YENİ GENEL MÜDÜRÜN ÖNCELİKLERİ

OTEL İŞLETMESİNE YENİ ATANAN BİR GENEL MÜDÜRÜN ÖNCELİKLE YAPMASI GEREKENLER.

Tebrik ederim, hayırlı olsun, Allah muvaffak etsin, yeni işinizde başarılar dilerim...

Artık bir departman müdürü değilsiniz, sorumluluklarınız çok daha ağır.Yada bir başka otelin Genel Müdürlüğü görevinden şimdiki bulunduğunuz otele gelmişseniz, daha önceki otelde yapmış olduğunuz hataları bu yeni görevinizde yapmamanız lazım...

Arkanıza yaslanın ve ellerinizi başınızın arkasına dayayarak önce derin bir nefes alın. Sekreterinize bir kahve ya da çay söyleyin. Çayınızı kahvenizi yudumlarken öncelikle yüce Yaratan'a şükredin ve size yardımcı olmasını dileyin.

Her atama bir görevden almayı gerektirdiği için, sizden önceki genel müdürün neden görevden alındığını öğrenmeye çalışın. Öğrenmeye çalışın diyorum çünkü sizi atayan kişilerin (Patron ya da Yönetim kurulu başkanı) hiç birinin o konuda size doğruyu söylemediklerinden emin olabilirsiniz... Bu konudaki bilgileri ofisinize hayırlı olsun demeye gelen departman müdürlerinden çay kahve ısmarlayarak yapacağınız küçük sohbetlerden alabilirsiniz... Aldığınız bilgileri kendi akıl süzgecinizden geçirerek değerlendirin.. Ortaya sizden önceki genel müdürün yapıp da sizin yapmamanız gerekenler çıkacaktır...

Hayırlı olsun faslından sonra ilk yapmanız gereken şey personel toplantısıdır. Personel toplantısında içten olun. Kendinizi herkesin anlayabileceği şekilde (Çünkü otelde çalışan master yapmış insan da vardır, ilk okulu okumamış insan da vardır.) anlatın... Toplantının sonunda sormak istedikleri konusunda onlara 10 yada 15 dakika söz verin. Unutmayın personelin soracakları mesleki sorular en çok bildikleri şeylerdir ve daha ilk günden bilmiyormuş gibi sorarlar. Hazır değilseniz bu toplantıyı yapmayın diyemeyeceğim çünkü bu seferde arkanızdan "Otele geldi ve personelle bir toplantı bile yapmadı." diye söyleyeceklerdir... En fazla 45 dakika içinde kendinizi ve tecrübelerinizi anlatıp daha önceki başarı ve başarısızlıklarınızı dürüstçe ortaya koyun...

Daha sonra sekreterinize yada varsa yardımcınıza oteldeki yoğunluğun en az olduğu saatte departman müdürleriyle bir tanışma toplantısı düzenleyin. Bu toplantıda da hemen sınanmaya başlanacağınızı belirtmek isterim. Bu sefer daha ustaca olacaktır. Departman müdürleri de her fırsatta en çok bildikleri konuda sizi tartmaya başlayacaktır... Belki de bunu daha önceleri de hissetmişsinizdir... Unutmayın bu toplantıya siz başkanlık ediyorsunuz, konuyu dağıtmadan tüm departman müdürlerini tanımaya çalışın, nasılsa tüm departman müdürleri zaman içerisinde sizi tanıyacak ve tecrübelerinizden yararlanacaktır... Bu aşamada oteli daha tanımıyorsunuz, bu bakımdan mevcut durumu anlamadan bir takım hedeflerden bahsetmek ezber olur. Belki de otelin durumu sizin söyleyeceğiniz yerdedir... İhtiyatlı olmakta yarar var.

OTELİN BAŞINA ATANDIĞINIZ GÜN İTİBARİYLE;

FİZİKİ  İNCELEME YAPIN.

• OTELİN TÜM FİZİKİ DURUMUNU İNCELEYİN.

KAYDİ  İNCELEME YAPIN.

