OTELLERDE YENİDEN YAPILANMA

OTEL İŞLETMELERİNDE YENİDEN YAPILANMA (Re-Organizasyon):

Bir işletmenin Muhasebe ve Finans sistemini yeniden yapılandırmak, re-organize etmek: Eski bir elbisenin yırtık ve delikleri yamandıktan sonra dikkatli bir şekilde ve yırtmadan dikişlerinin sökülerekyeni modele göre tekrardan biçilmesi, -veyahut elbise dikilecek kumaşın tekrar baştan dokunarak yeni model elbisenin biçilmesi- prova edilmesi, dikilmesi, potluklar var ise düzeltilmesi, ütülenmesi ve nihayetinde giyilmek üzere askıya asılması gibidir.

Ful Servis büyük bir otelin yada herhangi büyük bir işletmenin Muhasebe ve Finans sistemini re-organize etmeden önce yeniden yapılanma gerçekten gereklimi yoksa değil mi, bunun incelenerek ve çok iyi analiz edilerek anlaşılması lazımdır.

İlk yapılacak iş,İşletme içerisindeki nakit akışının adım-adım çok iyi bir şekilde analiz edilmesi ve varsa kopuklukların, zaafların ve risklerin acil olarak giderilmesi ile ilgili kararların alınarak süratle yürürlüğe koyulmasıdır. İkinci olarak, işletme içerisindeki malzeme hareketi çok iyi bir şekilde incelenmeli ve varsa zaafları süratle minimuma indirecek kararlar ivedilikle yürürlüğe koyulmalıdır.Mevcut Muhasebe Sistemi her ne şekilde olursa olsun, isterse kör topal gidiyor olsun öncelikle ve acilen bu iki nokta çok iyi bir şekilde irdelenmeli ve gerekiyorsa önlem almakta gecikilmemelidir. Bu iki noktanın süratle halledilmesi yoğun bakıma alınan bir hastanın yaşam destek ünitelerine bağlanması gibidir.

İşletme içi Para ve Malzeme akışındaki kopukluklar ve saçmalıklar halledildikten sonra mevcut durumda bölümler arasındaki mali koordinasyonun ne şekilde sağlandığı irdelenmelidir. Bir takım terslikler ve aksaklıklar göze çarpıyorsa gerekli önlemlerin alınmasında gecikilmemelidir. Özellikle Ful servis çalışan beş yıldızlı otellerde bölümler arasında oluşturulacak koordinasyonun satış yapılan/gelir temin edilen en uç noktalardan başlayarak aşama-aşama muhasebe biriminde kayıt işlemlerinin tamamlanmasına kadar çalışmalar sürmelidir. Ancak burada çok dikkat edilmesi gereken bir nokta var ki oda koordinasyona dahil olan her bir birimin kendi alt yapıları da gözden geçirilmeli ve koordinasyona tam anlamıyla cevap verecek bir hale getirilmelidir. Burada insan unsurunun profesyonelliğine çok dikkat edilmesinin yanında, işlere hız kazandırmakta yararlanılan bilgisayar sistemlerinin, programları dahilinde yapmakta olduğu işlerin ne derece doğru ve işin gerektirdiği mantığa ne kadar uygun olduğunun tespit edilmesi çok önemlidir. Programların çalışma mantığında yanlışlıklar yada tuhaflıklar var ise süratle yazılımcılarla görüşülerek gerekli yazılım düzeltmelerinin yapılması sağlanmalıdır. Programların çalışma mantığında gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra ise her aşamada bu programları kullanan insan unsurunun oluşturduğu her türlü kodlama düzeninin de gözden geçirilmesi ve gerekli tüm düzenlemelerin süratle yeniden yapılması lazımdır.

Mutlak surette Koordinasyon sağlanacak tüm birimlerin alt yapılarının  hazır olduğundan emin olunduktan sonra gerekli değişim için radikal kararlar ivedi olarak alınmalı ve her birimde aynı anda uygulamaya geçilmelidir. İşin en riskli tarafı budur.Bu yapılamadığı taktirde, işler, bırakın koordinasyonun tesisini, çok daha karmaşık ve içinden çıkılamaz hale gelebilir.Yada kaş yapayım derken göz çıkarabilir, Sistem kurayım derken mevcut sistem daha da kör düğüm olarak elinizde kalabilir. Kendinizi bu konuda yeterince tecrübeli ve profesyonel görmüyorsanız sakın kalkışmayın. Bu sizin sonunuz olabilir. 

Atlanılmaması ve göz ardı edilmemesi gereken bir başka önemli nokta da koordinasyonu sağlayacak kişi sisteme dahil olan insanları her aşamada değişikliğe ikna ederek yanına alabilmelidir ki, bu nokta hepsinden önemlidir. Çünkü süregelen uygulamayı, alışılmışı, yanlış yapılıyor olsa dahi değiştirmek ve insanları olması gereken doğru konusunda ikna etmek son derece zordur ve aynı şekilde engin mesleki bilginin yanında tecrübe ve profesyonellik gerekir. Aksi halde insanlar doğru bildiği yanlışlardan vazgeçip size yandaş olamaz. Bu sağlanamadığı taktirde de hiç bir değişikliğin yapılabilmesi mümkün değildir. Sağlanabildiği taktirde ise değişim son derece süratle gerçekleşir ve istenen neticeye de planlanandan önce ulaşılması kuvvetle olasıdır.

Bir diğer önemli nokta da genellikle uygulamada hep göz ardı edilmektedir. Şöyle ki: Yeni bir sistem kurulması yada mevcut yapının re-organize edilmesinde ezberden kaçınılmalıdır. Her zaman mantık ön planda olmalıdır ve bir başka işletmede kurulmuş olan sistemler kesinlikle kopya edilmemelidir. Her işletmenin kendi karakteristiğinin olduğu, kurulacak sistem ve/ya oluşturulacak yeni düzende, işletme sahipleri ve iş başındaki diğer üst düzey yöneticilerin tarz, yöntem, anlayış ve prensip farklılıklarının olabileceği unutulmamalı ve dolayısıyla ilgili işletmeye has ve mantıken en uygun, sistem yada re-organizasyonun ne şekilde tesis edilmesi gerektiği konusunda ciddi anlamda, re-organizasyonu gerçekleştirecek kişi tarafından düşünülmeli ve doğru bir şekilde karar verilmelidir. Aksi halde sistem ile yönetim arasında tamiri çok zor uyumsuzluklar oluşur ve sancılar hiçbir zaman dinmez.     

Kısaca ifade etmek gerekirse bir işletmeye sistem kurulması yada mevcut sistemin re-organize edilmesi çok iyi düşünülerek, yanlış hesap yapmadan ve karşılaşılabilecek olası tüm risklerin önceden tahmin edilerek, gerekli her türlü önlemin önceden alınması gereklidir. Yani Sistem yada re-organizasyon önce kafada/beyinde kurulmalı ve bitirilmeli sonra fiiliyata geçilmelidir. İyi hesap edilmeden ve düşünülmeden yapılan müdahaleler nedeniyle hasta ameliyat masasında kalabilir. Bunun ağır faturası da size çıkabilir.

Adnan Şişman