Zaman yönetimi bir sistemdir

Bu sistem, "gelecekten bugüne" doğru çalışan ve 6 aşamadan oluşan bir planlama yöntemidir. Bu sistemi 6 basamaklı bir piramit şeklinde gösterebiliriz; sistemin çalışma şekli de bu piramidin aşağıdan yukarıya doğru kurulmasını andırıyor.

1-Değerler ve Beklentiler: Bu aşama, piramidi oluşturmanın en önemli, yani temel kısmını oluşturuyor. İnsanın hayattaki değer ve beklentilerini belirlemesi için, ilk önce gerçekten ne istediğini bilmesi gerekiyor. Kimisi için zenginlik, kimisi için mutlu aile, kimisi için makam, kimisi için şöhret, kimisi için ise hizmet… Çeşitli değer ve beklentilerden oluşan bu listeyi sonsuza kadar uzatabiliriz, çünkü insanların hayattan istedikleri belli bir sayıyla sınırlandırılamaz. Önemli olan, bu değer ve beklentiler listesini dikkatli bir şekilde, acele etmeden, aklınızın ve kalbinizin sesini dinleyerek oluşturmak, özenle kâğıda dökmektir.

2- Yüce Bir Amaç: Bazıları bu aşamaya "yüce hedefin seçilmesi" de diyor. Hayattaki değer ve beklentiler listesine dayanarak, kişinin nereye ulaşması, neyi elde etmesi gerektiğini, genel anlamda en uç hedefini kararlaştırması gerekiyor. Mesela "şan, şöhret, makam, hizmet" gibi değerlere önem veren bir kişi, yaşadığı ülkenin cumhurbaşkanı olmayı hedefleyebilir.

3- Genel Plan: Piramidin üçüncü katı ikinciye, yani ulaşılması gereken amaca dayanıyor. Bu genel plan, insanın yüce amacına ulaşması için yapılması gereken ayrıntılardan oluşuyor. Mesela bir ülkenin cumhurbaşkanı olmayı amaçlayan kimse, ilk önce kaliteli bir eğitim-öğrenim kurumundan mezun olmalı, siyasi hayata atılıp bir partiye katılmalı, ülkenin temiz bir vatandaşı ve imrenilir bir aile reisi olmalı, bir ilin saygın valisi konumuna yükselmeli, halkı etkileyebilecek parlak bir konuşmacı olmalı.lir

4- Uzun Vadeli Plan: Piramidin dördüncü katı, uzun vadeli, yani birkaç yıllık plandan oluşuyor. Bu plan, insanın genel planı esas alınarak, belli hedef ve tarihlerin belirtilmesiyle oluşturuluyor. Uzun vadeli plandaki hangi hedefin, genel planın hangi kısmını ilgilendirdiğini belirtmek çok önemlidir. Mesela genel planda "kaliteli bir lisans eğitimi almak" gibi hedefi olan biri, uzun vadeli planına "kaliteli bir lisans eğitimi için, tam beş yıl sonra Oxford Üniversitesi'nden başarılı bir şekilde mezun olmak" diye yazabilir.

5- Kısa Vadeli Plan: Uzun vadeli plana göz atınca, şahsın yakın dönemde neleri yapacağına dair, haftalar ve aylara göre kısa vadeli bir plan oluşturulur. Uzun vadeli planın maddeleri daha küçük ve ayrıntılı maddelere ayrılır. Mesela "tam beş yıl sonra Oxford Üniversitesi'nden başarılı bir şekilde mezun olmak" için "gelecek hafta yabancı dil geliştirme kursuna yazılmak" ,"üç ay sonra TOEFL sınavına katılmak", "dört ay sonra Oxford Üniversitesi'ne başvurmak" gibi maddeleri içeren, kesin tarihleriyle birlikte kısa vadeli bir plan hazırlanmalıdır

. 6- Günlük Plan: Son olarak, zaman yönetim sistemi şemasının üst katını oluşturma sırası geliyor. Günlük programın maddeleri, kısa vadeli plandaki tarihlerin analiz edilmesiyle oluşturulur. Mesela kısa vadeli plandaki "Oxford Üniversitesi'ne başvurmak" maddesi tahlil edilecek olursa, "Hangi belgelerin kime teslim edilmesi gerektiğini öğrenmek", "Gereken belgeleri hazırlamak", "Belgeleri ilgili birime göndermek", "Belgelerin teslim edildiğinden emin olmak" gibi günlük olarak yapılması gereken ödevler belirlenir. Günlük plan, bir gün öncesinden ziyade, önceki haftalar boyunca o gün için belirlenen görevlerin listelenmesiyle, çok önceden hazırlanır ve bu zaman zarfında çeşitli düzenlemelere de tabi tutulabilir. Günlük plan hazırlanırken, her maddenin yapılacağı saatin yazılmasında fayda var. Kontrol ve Düzenleme Bütün bu planların sürekli kontrol edilmesi, yeniden düzenlenmesi tavsiye edilir. Soyut sayılabilecek "gelecek" kavramının belirsizliğinden dolayı, bu planların küçük ekleme ve çıkarmalarla değişmesi, daha doğrusu düzenlenmesi gerekebilir: - Günlük planınız birkaç gün öncesinden veya o gün içerisinde bile değişime uğrayabilir. - Kısa vadeli planların iki haftada bir gözden geçirilmesinde fayda var. - Uzun vadeli planlar her dört ayda bir yeniden kontrol edilmeli.

- Genel yaşam planınızı her sene yeniden gözden geçirmelisiniz. - Senede bir, hayattaki değer ve beklentilerinizle birlikte yüce amacınızı da sorgulamanız gerekir. Özetle kendimize şunları sırayla soralım ve yukarıdaki sistem doğrultusunda harekete geçelim:

1- "Hayattan ne istiyorum?"

2-"İstediklerimi elde etmek için, en önemli amacım ne olmalı?"

3- "Amacıma ulaşmak için, sırasıyla neleri gerçekleştirmem gerekiyor?"

4- "Genel plan dâhilinde, önümüzdeki yıllarda neleri ve ne zaman gerçekleştirmem gerekiyor?"

5- "Uzun vadeli planımdaki maddeleri gerçekleştirme adına, önümüzdeki ay ve haftalarda neleri ve ne zaman yapmam gerekiyor?"

6-"Bugün halletmem gereken işler nelerdir?".