Sistem kurmak ve planlamak neden zordur bilinmez…

Özellikle hemen hemen herkes tarafından bilinen ancak uygulamaya alınması konusunda nedense zorlanılan, ünlü İstatistikçi Walter Shewhart tarafından icat edilen ancak Dr. Edwards Deming tarafından üne kavuşturulan PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et- Önlem Al)  döngüsünü hatırlatarak başlamak istiyorum.

Her şeyin bir başlangıcı ve bitişi olduğu ve her bitişin yeni başlangıçlar yarattığı bu sürekli iyileştirme döngüsü olan PUKÖ’nün hayatımızın her alanında kullanabildiğini hepimiz biliyoruz. Biliyoruz ama kullanabiliyor muyuz? İşte bu tartışılır.

Gerçekleşmesini düşündüğümüz her şeyin o kadar çabuk olmasını istiyoruz ki Japon atasözü olan “Planlamaya ayrılan on dakika uygulamada bir saat kazandırır.” sözünü unutuyor ve hemen uygulamaya geçiyoruz. Uzun vadeli düşünemiyor anı yaşıyoruz. Bu sebeple de rotası belli olmayan bir gemi gibi rüzgârın götürdüğü yere gidiyoruz. Oysa hedefleri belli olan toplumlar, insanlar ve şirketler bu döngüyü bilinçli bir şekilde kullanabildiklerinde istedikleri yere istedikleri zamanda ulaşabiliyorlar. Öyle hemen değil. Hedef koymak sabır gerektirir. Hedefi gerçekleştirmek de iyi planlama ve sistem kurmak gerektirir. Amaç; ulaşılmak istenen hedef için geleceği görmek, istemek, istenilen şeye kilitlenmek ve bunun için planlama yapmaktır.

Peki, Planlama nedir? diye baktığımızda birçok tanımı vardır. Ben tüm tanımları toparlayarak yazmak istiyorum. Hedefler doğrultusunda ve mevcut veriler ışığında geleceğe sistemli bir şekilde yön vermektir.  

Herkesin ağzına sakız olmuştur planlama. Peki, uygulamaya gelindiğinde acaba bunu yapabiliyor muyuz? Hem toplumlar, hem şirketler hem de kişiler gözünde planlamayı biraz anlatmak istiyorum.

Öncelikle toplumda yaşadığımız sorunlara baktığımızda her şey o kadar açık ki! Tamamlanamayan anayasamız, yerine oturmayan politikamız, oluşturulamayan eğitim sistemimiz, çözemediğimiz trafik sorunumuz, şehirleşemediğimiz şehirlerimiz ve sürekli değişen ama bir türlü iyileşemeyen daha birçok konudan bahsedebiliriz.

Ve yine soruyorum gençliğe,

” Gelecek 10 yıl için planınız nedir?” Klasik cevap: ”Bugünü kurtaralım yarına bakarız.” Bu yüzden de hep yarına bakıp bekliyorlar.

İşletmelere de soruyorum aynı soruyu ve cevap yine aynı. “Her şey o kadar çabuk değişiyor ki, biz bugünü nasıl kurtarırız diye bakarken siz 10 yıldan bahsediyorsunuz” diyorlar.

İşte tam bu aşamada Francais Bacon’a ait “Metodu olan topal, metotsuz koşandan daha çabuk ilerler.” atasözünü hatırlatmak istiyorum. Ancak bu bizim ülkemiz için geçerli değil diye düşünüyorum. Gözlemlediğim şirketlerde herkes bir sistemi olsun, planlı çalışsın istiyor ama iş uygulamaya gelince nedense hem çalışanlar hem de yönetim bir türlü zaman ayırıp uğraşamıyorlar bu sistemle ve planla…

Fakat ilerleyen zamanlarda, başlıyorlar şikâyetlere:

“Biz sipariş alıyoruz almaya ama zamanında gönderemiyoruz.”
“Çok uzun sürüyor.”
“Kapasitemizi aşıyoruz.”
“Müşteri artık malını daha kısa sürede istiyor ama biz gönderemiyoruz.”
“Sürekli mesai yapıyoruz.”

“Özel hayat diye bir şeyim kalmadı.”
“Yanlış, eksik malzeme gönderiyoruz.”
“Stoklarımızı kontrol ettiğimizi sanıyor, son dakika golleri yiyoruz.”
“Maliyetlerimiz çok yüksek.”
 “Zarar ediyoruz.”
 “Malımız da kaliteli ama yeterli satış yapamıyoruz.” 

Sanıyorlar ki sipariş hiç bitmeyecek, müşteri de memnuniyetsizliğini hiç belirtmeyecek, böyle gelmiş böyle gidecek… Tüm bunlara rağmen sorunların “Planlama” dolayısıyla “Sistemsizlik ”ten olduğunu düşünemiyorlar. Nasıl olsa birileri siparişi alıyor, birileri de üretince sanıyorlar ki her şey yolunda gidecek.

Eğer bir şirkette iyi bir planlama sistemi yok ise; bir üretim firmasından örnek verecek olursam; planlama, imalat ve satış çatışmaları başlar. İmalat, planlamanın planına uymaz; satış, planlamayı geçer imalata acil işler verir… Çalışanlar ,“kalıp tak, kalıp çıkar” uğraşır durur. “Kalite Kontrol”, hangi ürünü takip edeceğini şaşırır. Acil siparişler depoda yığılmıştır. Müşteri almamıştır ya da acil diye alınan sipariş aslında acil değildir. Plansızlık nedeniyle stok oluşmuştur. Günü gelmiş ve gitmesi gereken ürün gidememiş, çalışacak ortam kalmamış, sinirler gerilmiş, mesailer başlamıştır. Maliyetler artmıştır ama kimsenin bunu görecek hali kalmamıştır; çünkü “Bir an önce sipariş bitsin ve müşteriye gitsin…”,  istenen bu olmuştur.

Her seferinde bu gerginlik yaşanıp siparişin müşteriye gecikmeli de olsa gitmesi sonucunda her şey unutulmuş ve aynı şekilde çalışmaya devam edilmiştir.  Herkes durumdan şikâyetçidir ama çözüm yoktur; çünkü her şey acildir ve vakit yoktur. Tekrar başa dönülmüş ama PUKÖ döngüsünün “Planla” ve “Önlem al” adımlarınındışındaki “Uygula” ve kısmen de olsa “Kontrol Et” adımları gerçekleştirilmeye çalışılmıştır.

Oysa en önemli iki faaliyet olan “Planla” ve “Önlem al” adımları atlanmış bunun farkına bile varılmamıştır. Hep “Planlama” yaptıklarını ve tekrar tekrar eden hataları “Önle”diklerini sanmışlardır.

Sistem kurmanın ve plan yapmanın gereksiz bir faaliyet olduğunu ve bununla vakit kaybettiklerini düşündükleri için gerçekte “Zaman, İş gücü ve Maliyet”ten kaybettiklerini görememişler zaten görmeyi de gerçekten istememişlerdir.  

Nedendir bilinmez!

Oysa Francais Bacon’a ait sözü tekrar hatırlatmak isterim. “Metodu olan topal, metotsuz koşandan daha çabuk ilerler.”  Sizleri “adım adım sistem kurma”ya davet ediyorum.

Fadime AKBAŞ – fadime@sistemkurma.com.tr