• OTELİN VARLIK VE KAYNAK YAPISINI, KISACA O GÜN İTİBARİYLE HAZIRLANMIŞ BİLANÇOYU İNCELEYİN.(Otelin işletme sermayesini, alacaklarını, borçlarını,malzeme stoklarını, demirbaşlarını, sermaye yapısını inceleyip değerlendirin.) 
• DEPARTMAN SATIŞLARINI İNCELEYİN.(Oda, Yiyecek içecek, ve diğer satışların durumunu inceleyin.
• DEPARTMANLARIN SATIŞ MALİYETLERİNİ İNCELEYİN.(Yiyecek ve İçecek, telefon ve varsa diğer departman maliyetleri)
• DEPARTMANLARIN PERSONEL MALİYETLERİNİ İNCELEYİN.(Operasyon departmanları personel yapısı ve maliyetleri)
• DEPARTMAN DİĞER GİDERLERİNİ İNCELEYİN.(Operasyon departmanlarının malzeme maliyeti ve personel maliyetinin dışındaki diğer giderleri)
• DEPARTMAN KARLILIKLARINI İNCELEYİN.(Operasyon departmanlarının karlılıkları)
• DEPARTMANLARA DAĞITILMAYAN MASRAFLARI (PERSONEL MALİYETLERİ DE DAHİL OLACAK ŞEKİLDE İNCELEYİN.(İdari ve genel, Tamir ve Bakım, Satış ve Pazarlama, Enerji, Su)
• OTELİN BRÜT KARLILIĞINI İNCELEYİN.
• OTELİN FİX GİDERLERİNİ İNCELEYİN.(Genel Müdürün müdahale edemeyeceği nitelikte olan fix masrafları)
• OTELİN NET KARLILIĞINI İNCELEYİN.
• MEVCUT TABLOYU OBJEKTİF BİR ŞEKİLDE ORTAYA KOYUN.
• OTELDE SİZDEN ÖNCE YAPILMIŞ BÜTÇEYİ VE GERÇEKLEŞENLE ARASINDAKİ SAPMALARI İNCELEYİN.
• MEVCUT GERÇEKLEŞMİŞ DURUMU BİR ÖNCEKİ YILIN GERÇEKLEŞEN DURUMUYLA KARŞILAŞTIRARAK İNCELEYİN.

UYGULAMA, SİSTEM VE METOT İNCELEMELERİ YAPIN.

• MEVCUT TÜM SİSTEM, ALT SİSTEM,  METOT VE UYGULAMALARI İNCELEYİN.

FİKİR VE YORUMLARI İNCELEYİN.

• MEVCUT DURUMUN DEĞERLENDİRİLMESİ İLE İLGİLİ BİR TOPLANTI YAPIN VE TÜM DEPARTMAN MÜDÜRLERİNİN DE HAZIRLIKLI GELMESİNİ SAĞLAYIN.
• MEVCUT DURUMU, BÜTÇE KARŞILAŞTIRMALARINI, ÖNCEKİ YIL KARŞILAŞTIRMALARINI  DEĞERLENDİRMELERİ İÇİN TOPLANTIYA KATILAN HER KESE SÖZ VERİN.
• DEĞERLENDİRMELERİ KENDİ SÜZGECİNİZDEN GEÇİRİN.

MEVCUT DURUMU ORTAYA KOYUN.

• ATANDIĞINIZ GÜN İTİBARİYLE HALİ HAZIRDAKİ DURUMU BİR RAPOR ŞEKLİNE DÖNÜŞTÜRÜN.
• TÜM DEPARTMAN MÜDÜRLERİNİZE BİRER KOPYA VERİN.
• MÜMKÜNSE PATRONUNUZA VE/YA ŞİRKETİN YÖNETİM KURULUNA DA BİRER KOPYA VERİN.

Ortaya çıkmış olan resim, günahıyla sevabıyla sizden önceki genel müdürün birinci derecede sorumlu olarak ekibiyle yapmış olduğu ve sizin bir tek fırça darbenizin dahi olmadığı bir resimdir.

Sizden beklenen ise doğaldır ki daha iyi işler yaparak işletme varlıklarını (Likit yada Duran) arttırmanız, yükümlülüklerini (kısa ve/ya uzun vadeli) azaltmanızdır.

Bunun nasıl gerçekleştirileceği ise sizin bildiğiniz ve uzmanı olduğunuz bir konu.. Benim anlatmama gerek yok.

Ben sadece öncelikle yapılması gerekenlerle ilgili küçük bir hatırlatmada bulundum. Tabi zaman içinde sizin yaptığınız resimde yavaş yavaş belirginleşeceği için, göreve başladığınızın 3. ayın sonundan itibaren her ay olmak üzere yine departman müdürlerinizle kendi yaptığınız işi objektif olarak ortaya koyduktan sonra daha önce yapılmış olan resimle karşılaştırabilir ve ne yöne doğru (yukarı,aşağı,stabil)gitmekte olduğunuzu anlayabilirsiniz.    

Neden ana hatlarıyla, öncelikle yapmanız gerekenleri belirttim? Çünkü her zaman vardığınız yer ile başladığınız noktayı hem sizin hem de başkalarının karşılaştırabilme ve değerlendirebilme imkanı olacaktır.

Bunları yapmazsanız? Emin olun birileri kendi çapınca yapıyordur...

Şeyh Edebali'nin dediği gibi; Yükünüz ağır, gücünüz kıla bağlı... Genel Müdürlük, otelcilikte sorumluluğu en ağır ve en zor iş... İşinizin % 80 i düşünmek..... Dünyanın en zor işi DÜŞÜNMEK... Tanrı yardımcınız olsun...

20 Eylül, 2006

Adnan Şişman