Derneklerde olağan ve olağanüstü kongreler nedir, nasıl yapılır

DERNEK YÖNETİCİLERİNE,

DERNEK GENEL KURULLARININ İŞLEVİ HAKKINDA BİLGİLER ;

Yazı Serisi:002

GENEL KURULUN NİTELİĞİ VE OLUŞUMU

Genel kurul, derneğin en yetkili karar organı olup; derneğe kayıtlı üyelerden oluşur.

KURULUŞTAN SONRA İLK GENEL KURUL TOPLANTISININ YAPILMA SÜRESİ

Kuruluş bildiriminde, tüzüğünde ve diğer belgelerinde Kanuna aykırılık veya noksanlığın bulunmaması ya da Kanuna aykırılık ve noksanlığın verilen süre içinde giderilmesi durumda, keyfiyetin derneğe yazılı olarak bildirilmesinden itibaren altı ay içinde derneğin ilk genel kurul toplantısını yapması ve organlarını oluşturması zorunludur.

DERNEK GENEL KURULLARININ TOPLANMA ZAMANI

Olağan ve olağanüstü olmak üzere iki şekilde toplanır. Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur.

Dernek bunu tüzüğünde düzenler. Genel kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hâllerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılır

GENEL KURULUN GÖREV VE YETKİLERİ

Genel kurul, üyeliğe kabul ve üyelikten çıkarma hakkında son kararı verir; dernek organlarını seçer ve derneğin diğer bir organına verilmemiş olan işleri görür.

Genel kurul, derneğin diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir.

GENEL KURUL TOPLANTI ÇAĞRILARI

Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler.

Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler, en az on beş gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede ilan edilmek ve ya yazılı ya da elektronik posta, telefon ile bildirilmek suretiyle toplantıya çağrılır.

GENEL KURUL TOPLANTI YETER SAYISI

Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hâllerinde üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz.

Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL TOPLANTISININ YAPILMASI

Genel kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılır.

Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hakimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.

GENEL KURUL TOPLANTI USULÜ

Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur.

Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri (nüfus cüzdanı, ehliyet..gibi), yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir.

Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.

Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır.

Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.

Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.

Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazİrun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.

Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir. Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır.

Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

NOT: Mahkemece kayyum atanması veya Medeni Kanunun 75 inci maddesinin ikinci fıkrasına göre görevlendirilme yapılması halinde, bu maddede yönetim kuruluna verilen görevler bu kişiler tarafından yerine getirilir.

DİVAN BAŞKANININ SEÇİLMESİ

Divana, üye olan herkes seçilebilir.

Kendisi aday olabileceği gibi, diğer üyelerce de aday gösterilebilirler.

En çok oyu alanlar divan başkanı olurlar. Yönetim divan başkanına aittir.

ÜYE OLMAYANLAR divana seçilemezler.

GENEL KURUL TOPLANTILARINDA KARAR YETER SAYISI

Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Tüzük değişikliği ve derneğin feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte iki çoğunluğuyla alınabilir.

GENEL KURUL TOPLANTISINA KATILAMAYACAKLAR

Dernek üyesi olmayanlar üye olup ta kimlik belgesini göstermeyenler, belirtilen listeyi imzalamayanlar ile (tüzük gereği) genel kurula katılma hakkı bulunmayan üyeler toplantı yerine alınmaz.

Bu kişiler ve dernek üyesi olmayanlar, ayrı bir bölümde genel kurul toplantısını izleyebilirler.

GENEL KURUL TOPLANTILARINDA VEKALETLE OY KULLANDIRILMASI

Vekaletle oy kullanılmaz genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.

GENEL KURUL TOPLANTILARININ YAPILMA YERİ

Genel kurul toplantıları, tüzükte aksine hüküm olmadıkça, dernek merkezinin bulunduğu yerde yapılır.

YÖNETİM KURULUNUN GENEL KURULU TOPLANTIYA ÇAĞIRMAMASI

Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine, sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.

GENEL KURUL TOPLANTILARININ ERTELENME HALLERİ

Birincisi, İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa toplantı ertelenir, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir.

İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

İkincisi, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle toplantı ertelenebilir.

Bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur.

Üyeler ikinci toplantıya, genel kurul çağrı usulüne göre yeniden çağrılır.

Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.

