Zamanı nasıl yönetsek...

24.03.2014

Zaman; yerine konulması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynak. Yapacağımız her şey için zaman gereklidir. ODTÜ Eğitim Bilimleri bölümünün değerli hocalarından  Yrd. Doç. Dr. Gökçe Gökalp ile zaman yönetimine doğru bir yolculuk yapıyoruz.

Bu gün elinize bir kağıt kalem alıp zamanınızı nasıl değerlendirdiğinize bir bakın bakalım, neler çıkacak, önümüzdeki günlerde yaşantınızda neler değişecek...Zaman su gibi akarken avuçlarınızın arasından neleri ertelediniz ve zaman var mı şimdi onları telafi etmeye...Belki de şimdi tam zamanı ne dersiniz?

Zamanımızın yetmediğini söyleyip duruyoruz. Zamanı iyi yönetmek nasıl bir şey size göre?

Zamanı iyi yönetmek zamanı bizi kontrol eden bir unsur olmaktan çıkarıp, onu kontrol edebilmektir. Zamanı hayatımızda yaptığınız işlerin etkinliklerin tamamı olarak düşünülürse, hayatımızdaki işleri olayları, etkinlikleri iyi yönetebilmek olarak düşünebiliriz zaman yönetimini. Zamanı yetirmek diye de düşünülebilir zaman yönetimi. Bir gün içinde o gün tamamlanması gereken her şeyi yetiştirebilme sanatıdır zaman yönetimi.

Günümüzde zaman tuzakları nelerdir?

Televizyon günümüzde ve ülkemizde zaman tuzaklarının başında geliyor hala. İnternet üzerinde anlamsızca o siteden o siteye dolaşmak, İnternet üzerinden oynanan oyunlar insanların saatlerini onlar hiç farkında olmadan alabiliyor. Bizim ülkemizde bürokrasiyle uğraşmakla geçen zamanda büyük bir tuzak olarak düşünülebilir, tabi bunun içinde başkalarını beklemek de var. Çok fazla bürokrasi olması bir işin yapılması için 3-4 kişiden ayrı ayrı imza alınmasını ya da farklı ofislerde işlem görmesini gerektirir ve bu da zamanımızın büyük bir kısmının başkalarını beklemekle geçmesine neden olur. Öbür taraftan maalesef bürokrasi hayatımızın kaçınılmaz bir parçası ve biz bu beklemeyle geçen zamanı nasıl değerlendireceğimizi planlarsak biraz olsun bu zaman tuzağıyla başa çıkabiliriz. Ben ülkemizde profesyonellik anlayışının oturmamış olmasını da bir zaman tuzağı olarak görüyorum.  Profesyonellik kültürü yerleşmemiş olduğu için her şey belirlenen saat’ten daha geç başlayıp daha geç bitebiliyor bu da zamanın etkili yönetimini zorlaştırıyor ve zamanımızı çalıyor.

Öncelikleri belirleme, sıraya koymanın önemi nedir? Bunu ne şekilde yapabiliriz?

Önceliklerimizi belirleyip sıraya koyarak hem neyi ne zaman yapmamız gerektiğini belirlemiş oluyoruz bu da zamanı daha etkili bir biçimde kullanıp yapılması gereken bütün işleri tamamlamamızı sağlıyor. Bunun için yapmamız gereken ilk şey, işlerimizi önemlilik ve aciliyet derecesine göre ayırmamız hangi işe ne kadar zaman ayıracağımızı ve ne zaman yapacağımızı belirlememiz için gerekli bir beceri, etkin zaman yönetimi için şart. Öncelikli işleri de bu ayrımı yaparak belirleyebiliriz. Öncelikleri belirlemek ve sıraya koymak icin ABC analizi metodu kullanılabiliriz. Bu metot yapılması gereken tüm işler aynı öneme sahip olmadığından yola çıkarak önerilmiştir. İşlerimizi taşıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırarak gün içinde hangi işleri tamamlayacağımızı, bunlara ne kadar zaman ayıracağımızı ve ne zaman bu işleri tamamlayacağımızı belirleriz. Mesela A grupundaki işler en önemli işlerdir. Bunlar yalnızca o işin sahibi sorumlu kişi ya da grup tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez.

B grubundaki işlerin önemi orta ya da vasat düzeydedir. Bir başka elemana devredilebilir.

C grubundaki  işler en az değere sahip olan işlerdir (Rutin işler, okumak, telefon, haberIeşme, günlük idari işler, önemsiz toplanı, ani ziyaretler gibi). ABC Analizinde ABC kategorisindeki  işleri ayrıca her kategori içinde de sıralamak gerekir. Mesela bir hafta boyunca tamamlamamız gereken belki  3-4 tane A-kategorisinde önemli iş vardır bunları da kendi içlerinde A1, A2 gibi sıralaya biliriz.

ABC analizi yalnızca A şıkkındaki işlerin halledilmesini ve C şıkkındaki işIerin de bir kenara bırakılmasını öngörmüyor. Aksine tüm bu işIeri taşıdıkIarı öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarak bir işgünü içinde en verimli şekiIde halledilmeleri için gerekli ortamı hazırlamayı öngörüyor.

Sizin bazen plana uymadığınız oluyor mu? Planlarda ne kadar veya nasıl esnek olunabilinir?

