İşe alıştırma (Oryantasyon)

Çalışma hayatına başladığınız ilk günleri hatırlar mısınız? Hani heyecanla işe gittiğiniz, acaba düzgün giyindim mi? İnsanlar bana bakarak acemi olduğumu yüzümden okuyor mu? Hele birde “şimdi bir sakarlık yapmasam” korkusu yok mu tam bir stres yumağı.

Evet, sanırım hepimizin iş hayatının başlangıcında bir anısı vardır. O başlama nasıl oldu. İnsan Kaynakları departmanı görüşmeleri yaptı, işe uygun buldu gerekirse referans araştırması yaptı ve çalışacağınız amirinizle mi tanıştırdı? Yoksa amirinizi uzun süre hiç görmediniz mi? Sadece cv’nizi okuyarak mı sizi işe başlatmışlardı?

Sizi işe alan birim amiri sizi tanımak istiyor, sizden beklentilerini sıralıyor, cv’de görünen yetkinliklerinizin aslında bu işleri başarmaya yeterli olduğunu söylüyor ama peşinen yinede “uyum veya başarı sorunu olursa 2 aylık deneme süreniz vardır” demeyi ihmal etmiyor.

İşe alımlarda artık bunları yapmıyoruz, “eleman oryantasyon eğitimiyle önce işyeri ve iş arkadaşları hakkında bilgilendiriliyor ve kısa sürede acemiliğini atması sağlanıyor” diyorsanız kurumsal bir işyerinden bahsediyorsunuz demektir.

Buraya kadar işe alımlar da sorun yok iyi gidiyor diyebilirsiniz. Ama sorun zaten buradan sonra başlıyor.

Siz ertesi gün bir yığın evrakla İK departmanına çıkıyorsunuz, sözleşmeler imzalanır, evraklar teslim edilir, SSK işlemi yapılır ve artık işi başlayabilirsiniz denir. Ama “ben nerede, nasıl, kimle çalışacağımı tam anlamadım” dediğinizde “zamanla öğrenirsiniz” cevabı gelirse hiç şaşırmayın. Bizde o safhaları yaşadık. Hatta 1-2 hafta oda ve masa bulamadan çalışanlarımız da olmuştur iş hayatında. Bir süre arkadaşların yanında sandalyelerde oturarak idare etme ve ardından bir odaya yerleşme hamlesi ve artık çalışmaya başlaya bilirsiniz.

Burada bir eksiklik var, oryantasyon.

1. Bina ve imkânları size anlatılmadı, siz tuvaletin yerini, yemekhaneyi, ara dinlenme saatini, sosyal tesisleri, kantini, çay imkânlarını vs. 10 gün içinde mi öğrenmek istersiniz, yoksa birileri size ilk gün bunları tanıtarak sizi işyerine ısındırsa mıydı?

2. Size hangi departmanda olduğunuz amiriniz ve İK personeli tarafından aktarılmıştır, ancak bu departman hangi müdürlüğe bağlı, üst amirimiz kim, diğer çalışma arkadaşlarımız kimler, nasıl bir diyalog içindeyiz, kimlere rapor veririz, kimler önceliklidir. Bunları da zamanla öğrenirsiniz denilebilir ama unutmayın size 2 aylık deneme süresinde başarılı ve uyumlu olmanız söylendi.

3. Şirket kültürü, kurumun yaptığı işler, önemli ortaklar, kurumlar, müşteri ve tedarikçiler tanıtıldı mı? Daha önemlisi yazılı olmayan ofis prensiplerinden bahsedildi mi? Yüksek sesle konuşmayın, odanızda bir şeyler atıştırmayın hatta yiyecek bir şey bulundurmayın, günde iki kez çay almaya gidin gibi. Ayşe hanım çok sinirlidir önünde dikilmeyin azarlar, Mehmet beyden önce asansöre dalmayın kızabilir, Hasan beyin istediği evrakları zamanından önce götürün gecikmelere tahammül edemez gibi. Hatta yemekhanede şu masaya oturmayın orada müdürler yemek yer bilgisi bile zamanla öğrenilir.

Oryantasyonda 3 önemli bilgilendirme ve işe alıştırma safhası vardır.

