MUHASEBEDE YENİ YAKLAŞIM I

OTEL MUHASEBE SİSTEMLERİNDE YENİ BİR YAKLAŞIM;
"ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİ"

ÖZET
Otel muhasebe ve finans uygulamalarında yeni bir yaklaşım olan "ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİ" nin bu güne kadar Türkiye ve Dünyadaki otellerde uygulanan geleneksel Uniform Muhasebe Sistemlerine göre gerek kabiliyet gerekse zaman ve işgücü kazanımları ve otel yönetime yararlılığı bakımından diğer geleneksel uniform muhasebe sistemlerine göre avantaj ve faydalarını içermektedir. 

A-) ASMAN * UNIFORM OTEL MUHASEBE ve FİNANS SİSTEMİ Nİ DİĞER GELENEKSEL MUHASEBE SİSTEMLERDEN AYIRAN ÖZELLİKLER. 

Asman otel muhasebe ve finans sistemini ülkemizdeki ve dünyadaki otellerde yürürlükte bulunan diğer klasik sistemlerden ayıran en önemli özellikler aşağıda sıralanmıştır.

1. Azami Yönetim Desteği;
ASMAN Uniform Otel muhasebe ve finans sistemi, Yönetimi azami ölçüde destekleyen bir sistemdir. Diğer klasik sistemlerde sadece "Oda geliri" olarak görebileceğiniz oda gelirleri, ASMAN sisteminde "yerli" ve "yabancı" ana kalemleri altında oluşturulmuş segmentler bazında ve istatistiki (adetsel) kayıtları da ihtiva edecek şekildedir. Genel Müdür, herhangi bir zaman aralığında, herhangi bir segmentte, kaç adet odanın ortalama kaç paradan (ARR) satıldığını anında söyler. Ayrıca yiyecek içecek satış ve maliyetlerini (Cost of goods sold) günlük olarak izlediğinden dolayı istendiği taktirde Y/İ satış ve maliyetlerini yüzdeleri ile birlikte yönetime istenilen her şekilde bilgi olarak verir.

2. Stok malzemelerin maliyete dönüşünceye kadar takibi;
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve finans sisteminde stok takibine alınan malzemeler klasik yöntemlerin aksine depo takipleri ile  sınırlı olmayıp otel misafirleri tarafından tüketilinceye, maliyetler oluşuncaya kadar takibini yapar.

3. Günlük satış maliyetleri
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sisteminde, Otel müşterilerine yiyecek içecek satışları yapıldığı anda maliyetler de oluşur. Dolayısıyla satış işleminin gerçekleşmesi anında, klasik yöntemlerin aksine satılan malzelerin depo stoklarından düşürülmesinin yanında ASMAN muhasebe ve finans sisteminde satış maliyetleri de anında oluşmakta ve günlük olarak ünite bazında maliyet kayıtlarına intikali sağlanmaktadır...

4.Y/İ Maliyetlerinin üniteler bazında günlük olarak izlenebilmesi;
Asman Uniform Otel muhasebe ve finans sistemi, Yiyecek içecek maliyetlerini, hali hazırda birçok otelde uygulanan klasik yöntemin aksine aylık olarak değil günlük olarak izler bunun yanında ASMAN Uniform Muhasebe ve Finans Sisteminde yiyecek içecek maliyetlerinin oluşturulması çalışmaları klasik yöntemlerdeki gibi muhasebe dışında bir takım excel tabloları oluşturarak hazırlamanın aksine muhasebe sisteminin içine çekilmiştir. Dolayısıyla ASMAN Uniform Muhasebe ve Finans Sisteminde, üniteler bazında oluşturulan Y/İ gelir kayıtlarının yanında, yine aynı şekilde üniteler bazında Y/İ maliyet kayıtları da günlük olarak oluşturulmaktadır. Dolayısıyla Otel yönetimi tarafından, ister aybaşından o güne kadar, ister yılbaşından o güne kadar, ister iki tarih arası (örn. bayram periyodu vs.) ister aylık, ister haftalık, ister günlük olarak Genel müdür her ne şekilde isterse ASMAN Uniform Muhasebe ve Finans Sistemi klasik yöntemlerin aksine 4-5 gün bir hafta gecikmeyle değil de anında Genel müdürün bilgisine arzu ettiği şekilde sunar... ASMAN Uniform Muhasebe ve finans sisteminde maliyet raporlarınını hazırlanması için, klasik yöntemlerde olduğunun aksine ayrıca bir cost control birimine ihtiyaç yoktur...

