İletişim

<ı>İnsan faktörü kalitenin temel unsurudur.

Bu yaklaşım geleneksel kalite anlayışını güçlendirmekte ve tamamlamaktadır. Aynı zamanda çalışanların kişisel gelişimlerinin sağlanması, insan ilişkilerinin geliştirilmesi, kurum içi ve kurum dışı iletişimin güçlendirilmesi ve takım ruhunun oluşturulması gibi yeni ortak değerleri oluşturmaktadır.

Kişiler kendi oyunlarını oynamaya, öne çıkmaya, yıldız olmaya çaba harcarlarsa kurum içinde yıldız savaşları başlar.

Sıcak savaşlarda olduğu gibi soğuk savaşlarda da <ı>‘ateş kes’ sağlamanın yolu <ı>diyalogu yani iletişimi sağlamaktır. İletişimsizlik, organizasyonlarda pek çok sorunun başlıca nedeni olduğu gibi başka nedenlerden kaynaklanan (organizasyon yapısı, sistem yetersizlikleri, karar ve yönetim mekanizmalarının etkin olmaması motivasyon) gibi sorunlarında çözümlenmesinde engel oluşturur.

İletişimin iyileştirilmesi için şüphesiz ki bilgi akış sistemleri kurmanın ve teknolojiyi kullanmanın büyük katkısı vardır.

Ancak, insanlar arası iletişimin teknolojiye dayanmadığı, insanın içinde gelişen, davranışları etkileyen bir ‘kişisel süreç’ olduğu da bir gerçektir.

İletişim: İnsanlar arası ilişkilerde ‘görüneni’ değil ‘görünmeyeni’ anlayabilmektir. Duyular dünyasını, sözsüz iletişimleri duyabilmek, görebilmektir.

<ı>Servis Savaşları: Savaşın olduğunun en açık belirtisi çalışanların enerjilerinin büyük bölümünü yanlış giden işlerden dolayı birbirlerini suçlamaya ve günah keçisi bulmaya harcamalarıdır. İletişim açık değildir, çalışanlar birbirleriyle konuşmak yerine birbirleri hakkında konuşurlar. Servisler içinde ve arasında gruplaşmalar oluşur, yeni gelenlere cephe alınır…

Aslında fikir çatışmaları ve tartışmalar beraberinde üreticiliği ve canlılığı getireceği ve daha iyi çözümlere ulaşmayı sağlayacağı için iyidir. Herkesin birbiriyle uyum ve uzlaşma içinde olduğu yapılar, alışkanlıklarıyla yaşayan hantal organizasyonlar doğurur. Sorun tartışmaların kişiliğe kaydığı noktada başlar. Servisin sorunları üzerinde görüş ve tartışmalar yerine kişisel eleştiriler, hizipler, savsaklamalar, başladığı anda sorun doğar.

<ı>Aynı Dilde İletişim

İletişim: Kurum içi anlayış zinciridir. (<ı>William Oncken)

1. Üretim Dili: Planlama, Organizasyon, Yönlendirme, Koordinasyon, Kontrol

2. Motivasyon Dili: Fırsat, Takdir, Ait Olma Gereksinimi, Güvenlik

<ı>Etkili İletişim

Araştırmalar bir yöneticinin başarısının yüzde 85’inin etkili iletişim kurma becerisine bağlı olduğunu göstermektedir.<ı> (Brian Tracy)

İletişim beceriniz, sizin başarılı performans ve işe alınma hedefinize ulaşmanızı sağlar. Bunun için yeterince açık ve net iletişimde olmanız gerekir, imalı sözler veya bazı hususlarda sizinde bildiğiniz gibi ifadeler karşı tarafta beklenenden farklı algılama oluşturabilir, bu nedenle açık ve net bilgi vermek ve istemek gerekir.

Şu hususlar iletişimde netlik kazandırır.

1. Görev ve talimat verme ve alma hususunda net olun. Sınırları belirli işlerden söz edin. Genelleştirerek muğlâk kalmasını engelleyin.

2. Toplantılarda bilgi paylaşımını duruma göre yapın. Her zaman tartışmaya açık toplantılar olmayabilir. Toplantılar gündemli ve kesintisiz olursa iletişim kopmayacaktır.

3. Size bağlı çalışanlara geri bildirim veriniz. Hem onlara öğretmenlik yapmış olursunuz, hem de iletişim disiplini oluşturmuş olacaksınız.

<ı>Sorun çözme karar verme hususunda iletişim kazaları olmaması için:

- Sorunlar üzerinde değil, çözümler hakkında konuşun,

- Kişiler hakkında değil, konu hakkında konuşun,

- Konuşma için iyi bir zaman seçin (İletişim sorununun çoğu taraflardan birinin başka bir konu ile meşgul olmasıdır)

- Ulaşılabilir olun,

- Karar ve cevabınızı bekleyenlere cevap verin.