1. Bilgilendirme:
a. Şirketin, departmanın ve yapılacak işin tanıtılması
b. İşe alım ve deneme süresi, mesai saatleri, izin işlemi, rapor, ücret ve ek ödemeler, fazla mesai, eğitimler ve başvuru şekli, gibi İK uygulamalarının tanıtımı.
c. Ofis kuralları, ofis açar ve malzemeleri, iş yapacağınız cihaz ve makinelerin tanıtımı, iletişim kuralları vs.

2. İşe alıştırma:
Çalışanın yapacağı asıl işin temel kurallarının ve işleyişinin önceki personel veya bölümdeki diğer bir görevli tarafından anlatılmasıdır. Bu süreç uzun ve işinde başarı sağlayabilmesi için önemli bir kısımdır. Yeni başlayan bir elemana dosyalar dolusu evrak önüne bırakılıp bunlar bu hafta bitecek demek yetmez. Bunların bir tarifi bir iki örnek çalışma yapılması, anlamadığınız yerlerde Ali size yardımcı olacak kolaylıklarının gösterilmesi gerekir. Bu elaman bir atölye çalışanı olsa dahi fark etmez. Buyurun tezgâha ve hemen üretime başlayın denemez. İş riskinin olduğu pek çok unsur anlatılmalı ve kazasız bir iş ortamı hazırlanmalıdır. Üretim yapacağı makine ve tezgâhlara alıştırılması, birkaç örnek çalışmayla ısındırılması oldukça faydalıdır.

3. Oryantasyon sürecinde uygulama ve iyileştirme:
Oryantasyon genelde işi ve çalışanları tanıtmaktan ibaret sanılır. Oysaki bu süreç iyi bir planlamayla başlar ve uygulama sonrası bir değerlendirmeyle gerektiğinde iyileştirme yollarına başvurulur. Eğer bu olmaz ise çalışan 2 aylık öğrenme sürecinde işi ve kurumu anlamaya çalışmaktan dolayı çok verimsiz çalışabilecek ve gerçek durumu bilinemeden işten çıkarılabilecektir.

Oryantasyon hizmet içi eğitim değildir.
Oryantasyonda çalışana yönelik bazı tecrübelerin kazandırılması esastır, ancak bu öğretme işe ısındırma çalışmaları şeklindedir. Eğer o beceriye sahip olmayan bir personele oryantasyon ile işin öğretilebileceği düşünülürse bu yanlış olacaktır. Belki yakın departman çalışanları arasında “rotasyonlar” yapılarak 3-5 aylık sürelerle herkesin departmanın tüm işlerinde mahir olması sağlanabilir ancak bu durum işe alınan yeni eleman için 3-5 ay öğretme süresi ayrılmayacağı gibi bildiği bir konuda zihinsel veya bedensel gücünden faydalanmak için işe alındığı düşünüldüğünde mümkün görülmemektedir. İşi belki 2 haftada anlayacak, ısınacak, çalışma esnasındaki kusurları iyileştirilerek daha verimli çalışması sağlanacaktır.

Bunların arkasından hizmet içi gelişim eğitimlerinin gelmesi ise hem zorunludur hem de zaten bununla elemanın gelişmesi ve şirkete daha faydalı olması sağlanacaktır. Bu eğitimlere verilen önem gün geçtikçe arttığından bu hususta içimiz rahat diyebiliriz.

Oryantasyon ne kazandırır:
Öncelikle çalışanın hızlı intibakını sağlar. Bu ise elemanın kuruma olumlu bakmasını, kültür çatışmasına girmeden doğrudan işine yönelebilmesini, endişe yerine güven taşımasını sağlar. İlk günden hatalar yapan ve sürekli azarlanan çalışan o kuruma karşı gelişen ilk intibaında yorgun düşecektir. Pek çok şirket belli oranda yeni eleman istihdamını prensip haline getirmiştir. Her yıl %5 oranında yeni mezun eleman alıyor diyelim. Bu kurumda iyi bir oryantasyon var ise, zeki elemanların ilk pürüz ve sürtüşmede kaçması önlenmiş, kurum keyfiyetli elemanlar kazanmış olacaktır. Aksi halde genç çalışan “kurum beklediğim gibi çıkmadı, çok sıradan buldum, ilişkiler soğuk, iş öğretmekten kaçan bir ekip var” gibi sıkıcı bir ortamla karşılaşarak işi bırakmak durumunda olacaktır.

Oryantasyonun faydası bilindiğinde asla kuruma getirisi küçümsenmeyen sonuçlar elde edilecektir.

Muammer MURAT
27 Temmuz 2007