5.Raporlamalarda kolaylık
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans sisteminde günlük muhasebe kayıtlarının (gelir, gider, ödeme, tahsilat, maliyet) tamamlanmasının akabinde "Bütçe Karşılaştırmalı Aylık faaliyet Raporları" ve "Aylık Cost Raporları" aynı anda son derece kolaylıkla ve süratle hazırlanır...

6. Daha etkin bir maliyet kontrolü
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve finans sisteminde ayrıca bir Cost Control birimine gerek yoktur. Çünkü stok, transfer  ve maliyet kayıtları günlük olarak geçilmektedir.

7. Daha az personelle daha çok iş
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sisteminde, işlerin yürütülmesi için geleneksel sistemlerde olması gereken personel miktarının aksine, hemen hemen yarı yarıya bir personel sayısı ile çalışırsınız.

8. Daha kısa zamanda daha çok iş
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sisteminin uygulanmasıyla geleneksel yöntemlere nazaran özellikle otel yönetimine hazırlanacak (faaliyet ve cost) raporlamalarda çok daha az zamana ihtiyacınız vardır. Faaliyet raporları için cost biriminin hazırlayacağı cost raporlarını beklemeniz gerekmez. Raporların hazırlanmasında gerekli olan tek şey o aya ait tüm kayıtların (Accounting records) geçildiğinden emin olmanızdır. Bundan sonra ise o aya ait Faaliyet ve Cost raporlarının ASMAN ile  raporlanması çok kısa sürede ve de çok kolaydır.

9. Bütçeleme kolaylığı
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sisteminde bütçe uygulamaları, her ne şekilde çalışılırsa çalışılsın (AI, BB,HB,FB) biri ya da hepsi hiç farketmez, çok kolay olup bütçeleme, ASMAN a dahil diğer tüm alt yöntemler gibi standardize edilmiştir.

10. Kendi kendini denetleyen sistem
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sisteminde, Geleneksel uniform sistemlerin aksine F/O in kontrolü çift taraflı yapılır, Ayrıca cash/nakdi ve mahsubi kayıtları farklı kişiler yapar. Dolayısıyla sadece paranın alınması veya CL  a kaldırılması mutabakat için yetmez, ayrıca ft.sinında kesilmiş olmasını arar sistem. Buna bir nevi double check de diyebiliriz. Kısaca self audit.

B-) ASMAN UNIFORM MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİ BİR BİLGİSAYAR PROGRAMI MIDIR? 
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans sistemi, Genellikle terminolojide bir karışıklık olduğu için söylüyorum; Bir Bilgisayar (Muhasebe) programı değildir. Tüm muhasebe bilgisayar programları hepimizin bildiği gibi, Muhasebe kayıtlarını geçmede, defter tutmakda, bizlere yardımcı olan,bizlere sürat kazandıran (burası tartışılır) programlardır. Dolayısıyla kendi başlarına muhasebe yapamazlar. Ayrıca  muhasebe bilgisayar programlarını sadece kullanmayı bilmeniz yetmez, Muhasebeyi -ki müsbet bir bilimdir- de çok iyi bir şekilde bilmeniz gerekir. Hangi muhasebe bilgisayar programı olursa olsun, bu bilgisayar muhasebe programlarının içinİ sizin işlemeniz ve kayıtların çerçevesini sizin çizip, muhasebe sistemini sizin oluşturmanız gerekir. İşte ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sistemi bu noktada devreye girer ve size yardımcı olur. Ancak muhasebe bilgisayar programlarının şu aşamada  ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sistemi nin tam anlamıyla full otomasyon anlamında verimli olarak uygulanmasında destekleyip destekleyemeyeceği ise yapılabilecek ilave yazılım değişikliklerine bağlıdır. Yapılamayan yazılım değişikliklerinde ise ASMAN kayıtları entegre olarak değil de manuel olarak atılır.

