması gereken ilk adım “başa çıkarım” efsanesinin yanlış olduğunu kabullenmektir yani tüm e-postaları inceleyeceğinize, medyadaki tüm önemli haberleri okuyacağınıza, sosyal ekosisteminizdeki herkesin paylaşımlarına yorum yazacağınıza ve tüm bunları hatasız biçimde yapabileceğinize inanmayın. Amacınız size gelen bilgileri düzenlemek, sınırlandırmak ve önemli olanları okuma, cevaplama ve paylaşma işini hızlandırmak olmalı.

Örneğin az sayıda e-posta anında ilgi göstermeyi gerektirir ve bazı haberlerin sizin işinizle alakası olmayabilir. Gelen kutunuza nelerin düşeceğini sınırlamak zorlu bir işlem olabilir, tavsiye verdiğim birçok kişi bir şeyleri kaçıracağından korkuyordu. Ancak bir kez gereksiz iletişimi filtre etmeye başladıklarından müşterilerle ve çalışma arkadaşlarıyla çok daha etkili iletişim kurabildiklerini, kendi alanlarıyla ilgili bilgi sahibi olabildiklerini, sosyal profillerini oluşturabildiklerini ve bunları en az zaman harcayarak yapabildiklerini gördüler. 

E-posta en büyük dikkat dağıtıcılardan biri olabilir. Eğer postalarınıza yanıt verme konusunda çok istekliyseniz ve mesaj yazmaktan dinlenmeye vakit bulamıyorsanız, işin en azından bir kısmını otomatize etmenin büyük faydaları olacaktır. Outlook, Gmail ve diğer belli başlı e-posta araçları sadece en önemli mesajların size ulaşmasını sağlayan kural ve filtre özelliklerine sahiptir. Daha az öneme sahip mesajları otomatik olarak ilgili klasörlere yönlendirebilir ve sonra inceleyebilirsiniz. 

Anında görmenize gerek olmayan e-posta mesajları arasında bültenler, faturalar, şirket içi bilgilendirmeler, sosyal medya uyarıları, sizin CC’de olduğunuz mesajlar ve hatta toplantı talepleri bile (eğer doğrudan takviminize geliyor ve orada da incelenebiliyorsa) olabilir. Bu mesajların yok olmadığını, uygun zamanda okunmayı beklediklerini unutmayın. İçeriğine bağlı olarak, her gün veya hafta bir kez 1 saatinizi bu iş için ayırın.

E-postalarınızı filtrelemek, gelen kutunuza düşen mesajları özelliklerine göre ayırma ve incelemeyi daha hızlı ve kolay kılar. Eğer önemli bir şeyin aradan kaçabileceğinden endişe ediyorsanız mesajlarınızın tamamını gözden geçirmek için her zaman bir şansınız var. (Gmail’de All Mail’i seçin veya aramada a harfini arattırın.)

Haber tüketimine baktığımızda otomasyonun yine benzer bir avantaj oluşturacağını görüyoruz. Birçoğumuz geniş bir haber kaynağı ağını, fikir önderlerini ve iletişimleri izliyoruz ancak işinize çok yaramayan haberler veya sosyal paylaşımlarla uğraşmak durumunda kalıyorsanız çok büyük zaman kaybı yaşıyorsunuz demektir. Bunun yerine, feedly,(feedly’yi tavsiye ederim çünkü hem bilgisayarda hem de mobil cihazlarda çalışıyor)  Flipboard veya Reeder gibi bir haber okuma aracı kullanarak size gelen haberlerin en doğru biçimde organize edilmesini sağlayabilirsiniz. Favori haber kaynaklarınızı, blogları ve konu başlıklarını izleyebilir veya bunlara abone olabilirsiniz ve tüm bunları tek bir noktadan yönetebilirsiniz. Ardından net zamanlar belirleyin -günde bir kez hatta haftada birkaç kez- ve onları okuyun.

Eğer size ulaşmasını istediğimiz haberler konusunda çok netseniz bu yaklaşımdan en büyük faydayı elde edersiniz. Örneğin özel bir makale akışı sağlamak için değişik anahtar kelimeler, hashtagler ve (AND veya OR gibi) özel kalıplar kullanmayı deneyin ve sonuçlarınızı bir veya birkaç RSS bağlantısında toplayın. Her arama hizmeti RSS uygulaması sunmayabilir ve bazılarını bulmak oldukça zordur ancak bir kez oluşturduğunuz bağlantılar için URL’ler elinizde toplanınca onları uygulamanıza yapıştırma şansı kazanırsınız.

Her şeyi okumak zorunda olmadığınızı unutmayın. Kendi alanınızla ilgili önemli hikâyeler ve içgörüler peşindesiniz ve buna ilaveten üzerinde düşünebileceğiniz veya paylaşabileceğiniz yeni bir şey sunacak bazı bilgilere gerekesiminiz var. 

Dijital üretiminiz ne durumda? Beğenme, favorilere ekleme ve twit atma profesyonel kimliğinizin pekiştirilmesine yardımcı olabilir ve yeni ilişkilerin kıvılcımını yakabilir ancak çevrimiçi varlığınızı sürdürmek fazlasıyla zaman alan bir iştir. Bu nedenle aşırı yoğun yöneticilere, en azından işlerinin bir kısmını otomatize etmeyi öneririm.

Kolay yollardan biri kurduğunuz haber izleme uygulamasıdır. Bu uygulamaların çoğu bir tıklama ile Twitter, LinkedIn ve Facebook’ta yayınlama imkânı sunar. Ancak Hootsuite, Buffer veya Social Inbox gibi bir araç kullanmak daha etkili sonuç verir. Bu uygulamaların tümü, tek bir noktadan birden fazla ağa erişme ve paylaşımları önden planlama şansı tanır. Bir kez bu tür bir sistem kurduğunuzda bir haftaya yayılacak güncellemeleri bir saatten az bir zamanda oluşturabilirsiniz. Haber izleme uygulamanız üzerinden haberleri okurken dikkatinizi çekenleri yayınlanacaklar sırasına koyun ve isterseniz yorum da ekleyin. Bu doğal, düşük çaba gerektiren okuma işlemi en son paylaşılan bağlantılara bakacak zamanınız olmadığında bile sosyal medyada günlük bazda iyi bir varlık göstermenize yardımcı olacaktır.

Bugünlerde Tiffany, otomasyonun meyvelerini topluyor. Pazarlama bültenleri ve sosyal medya uyarıları ile önemli postaları ayrıştırmak için Gmail filtreleri kullanıyor, böylece gün içinde e-postasını kontrol ettiğinde en önemli mesajlara odaklanabiliyor. Haftada birkaç kez zaman ayırarak diğerleriyle de ilgileniyor ve Social Inbox’ı kullanarak sektörel bültenlerde ilginç bulduğu bilgileri sosyal medyada paylaşıyor. Artık gelen kutusu için çalışmıyor kazandığı zamanı kendine harcıyor ve Elemet Three yeni başarılara imza atıyor.

Otomasyon dijital dünyanın sebep olduğu dikkat dağınıklığını tamamen yok edemez ancak onunla savaşmanıza yardımcı olabilir. E-posta filtreleri, okuyucular, paylaşım düzenleyiciler ve diğer araçlar dikkatiniz neyin çekeceğini belirlemede önemli ölçüde yardımcı olabilir. Böylelikle daha az sıkıntı hissedersiniz ve işte veya evde, çevrimiçi veya çevrimdışı olsun sizin için önemli görevlere daha fazla odaklanabilirsiniz.