Evet, planlarımızı bazen bozmak, değiştirmek zorunda kalabiliriz. Ben de böyle durumlarla karşılaşıyorum çünkü hayat her zaman beklendiği gibi yürümüyor. Beklenmedik gelişmeler, olaylar olabiliyor. Bazen bunlar basit şeyler oluyor mesela; beklenmedik bir toplantıya katılmanız gerekebiliyor ya da son dakika’da bir ziyaretçi çıkıp geliyor. Aslında zamanımızı etkili kullanmak böyle planların bozulduğu durumlarda bile gereken işlerimizi tamamlayabilmek için önemli, daha doğrusu  zamanı etkili kullanmak bize esneklik kazandırıyor. Önceden plan yapınca ve öncelikleri belirleyince, nerelerde esneklikler olabileceğini de daha iyi görüyoruz. Plan yapmanın bir parçası da bu planlarda olabilecek değişiklik için bir sistem geliştirmekten  geçiyor.

Mesela günlük, haftalık, aylık, dönemlik programlarımızı  her gün, her hafta, her ay gözden geçirerek gerektiğinde bazı planların yerini ve zamanını daha kolay ve başka işlerden vazgeçmeden değiştirmemize yardımcı olur.

 Hayatı erteliyor muyuz? Ertelenen zamanlar geri getirilebilir mi?

 Bu güzel bir soru. Üzerinde hep düşündüğüm bir soru. Kendi hayatıma baktığımda ve zaman yönetimiyle ilgili verdiğim seminerlerde duyduklarımı düşündüğümde görüyorum ki evet hayatı erteliyoruz. Kendi hayatımızla ilgili olanı erteliyoruz. Başkaları için yapılması gerekenler için, işle ilgili şeyler için kendi hayatımızı daha mutlu kılmak, daha sağlıklı kalmak için gerekenleri erteliyoruz. Çocuklarımızla  büyüklerimizle kaliteli zaman geçirmeyierteliyoruz. Kendi beden ve ruh sağlığımız için gerekli olan spor yapmak, okumak, doga’da zaman geçirmek, kendimize bakmak, sağlıklı beslenmek, ve sağlık kontrolüne gitmek, tatile çıkmak, dinlenmek  gibi hayatımız için önemli olan unsurları erteliyoruz ve evet Hayatı erteliyoruz. Bu ertelenen zamanı geri getirmek çok zor, bir daha hiç aynı yaşta, aynı enerjide olmayacağız, belki şu anda yanımızda olanlar ilerde yanımızda olmayacak. Bugün yapamadığımız şeyleri yarın yapıp yapamayacağımızın hiç bir garantisi yok. Ama bu nasıl olsa ertelenen zaman geri gelmez deyip, hayatımızı ertelemeye devam etmemiz anlamına gelmez. Bugün hayatı ertelemekten vaz geçebiliriz ve bu da en azından bundan sonra ki zamanımızın ve hayatımızın ertelenmesinden kurtarır bizi.

 Etkili zaman yönetimi için tavsiyeleriniz neler?

Plan yapmak şart. Haftalık, aylık programınızı görebileceğiniz bir takvim kullanıp buna önce düzenli olarak yaptığınız işleri yazmalı, daha sonra hedeflerinizi gözden geçirip başlamanız gereken ve tamamlamanız gereken işleri belirlemeli, aylık programınıza bakıp ilerleyen haftalarda neler yapmanız gerektiğini belirlemeli, hafta içinde yapmanız gereken kişisel ve görevinizle ilgili işleri öncelik sırasına göre takviminize, programınıza yerleştirmelisiniz ve programını her gün gözden geçirip gerekli değişiklikleri yapmalısınız. Bunun dışında düzenli çalışma saatleri belirlemeniz ve bu saatleri sadece o çalışma için kullanmanız, mümkün olduğunca dikkatinizi dağıtacak unsurların olmadığı ortamlarda çalışmanız,  görevlerinizi onları 30 ila 60 dakikalık zaman dilimlerinde tamamlayacak şekilde plan yapmanız, işlerinizi yaparken kısa aralar vermeniz, elinizde uzun zaman dilimleri olduğunda , farklı işleri dönüşümlü olarak tamamlamanız, önce sevmediğiniz işlerden başlamanız, günün hangi saatlerinde daha verimle çalışıyorsanız, o saatlerde konsantrasyon gerektiren işlerinizi tamamlamanız, ve takviminizi hep yanınızda taşımanız, zamanınızı etkili kullanmanızı sağlayacaktır. Bunun dışında erteleme davranışından kurtulmak için kullanılan ve bitirmemiz gereken işlere başlamamızı sağlayan 5 dakika planı (bir işin üzerinde 5 dakika çalışma kararı alıyorsunuz eğer beş dakikanın sonunda konsantre olamadıysanız bırakıyorsunuz, ama genelde bir kere başlayınca en az bir yarım saat o iş üzerinde çalışmaya devam ediyoruz farkında bile olmadan. İşlerinizi küçük parçalara bölüp öyle tamamlamak da zamanımızı daha iyi yönetmemizi ve erteleme davranışından kurtulmamızı sağlar. Hatırlatıcı notlar kullanmak, zaman tahmininde bulunmak, bazı rutin işleri hep aynı zamanlarda yapmak ve çalışma ortamınızı düzenli  tutmak da zamanımızı daha etkili kullanmamız sağlayan metotlardır.

Teşekkür ediyoruz bu özel paylaşım için ve diyoruz ki; zaman bizi yönetmesin biz  zamanı yönetelim.

 e-mail:belginturan@gmail.com