Proje Yönetimini Kolaylaştırın - 2

Projelerle geçirdiğiniz süre arttıkça onlara bakış açınızda değişir. Yani giderek daha basit ve yalın olarak görmeye başlarsınız. “Gerektiği kadar” tanımlama, planlama, kontrol vb. konusunda uzmanlaşır, size uygun proje yönetimi metodolojisini belirlersiniz.

Program, görevler, kilometretaşları

Projenizi tanımladıktan sonra bir zaman çizelgesi(program) hazırlarsınız. Bu planada kilometretaşlarını yerleştirirsiniz. Benim önerim öncelikle ana aşamaları ve bunlara bağlı kilometretaşlarını yerleştirmeniz ve sonrasında görevler bazında yapılacak işleri tanımlamanızdır. Böylelikle herkesin kendine has iş yapışına karışmamış olursunuz. Ekip üyelerini sadece ana aşama kilometretaşlarından sorumlu tutarsanız işlerin geri kalan detayındaki kilometretaşlarını kendilerinin oluşturmasına fırsat vermiş olursunuz.

Projede sıkıntı yaratabilecek bitiş tarihlerini mutlaka gözden geçirmelisiniz. Örneğin müşterileriniz birinci aşlamayı onaylamazlarsa 2. aşamaya geçişin gecikeceğini bilmelidirler. Kapsamda yada programda herhangi bir değişiklik olduğunda anında ilgili kişilere bilgi verilmesi bu yüzden çok önemlidir.

İletişim

İyi bir iletişimci iseniz proje yöneticiliği sizin için biçilmiş bir kaftandır. Haftalık olarak proje ile ilgili güncel bilgileri göndermek ve herkesin neyi, ne zaman yapacağını görmesi önemlidir. Her türlü soru ve çekinceye hazırlıklı olmalısınız. Eğer iletişime yeterince vakit ayırır ve becerebilirseniz savaşın yarısını kazanmışsınız demektir.

Haftada bir hazırlayacağınız kısa bir durum e-postasının projenin takibini ne kadar kolaylaştıracağına inanamazsınız. Eğer herkesi ilerleyişten haberdar ederseniz inanın problemlerden, kaçırılan bitiş tarihlerinden, yeni beklentilerdende anında haberiniz olur. Eğer diğerlerini provoke yada rahatsız etmeyecek, gerçek olan hiçbir bilgiyi saklamayın. Açık ofis gibi açık bilgi politikasıda başarının anahtarlarındandır. Dürüstseniz bağışlanabilirsiniz ancak bir şeyler igizlerseniz çok daha büyük problemlere sebebniyet verirsiniz.

Her proje yolda değişir ve değişecektir. Gerek yeni istekler gerekse sonradan farkedilenler zaman içerisinde projeye eklenmek durumunda kalırlar. Bazı şeyler yanlış yapılır ve tekrarlanmaları gerekir, bazı şeylerinse yapılmamaları gerektiği anlaşılır. Müşteri yeni bir şey ister, patron bir şeyleri değiştirir vb. bir çok değişiklik olur. Nasıl projenin başında bir tanım dokümanı hazırladıysak o dokümanın aynı zamanda değişebilir esneklikte olmasını sağlamamız için düzgün bir değişim yöntemi sistemi kurmamız gerekir.

Değişikliğin projenin genelini nasıl etkileyeceğini ve neleri değiştireceğini hızlıca değerlendirebilmeniz gerekir. Sonuçlar olumluysa müşteri yada sponsorun onayına hızla sunmak ve onaylatmak gerekecektir.

Seçtiğiniz araçlar işinize yaramalıdırlar

Eğer sadece birkaç aktivitelik bir projeniz varsa kağıt kalem ile işiniz halledebilirsiniz. Ama aktivite sayısı 5’i geçip 50, 100, 500 ve fazlası olacaksa MS Project’i kullanmanızı öneririm. Bu yazılıma ek olarak messenger ve eposta’da mutlaka size yardımcı olacaktır. Bu araçları diğer ekip üyelerininde kullanması proje açısından oldukça işe yarayacaktır.

Özetlemek gerekirse;

Hiçbir işi olduğundan daha fazla zorlaştırmayınİyi bir dokümantasyon ile güçlü bir başlangıç yapınÖnce ana aşamlara ayırınHerkesin beklentilerini alın ve herkesin bunları anladığından emin olunİnsanların kendi işlerini yapmalarında onlara güveninHer zaman iyi iletişimci olunEsnek süreçler ve tanımlamalar yapınKullandığınız araçların işinizi görmelerini sağlayın

Proje Yönetimini Kolaylaştırın - 1