Herkes proje yöneticisidir

İlk iş hayatıma başladığımda proje yönetiminden haberim bile yoktu. Zaman içerisinde daha sonra sistemli bir metodoloji halinde öğrendiğim Proje Yönetiminin adımlarını tek tek tecrübe ederek, yaşayarak öğrendim. Dosyalamayı, resmi yazı yazmayı, toplantı organize etmeyi, muhasebeyi, adam yönetmeyi ve daha sayamayacağım irili ufaklı yüzlerce konuyu yaşayarak öğrendim. Maaşlı çalıştığım kadar kendi işimide yaptım, gündüz olduğu kadar gecede çalıştım. Yaklaşık 20 yıllık iş hayatımda irili ufaklı onlarca ulusal ve uluslararası projede yer aldım.

Bu tecrübe bazı konularda iddialı konuşmama, yazmama vesile oluyor tabiki. Mesela, bir çok firma bir projeye ilk başlarken ne tam ihtiyacını tanımlayabilir nede kime hangi görevi vereceğini. Üstelik bir çok projenin başarısız olmasının sebebi ekip üyelerinin rollerini yeterince anlayamamış olmalarındandır. Projelerde yapılacak işler ilgili kişiye o işle ilgili yetkiyle beraber aktarılırlar yada yetkiyle beraber aktarılmalıdırlar. Burada yetkinin altını özellikle çiziyorum çünkü özellikle büyük şirketlerde yada karmaşık projelerde ekipolerinde byük olması kimin ne iş yaptığı konusunda belirsizliklere yol açabilir. Aslında her ekip üyesine yeki ilebirlikte sorumluluğunu verdiğinizde onu kendisinin proje yöneticisi yapmış olursunuz. Projelerin başarısı ekip üyelerinin kendilerine verilen işleri sahiplenme ve sorumluluğunu alma konusunda gayretleri ile birebir orantılıdır.

Bu yetki nasıl verilir? Yada verilmeli?

Kişilere yetkileri yazılı olarak ve diğerlerinide göreceği şekilde verilmelidir. Projeyi anlamlı parçalar halinde bölümlemek ve her parçayı mantıklı bir biçimde detaylandırarak o bölümden sorumlu kişiyi atayabilmek gerekir.

İşte burada insansı tembellikler devreye girebilir. Projelerdeki kişiler kendilerinin ilgilendiği işlerin dışındaki işlere gözlerini kapatabilirler yada kendilerini ilgilendirmediğini düşünebilirler. Bir çoğuda öğrenmeye üşenir. Halbuki bilmek ve öğrenmek önemlidir.

Proje üyelerinin öncelikli olarak kendi önlerindeki iş listelerine sıkı sıkıya sarılmaları gerekir. Burada her türlüğ sorularının yanıtlarını bulmaya çalışmalı her detayı öğrenmelidirler. Aldığınız yada verdiğiniz işlerin ucu açık olmamalıdır. Bir noktada bitmeli yada tamamlanabilmelidir.

İşin enteresan taraflarından biriside verdiğiniz işlerde kişilerin ismini verilen işlerin yanına yazdığınızda kişilerin kendilerini daha sorumlu ve yetkili hissetmeleridir. Hele birde verilen görev ve yetkiler net ise işlerine çok daha iyi odaklanabilirler.

Eğer bu şekilde düşünürseniz bir süre sonra projelerdeki verimin ve olumlu sonuçlaın arttığını göreceksiniz. Eğer proje ekibini üstlendikler iişler konusunda rahat ettirir, onları projenin tasarımına, öngörülerin yapılmasına dahil eder, projeleri parçalara böler, problemler hakkında geri besleme sağlar ve onlara destek olursanız proenin başarısı için çok büyük bir adım atmış olursunuz. Onların önerilerini ve fikirlerini sormak onların kendilerini daha rahat ve o projede daha kıymetli olduklarını hissetmelerini sağlayacaktır.

Her proje ekibi üyesinin, projenin büyüklüğüne bakmaksızın o projenin yöneticisi olarak kendini konumlandırması ve hissetmesi önemlidir.