<ı>Etkili Dinleme için öneriler:

· Dikkatli dinleyiniz, (Söylediklerimizi dinleyen insanlara güveniriz)

· Cevaplamadan önce bir süre susup analiz ediniz,

· Konuyu açıklamak için ucu açık sorular sorunuz,

· Ne anladığınızı kendi sözcüklerinizle anlatın sonra cevap ve yorumlamaya başlayın.

<ı>Geri Bildirim

Performansın gelişebilmesi için geri bildirim zorunludur.

Geri Bildirim Verme:

· Kendinizden çok karşınızdakini düşünün

· Zamanında ve konuyla sınırlı geri bildirim verin

· Değiştirilebilir bir durum için geri bildirim yapın

· Geri bildirimde yargılarınızı aktarmayın

Geri Bildirim Alma:

· Size bir şey aktaranları dikkatle dinleyin

· Geri bildirime karşı savunmaya geçmeyin

· İnsanlar size hemen harekete geçmeniz için değil kullanabileceğiniz bilgiler verirler.

· Gereğinden fazla olumsuz geri bildirim veriyorlarsa ses tonunuzu yükseltin ve tavrınızı kesinleştirerek kötü hissetmenizi sağlamalarına izin vermeyin.

<ı>Etkili yöneticiden beklenenler

· İnisiyatif alın: Geri bildirimi beklemeyin alın

· Doğru insanlara doğru soruları sorun

· Size söylenenlerin ne anlama geldiğini bulun

· İş arkadaşlarınızın uzmanlıklarından faydalanın, daha doğru kararlar vereceksiniz

· Açık fikirli olun, her şeyin cevabını bilen değil, kime ne soracağını bilen yönetici olun

· Olumsuz geri bildirimlere armağan olarak bakın

· Hastalıklı bilgiye yoğunlaşın. (Düzeltin, değiştirin, onaylayın, ama mutlaka bir şeyler yapın)

<ı>İnsanlara Doğru Davranmalı ( Dare Thomas)

Başarı kendi içinizde başlar, ama başkalarına yararlı olmadığınız sürece anlamı yoktur.

· Duyarlılık: Başkasının ne hissettiğini hissedebilmek.

· Ekip Çalışması: Yaşamınız bir kaosa dönüştüğünde bir işe sahip olmanın getirdiği düzen duygusu ve bir gurubun parçası olmak sizi rahatlatır.

· Destek Verme: İşler fazla karmaşık olmadığında daha kolaydır.

<ı>İlişki Kurmada 6 Temel İlke

1. Kendini bil - tanı: Bu mesleği neden seçtiniz, önemsemediğiniz şeyler nelerdir, amaçlarım, ilkelerim, hedeflerim vs.

2. Yeni ilişkiler için çaba gösterin: Hangi insanlarla tanışmak istediğinizi planlayın, tanıdığınız insanlarla işe başlayın, randevu alarak görüşün, yüz yüze görüşün.

3. İlişkilerinizi besleyin: Yalnızca hatırlarını sormak için bile insanlarla ilişkileri sürdürün.

4. Şevkli ve heyecanlı olun: Şevk olmadan büyük başarılar olmaz.

5. Evreni anlamaya çalışın: Zeki, iyi okumuş, bilgili bireyseniz tanıştığınız kişiler sizinle ilişki kurmak isteyeceklerdir.

6. Etkisi uzun sürecek izlenimler bırakın: “Hiçbir şey başarılı görünmekten daha başarılı olamaz.”

İlk izlenim etkisi uzun sürer; iyi görünün eğlenceli ve sosyal bir insan olun.

<ı>Göz Kamaştırıcı İletişimin 12 Temel İlkesi (Zig Zaglar)

1. Dış Görünümünüz: Giysileriniz, bakımlılığınız, kendinizi taşıma biçiminiz ve aksesuarlardan oluşur. Dış görünümünüz kendiniz için ne düşündüğünüzü ortaya koyar.

2. Duruş demek beden dili demektir. Beden diliniz kendinize güvendiğinizi ve olayların kontrolünü elinizde tuttuğunuzu gösterir.

3. Jestler, mimikler ve el – kol hareketleri ile konuşan beden dilidir.

4. El sıkışmak eller için ne anlama geliyorsa, göz teması da gözler için aynı anlama gelir.

5. Yüz ifadeleri gülümseme de hiddet de içerir.

6. Ses, yalnızca iniş çıkışlardan değil alçaklık ve yüksekliklerden, bükülmelerden ve hızdan oluşur.

7. Gılamalar azaltılmalı, eee, hımm, yaa v.s.

8. Konuya katılımı sağlarsanız aktif dinleme olur.

9. Konuşmalarda konuyu dinleyip soruya cevap vermek önemlidir.

10. Dinleyenleri rahatlatmak ve onlarla arkadaş olmak için mizahtan yararlanın.

11. İlk izlenim için ikinci fırsatınız olmayacaktır, ilk tavır ve görümünüz çok düzgün olmalıdır.

12. Görsel yardımcılar pek çok konuşmada kullanılabilir.

Sizlere ve kurumlara faydalı olmasını dilerim.
Mummer MURAT
İnsan Kaynakları Danışmanı