Projeyi ucuza yürütme

Bugün birçok proje bütçe ve zaman açısından birçok kez indirime gitmektedir. Harcamaları kestiğimizde, çok fazla kesintinin riskini düşünerek “eğer çok fazla maliyeti aşağı çekersek sonuçları ne olur?” diye sorarız.

Amerika’nın gelmiş geçmiş en büyük otoban projesi olan Boston’un Big Dig projesinin bütçesi 2 milyar dolardı. Bugün ise bu fiyat 14 milyar usd civarındadır. Maliyetlerin bu kadar artma sebebi aslında sürekli olarak maliyetleri düşürme baskısı yaşadıklarından kaynaklandı. Yani problem; maliyeti düşürme baskısıydı.

Soru şu: Bir önceki tahminlerimizin doğru olmadığı varsayımıyla maliyetleri aşağı çektiğimizde neden daha sonrada bu tahminlerimizin doğru olmadığını düşünerek tekrar maliyetleri aşağıya çekmeye çalışıyoruz?

Muhtemelen o varsayımlar zaman baskısı ile yapıldığından ve herşeyin ortada olduğu önyargısıyla hazırlandığından. Böylece her yeni tahmin bir öncekinden daha kötü olmaya başlıyor.

Sürekli bunu yapıyoruz. Bütçeleri kıstığımızda çok kısma riskinide yaşıyoruz. Bu durumda şöyle bir acı gerçek karşımıza çıkıyor; eğer fazla kesersem kesmediğimden daha fazla kayba uğrayacağım.

Bütçe çok kesildiğinde görülemeyn çeşitli mekanizmalar devreye girerek proje yönetimini doğrudan etkilemektedir. Bu kontrolsüz süreçleri doğurmakta ve buda maliyetlerin neden arttığını göstermektedir. Örnek vermek gerekirse:

Ummak

Herhangi bir bütçe kesiminde çalışanlar yaptıkları işleri tekrar gözden geçirir ve tahminlerini yenilerler ve sadece doğru yanıtların projede kendilerine ait bölümü kurtaracağını düşünürler. Tahminlerini “istenilen yönde” değiştirirler ve sonrasında aşımlar kaçınılmazdır.

Kaçakçılık

Tek bir projede imiş gibi görünüp başka projeyede bakmak yada projede kullanılacak ekipmanı “borç” almak kaçakçılığa girer. Büyük çaplı bütçe kesintileri “yeraltı” “karanlık” davranışı cesaretlendirir ve buda kontrolü zorlaştırır.

İlancılık

Eğer ek personel alımı için onay alamayacağınızı düşünüyorsanız elimizdekileri işimize yaramayacak olsa bile tutma eğilimine gireriz. Eğer mali açıdan sıkıntı varsa etrafımızda oturan kişiler ararız.

Donma ve Erime

Eğer bir organizasyon zaman zaman donuyorsa zaman zamanda eriyecektir denebilir. Bazen bu durmalar geciktirilmiş işlerin halledilmesi şeklinde pozitif olarak yansıyabilir. Bunu kışın yemek için yiyecek saklayan hayvanlar gibi düşünebilirsiniz.

Ertelemek

Bütçeler katı ise zaman zaman gecikme problemleri yaşanır. Örneğin, eğer proje gecikirse testleri kısarız. Buda doğal olarak problemlerin keşfedilmesini geciktirir. Sonradan farkedilen problemin giderilmesi ise çok daha pahalıya mal olacaktır. Proje maliyeti düşürülmüş ama şirkete binen maliyet katlanarak artmıştır.

Bu tip şeylerin çalıştığınız şirkette olup olmadığını izleyin. Eğer artıyorsa küçük bütçelerle büyük işler başarılıyor demektir. Ama ne kadar doğrudur ne kadar yanlıştır siz karar verin.