İş takibi yetmez, yönetmeyi bilmek lazım!

Zaman yönetimi deyince birçok kişi işlerin ne zaman yapıldığını ve biteceğini takip etmek olarak algılarlar. Aslında iş takibi bir çok çalışanın ve yöneticinin içine sinmiştir. Sürekli bir şeyleri takip ederler; yapılanlar, yapılacaklar, arayanlar, gelen mallar, satışlar vb.

Fakat sürekli iş takip edenler bir süre sonra aslında bunu yaparak herhangi pozitif bir etki yaratamadıklarını görebilirler. Bu yüzden sadece izlemek ve takip etmek zaman yönetimi anlamına gelmez. "Aslında zamanı kullanma yöntemlerini değiştirmek zaman yönetiminin ana konusudur." Siz zaman yönetimi yaparak aslnda nerelerde nasıl daha efektif zamanın kullanılabilceğini belirleyebilmelisiniz.

Günlük aktivitelerin takibi zaman yönetimi için bir başlangıç kabul edilebilir. Eğer gününüzü nasıl geçirdiğinizi analiz ederseniz zamanı nasıl kullandığınızı ve neleri nasıl değiştirebileceğinizi görürsünüz.

Benceinsanların yaptıkları en büyük hata burada başlıyor. Herkes ajandasında kayıtlı olan toplantı vb. zamanları dikkate alıyor. Sadece günün rezerve edilmiş kısımları zamanı yönetmek anlamına gelmez. Günü 24 saat olarak düşünmeli ve aslında her anınızı nasıl kullandığınızı bilmeli ve yönetebilmelisiniz.

Çoğu zaman bir çok şeyi ajandanıza yerleştirmekle uğraşırsınız. Sürekli zamanını değiştirip, ötelersiniz ama bu problemleri gidermediği için bir işe yaramaz.

Peki zaman nasıl yönetilir?

İşin sırrı zamanınızı belirli konu başlıkları altında yönetmenizdir. Yani kategorize ederek. Şimdi yarın yapmayı planladığınız işleri karşınıza alın. Toplantılar, yazılması gereken yazılar, raporlarlar, akşam yemeği, fotoğrafçıdan alınacak fotoğraflar vb.

Şimdi bu yapacaklarınızı kategorize edin ve tekrar düzenleyin. Ama bazı şeyleri gözden geçirmenizde fayda var;

1) Beklenmedikler - Gün içinde beklemediğiniz kaç telefon ve iş alıyorsunuz ve vaktinizin ne kadarını yiyor? Günün ne kadarını kriz ve telaş içinde geçiriyorsunuz? Tüm bunlar enerjinizi alıp sizi demotive edeceği için ne kadar vaktinizi alacağını kestirmeye çalışmalısınız.

2) Bölünebilecek işler. Başkaları tarafından bölünebilecek ve müdahale edilebilecek işler bu kategoriye girerler. Böyle bir öngörüye sahipseniz bu işlere ayıracağınız vakti iyi değerlendirmeniz gerekir.

3) Planlı işler. Bu yapmayı planladığınız işleri atayacağınız kategoridir. Fazlaca anlatmaya gerek görmüyorum.

4) Kimsenin karışmayacağı işler – Bu işleri yaparken size hiç kimsenin karışmayacağını düşündüğünüz işlerdir

5) Boş zamanlar. Genellikle verilen aralardır ve yemek, sohbet için ayrılan zamanları kapsar. Mutlaka gün içinde kendinizi ve beyninizi dinlendirecek aralar vermelisiniz.

Geçen hafta gelecek haftanın ipuçlarını taşır.

Şimdi yukarıdaki kategorileri dikkate alarak tipik biriş gününüzü nasıl geçirdiğinizi analiz edebilirsiniz. Eğer bu verileri dikkate alarak sonraki gününüzü planlar ve daha sonra gününüzün nasıl geçtiğini tekrar değerlendirirseniz, giderek daha verimli bir gün kullanımına sahip olacağınızı göreceksiniz.

Günlük olarak yaptığınız işleri listeleyerek artık zaman kullanımınızı değiştirebileceğiniz yeterli veriye sahip olmuş olacaksınız. Nelerle vaktinizin çoğunun gittiğine bakın? Bölünmelerle mi? Sohbetle mi? Planlı işlerle mi?

Şimdi işlerinizi yeniden düzenleyebilir, iletişim kanallarınızı yenileyebilir ve sizi olması gerektiği gibi bir ortamda çalışmanızı sağlayacak şekilde değişiklikler yapmaya çalışabilirsiniz. Masanızı düzenleyin, bilgisayarınızdaki dosyaları, telefon rehberinizi elinizin altına koyun vb.