Projelerde bir arada olmayan ekip üyelerini yönetmek

Sürekli bir arada olmayan bir ekibi yönetmek zordur. Böyle bir ekip ile çalışıyorsanız net bir proje vizyonuna, iyi bir iletişime, motivasyon stratejilerine ve bireysel farklılıkların farkındalığına ihtiyacınız var demektir. Artık bir çok projede farklı departmanlarla ve 3. partilerle çalışıyoruz yani proje ekibi farklı lokasyonlarda yer alıyorlar. Böyle bir çalışmada işe yarayacak birkaç ipucu vermek istiyorum;

1. Çatışmaların ya da anlaşmazlıkların etkin çözümlenmesi

Ekibin birbiri ile konuşması konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bu tip dağınık ekiplerdeki en büyük problem birileri arasındaki problemin konuşulmadan büyümesi ya da olan bitenden sizin haberinizin olmamasıdır. Olası anlaşmazlıkları profesyonelce yönetmek herkesin sorumluluğundadır ki anlaşmazlıkların her zaman kötü sonuçlar doğuracağını da söylemek gerçekçi olmayacaktır. Her hangi bir anlaşmazlığa müdahale edebilmeniz için öncelikle o anlaşmazlıktan haberdar olmanız gerekir. Bu yüzden ekibinizi olası anlaşmazlıklarda sizi bilgilendirmeleri ve/veya profesyonel bir biçimde sorunu çözmeleri konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bazı anlaşmazlıkların ekip içinde çözülmeleri daha uygundur. Bu yüzden her şeye müdahale etmenizi önermiyorum.

Anlaşmazlıklar çoğu zaman proje bulunulan safhaya göre benzerlikler gösterebilir. Örneğin projenin başlangıcında ekibin birbirine kendini göstermeye çalışması, kültürel farklılıklar ya da aynı dilde konuşmamak anlaşmazlıkların sebebi olabilir. Sonuçta Proje Yöneticisi öncelikle anlaşmazlığın sebebini iyice anlayıp duruma ilişkin tavrını belirlemeli, teknik ya da yaratıcı bir çözüm üretmelidir. Ben her zaman bir anlaşmazlık çıktığında çözmek yerine anlaşmazlığın oluşmasını engelleyici önlemlerin alınmasından yanayım. Eğer olasılık anlamında anlaşmazlık ya da çatışma yüksek ise “önleyici” tedbirler projenin en başından düşünülmelidir.

2. Performansı sürekli gözden geçirmek ve izlemek

Bugün işlerin yolunda gitmesi yarında yolunda gideceği anlamına gelmez. Ayrıca yüksek performanslı bir ekipte bir anda ortaya çıkmaz. Üstelik bir arada olmayan ekiplerin yüksek performansa gelmeleri daha zordur. Bu yüzden öncelikle ekibin yüksek performanslı olması için gerekenleri düşünmeniz ve ekibinizle nasıl daha iyi bir performans gösterebileceklerini tartışmanız gerekir.

Proje ekiplerine yeni girenler bir dengesizliğe sebep olabilirler. Bu dengesizliği en aza indirecek şekilde hazırlıklı olmanız gerekir.

3. Krizleri çabuk çözmek

Her projede zaman zaman krizler yaşanır. Fakat özellikle sanal ekiplerde herkesin problemin farkında olduğundan ve neler olup bittiğinden haberdar olmalarını sağlamanız gerekir. Örneğin stratejik bir değişiklik ya da istek olması durumunda herkesin aynı anda aynı bilgiye sahip olması çok önemlidir. Ekip üyelerinin kendilerini projeden izole hissetmemeleri çok önemlidir.

Krizler ya da değişiklikler ekip üyelerinin bir araya gelerek ortak çözüm üretebilmeleri için birer fırsattırlar.