GENEL KURULDA ALINAN KARARLARIN İPTALİ

Toplantıda hazır bulunan ve kanuna veya tüzüğe aykırı olarak alınan genel kurul kararlarına katılmayan her üye, karar tarihinden başlayarak bir ay içinde; toplantıda hazır bulunmayan her üye kararı öğrenmesinden başlayarak bir ay içinde ve her halde karar tarihinden başlayarak üç ay içinde mahkemeye başvurmak suretiyle kararın iptalini isteyebilir.

Diğer organların kararlarına karşı, dernek içi denetim yolları tüketilmedikçe iptal davası açılamaz.

Genel kurul kararlarının yok veya mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlar saklıdır.

Mahkemeye başvurmak için aşağıdaki hususlardan en az birisinin mevcut olma şartı aranır.

1.Yasa ve tüzüğe aykırı olması

2.İtiraz eden üyenin bu karara katılmamış olması yani karşıt oy kullanmış olması gerekir.3.Genel kurul kararlarına karşı

3. kişilerin mahkemeye başvurma imkanı yoktur.

4.Karara karşı, öğrenildiği tarihten itibaren 1 ay içinde başvurmak zorundadır.

5.Açılacak dava dernek tüzel kişiliğine yöneliktir.

GENEL KURUL TOPLANTILARININ GERİ BIRAKILMASI

- Başkanlık divanının oluşturulamaması

- Dernek Başkan ve yardımcılarının gelmemesi

- Kavga çıkması

- Doğal afet

- Sıkı yönetim vb. herhangi bir nedenle genel kurul toplantısı geri bırakılabilir, bu durumda tekrar ilan yapılarak ilk prosedürler uygulanır.

- Belirtilen konu Olağan Genel Kurul toplantılarının 1. toplantısında yaşanırsa bu uygulanır. Yani 1. toplantıda yukarıda belirtilen sebepler oluşursa, , daha önce ilan edildiği gibi, yeniden sebebi de belirtilmek suretiyle ilan yapılır. Bu halde yapılacak toplantı en geç 6 ay içinde yapılır.

- Yukarıda sayılan hususlar normal 2. toplantıda gerçekleşirse, o vakit toplantı başka bir tarihe geri bırakılamaz. sonuçta toplantı( o sene için) yapılamamış muamelesine tabi olur.

- AYRICA ÇOĞUNLUK SAĞLANAMAMASI DURUMUNDA

1. toplantıda çoğunluk sağlanamazsa (7 gün ila 60 gün arasında) toplantı yapılır.

2. Toplantıda çoğunluk sağlanamazsa normal genel kurul yapılamamış sayılacaktır. Bu durum OLAĞANÜSTÜ genel kurul toplantıları için geçerli değildir.

OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTISI YAPMAYAN DERNEKLERE YAPILACAK İŞLEM

Dernekler kanununda herhangi bir düzenleme yoktur. Ancak T.M.K‘nın 87.maddesinin 5.fıkrası gereği olağan genel kurul toplantısının iki defa üst üste yapılmaması durumunda kendiliğinden sona erme işlemi uygulanır.

GENEL KURULDA GÜNDEM DEĞİŞİKLİĞİ

Gündemde bulunan bir maddenin gündemden çıkarılması mümkün değildir. Tüzük değişikliği veya fesih konularının görüşülebilmesi için gündemde bulunması zorunludur.

Bu iki konu gündeme sonradan ilave edilemez.

Ancak Toplantıda hazır bulunan üyelerin en az onda biri tarafından görüşülmesi yazılı olarak istenen diğer konuların gündeme alınması zorunludur. Bu şekilde gündeme ilave yapılabilir.

Yanlış olan genel Kurulun mahkemece düzeltilmesi halinde, doğru olan bölümlerinin durumu;

Genel Kurulun Tüzüğe aykırı olarak yapıldığına mahkemece karar verilmesi halinde, genel kurulun sadece yanlış olan bölümü için genel kurul yapılır. Diğer kararlar geçerlidir.

DERNEKLER, OLAĞANÜSTÜ GENEL KURULU NE ZAMAN VE HANGİ ŞARTLARDA YAPABİLİRLER..?

4721 sayılı Türk Medeni Kanunun 75. maddesinde; “Genel kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılır.

Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hakimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir” hükmü bulunmaktadır. Buna göre gerekli görülen her durumda olağanüstü genel kurul toplantısı yapılabilir.

Genel kurul;

Dernek tüzüğünde belli edilen zamanlarda olağan,

Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.

Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur.

Genel kurul toplantıya yönetim kurulunca çağrılır.

ÇAGRI USULÜ

Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakki bulunan üyelerin listesini düzenler.

Genel kurula katılma hakki bulunan üyeler, en az onbeş gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede ilan edilmek veya yazılı ya da elektronik posta ile veya telefon ile bildirilmek suretiyle toplantıya çağırılır. .

Bu çağrıda çoğunluk sağlanmaması sebebiyle Toplantı yapılamazsa, İkinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir.

İlk Toplantı ile İkinci Toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

Toplantı, çoğunluk sağlanmaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, İlk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur.

İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler İkinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağırılır.

Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.

TOPLANTI USULÜ

Genel kurula katılma hakki bulunan üyelerin listesi Toplantı yerinde hazır bulundurulur.

Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir.

Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak Toplantı yerine girerler. Kimlik belgesini göstermeyenler, belirtilen listeyi imzalamayanlar ile genel kurula katılma hakki bulunmayan üyeler Toplantı yerine alınmaz.

Bu kişiler ve dernek üyesi olmayanlar, ayrı bir bölümde genel kurul toplantısını izleyebilirler.

Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve Toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır.

Toplantı yeter sayısı sağlanmaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.

Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.

Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazirun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.

Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir.

Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır.

Genel kurulda her üyenin bir oy hakki vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.

Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır.

Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir.

Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

Mahkemece kayyum atanması veya Medeni Kanunun 75 inci maddesinin İkinci fıkrasına göre görevlendirilme yapılması halinde, bu maddede yönetim kurulana verilen görevler bu kişiler tarafından yerine getirilir.

ŞUBE GENEL KURUL TOPLANTILARI

Şubeler, olağan genel kurul toplantılarını, merkez olağan genel kurulu toplantısından en az iki ay önce tamamlamak ve genel kurul sonuç bildiriminin bir örneğini toplantının yapıldığı tarihi izleyen otuz gün içinde mülki idare amirliğine ve genel merkezlerine bildirmek zorundadırlar.

TOPLANTI YERİ VE TOPLANTI YETER SAYISI

4721 - Madde 78- Genel kurul toplantıları, tüzükte aksine hüküm olmadıkça, dernek merkezinin bulunduğu yerde yapılır.

Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hallerinde üçte ikisinin katılımıyla toplanır.

Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Genel kurul toplantısı, bir defadan fazla geri bırakılamaz.

GENEL KURUL SONUCU

23.11.2004 Tarihinde Resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 5253 sayılı yasanın 23. maddesine göre Dernek genel kurul toplantısını takip eden 30 gün içerisinde Mülki idare amirliğine bildirmekle yükümlüdür düzenlemesi getirilmiştir.

GENEL KURUL SONUCUNDA İSTENEN EVRAKLAR

Genel Kurul Sonuç Bildirimi (EK 3)

(Seçimle gelen herkes yedekleriyle ve açık adresleri, uy/gün doğum tarihleri ve TC. kimlik numaralarıyla ayrıntılı olarak forma yazılmalıdır).

DivanTutanağı (1 Adet)

GENEL KURUL TOPLANTISI VE ORGANLARA SEÇİLENLERİN İDAREYE BİLDİRİLMESİ

MADDE 23. — Dernekler, genel kurulu izleyen otuz gün içinde, yönetim kurulu ve denetim kurulu ile derneğin diğer organlarına seçilen asil ve yedek üyeleri mülkî idare amirliğine bildirmekle yükümlüdür. Dernek organlarında ve yerleşim yerinde meydana gelen değişiklikler de ayni usule tâbidir.

ŞUBE GENEL KURULLARI

MADDE 7. — Şube genel kurulları olağan toplantılarını merkez genel kurulu toplantısından en az iki ay önce bitirmek zorundadırlar.

YARARLANILAN KAYNAKLAR:

DERNEKLER KANUNU. Kanun No. 5253 Kabul Tarihi : 4.11.2004

TÜRK MEDENİ KANUNU. Kanun No: 4721 Kabul Tarihi: 22.11.2001 RG: 08.12.2001- 24607

“TÜKORDER” Dernekler Hukuk Bürosu Arşivi

Öner SAMANLI

“TÜKORDER”

Tüketiciyi Koruma ve Bilinçlendirme Derneği

GENEL BAŞKANI