C-) ASMAN UNIFORM MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİ ŞU AN HERHANGİ BİR OTELDE UYGULANIYOR MU?
ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sistemi, Kullanılan bilgisayar muhasebe programı alt yapısı her ne kadar % 60-70 civarında destekleyebiliyor olsa da, Şu an  İzmir Çeşme Alaçatı'da bulunan Süzer Sun Dreams Hotelde başarı ile uygulanmaktadır.

D-) ASMAN UNIFORM MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİNİ KENDİ OTELİNİZDE UYGULAYABİLİRMİSİNİZ ?
Tabiki uygulayabilirsiniz. Ancak mevcut muhasebe sisteminizin ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sistemine uygun olacak şekilde yeniden yapılandırılmasına (redesign) ihtiyaç vardır. Veya kapasitesi ne olursa olsun, yeni açılacak bir otel ise en baştan, otelin kendi öz yapısına uygun olacak şekilde, ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans sistemini uygulayabilirsiniz.

E-) ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİNİN ÖNCELİKLERİ NELERDİR? 
Birinci öncelik, yönetimin ihtiyaçlarına mali anlamda her konuda süratle cevap verebilmek.
İkinci öncelik, otokontrolü sağlamış ve şeffaf bir yapı olması nedeniyle denetimde kolaylık.
Üçüncü öncelik ise (Bankalar,Alıcılar,Satıcılar vs gibi)  3. şahıslardır  

SONUÇ
Geleneksel Uniform sistem/lerde, (Amerikan otelciliğinin kullandığı "Uniform system of Accounts for Hotels" de dahil olmak üzere), özellikle F&B maliyetleri  konusunun çok zayıf olması benim bu konuya ciddi olarak eğilmeme ve  Otelin faaliyet raporlarını hazırlamamız için; ille de  cost control biriminden çıkacak olan cost raporunu beklememiz mi gerek? Cost control birimi olmadan cost raporlarını hazırlayamazmıyız? Özellikle Y/İ maliyet raporlamalarında (Outletler ve otel geneli olarak) yönetimin isteklerine süratle cevap verebilmek için nasıl bir yapı oluşturulmalı? Faaliyet Raporlarını ve Cost Raporlarını çok daha süratli bir şekilde nasıl hazırlarız? Mevcut geleneksel sistemler yönetime yeterince destek olabiliyor mu, eksik tarafları nelerdir? ve bunun gibi soruların cevabını aramaya itmiştir beni.

Kanaatim odur ki ASMAN Uniform Otel Muhasebe ve Finans sisteminin getirdiği yeni uygulamalarla otel mali yapılarının, yönetimin ihtiyaçlarına uygun olarak  (Bütçeleme, kayıt ve Raporlama) standardizasyonunda önemli ilerleme ve gelişmeler olacaktır.

24 Mayıs 2009

Sevgi ve Saygılarımla,
Adnan SisMAN

* ASMAN, Türkçe karakter kullanmadan Adımın ve soyadımın baş harfleri ve soyadımın son hecesinin birleşmesinden oluşmuştur.

Bu Makalemi okuduktan sonra otellerin satın alma ve tedarik yöntemlerinde çok faydalı olacak "Otellerde Satın Alma konusunda ASMAN yöntemi" başlıklı makalemi de okumanızı tavsiye ederim.