- Kategori
- Yazılım
Süreçlerle Yönetim
Çok değil, bundan yirmi yıl öncesine dek işletmelerin şeflik, müdürlük, bölüm, departman gibi iş birimlerinden oluştuğu kabul edilirdi. Bu iş birimlerinin hiyerarşik yapıyla birbirine bağlanmasıyla organizasyonun yapısı belli olurdu.
Günümüzde artık geleneksel sayılan bu tanım geçerliliğini tümüyle yitirmiştir. Çünkü, iş dediğimiz olgu belli gereksinimleri karşılamak üzere birbirini izleyen etkinliklerden oluşmakta ve departmansal yapı işin akışını yavaşlatan duvarlar haline gelmektedir. Bu nedenle, hiyerarşik işletme modelinin çok hızlı değişen iş dünyasına uyum gösterebilme esnekliği neredeyse yok gibidir. Kurumlar artık departmanların değil “süreç”lerin (process) bir araya gelerek oluşturduğu örgütler olarak düşünülmektedir.
İş süreçleri ise sektörden sektöre, hatta aynı işi yapan firmalar arasında bile önemli farklılıklar gösterir. Her yiğidin bir yoğurt yiyişi vardır atasözüne benzetilerek, her işletmenin kendi özgün “iş yapma şekli“ vardır ve hatta olmalıdır. İş süreçleri işletmeyle sınırlı kalmayabilir, dışına taşarak iş ortaklarını, tedarikçileri, taşeronları ve müşterileri de içine alabilir. Bunun da ötesinde, yenilikçi süreçler tasarlayarak çok farklı ve henüz denenmemiş iş modelleri dahi geliştirilebilir.
Ayrıntılı tasarlanmış ve iyi yönetilen iş süreçlerine sahip olmak, işletmelerin rakiplerine göre üstünlük sağlamalarında son derece etkilidir. Artık belirleyici olan, işletmelerin büyüklüğü, çalışanların sayısı, satış rakamları ya da yapılan cirolar değildir. Değişime ne kadar hızlı ayak uydurabildiği, yani ne kadar “çevik” olduğudur.
Dell, siparişten teslimata kadar olan iş süreçlerini yeniden tasarlayarak PC satışlarında dünya lideri olmuştur. Dell, müşteriden siparişi aldıktan sonra üretime başlamakta, satılmak üzere stoğa mal üreten rakiplerine göre maliyetlerde ciddi azalmalar sağlamaktadır. ABD’li perakende devi WalMart ise başarısını çok iyi yönetebildiği karmaşık lojistik ağına borçludur. Tedarik zincirinin ilgili halkalarının anında tepki verebilmeleri için tüm mağazalardaki satışlar ve stoklar dakikası dakikasına izlenmektedir.
Eğer iş süreçleri iyi tanımlanamazsa onları iyileştirmenin olanağı da yoktur. Süreçler arasındaki uyum da ancak her bir sürecin ayrıntılı tanımlanmış olmasıyla sağlanabilir. Süreçler ancak iyi tanımlandıkları taktirde ölçülebilir ve üzerinde değişiklik yapılabilir hale gelirler. İyi tanımlanmamış süreçlerin otomatize edilmesi de zordur. Keçi yolları asfaltlanarak otoyol yaratılamaz. Süreçler otomatize edilerek daha kısa yaşam döngüleri, daha yüksek kalite, daha düşük maliyetler elde edilebilir. Ayrıca, olası aksamalarda alınacak acil önlemler ile kayıplar aşağı çekilebilir.
İşletmenin büyüklüğü ne olursa olsun verimi ve karlılığı artırmak için öncelikle yönetilmesi gereken iş süreçlerinin çok ayrıntılı biçimde tanımlanması, iyileştirilmesi ve gerekirse yeniden ve yeniden tasarlanması gerekir. Katma değer yaratmayan işlerin ve süreçlerdeki karadeliklerin yok edilmesine çalışılmalıdır. Ancak, pek çok firma bunu gerektiği gibi yapamaz. En başında, yani iş süreçlerini tanımlama aşamasında takılır, ileriye gidemez.
Bu noktada şirketlerin imdadına, İş Süreç Yönetimi (Business Process Management, BPM) Sistemleri yetişmektedir. İş süreçlerinin kolayca analiz edilebilmeleri ve iyileştirilebilmeleri amacıyla geliştirilen BPM yazılımları ile manuel yürütülen iş süreçleri otomatize edilerek mevcut bilgi sistemleri ile entegre edilebilirler. Bu yazılımlar sayesinde süreçlerin performansı gözlenebilir, tıkanma noktaları ortaya çıkarılabilir. BPM sistemleri, süreçlerin iş akışını yaratmak üzere görsel süreç modelleme araçları ve bunu mevcut altyapıya bağlamak üzere entegrasyon araçları da sunar. BPM sistemleriyle süreçler bilgisayar ortamında çalıştırarak, tanımlanan görevlerin birbirleri ile uyumlu olup olmadığı da irdelenebilir.
Günümüzde artık geleneksel sayılan bu tanım geçerliliğini tümüyle yitirmiştir. Çünkü, iş dediğimiz olgu belli gereksinimleri karşılamak üzere birbirini izleyen etkinliklerden oluşmakta ve departmansal yapı işin akışını yavaşlatan duvarlar haline gelmektedir. Bu nedenle, hiyerarşik işletme modelinin çok hızlı değişen iş dünyasına uyum gösterebilme esnekliği neredeyse yok gibidir. Kurumlar artık departmanların değil “süreç”lerin (process) bir araya gelerek oluşturduğu örgütler olarak düşünülmektedir.
İş süreçleri ise sektörden sektöre, hatta aynı işi yapan firmalar arasında bile önemli farklılıklar gösterir. Her yiğidin bir yoğurt yiyişi vardır atasözüne benzetilerek, her işletmenin kendi özgün “iş yapma şekli“ vardır ve hatta olmalıdır. İş süreçleri işletmeyle sınırlı kalmayabilir, dışına taşarak iş ortaklarını, tedarikçileri, taşeronları ve müşterileri de içine alabilir. Bunun da ötesinde, yenilikçi süreçler tasarlayarak çok farklı ve henüz denenmemiş iş modelleri dahi geliştirilebilir.
Ayrıntılı tasarlanmış ve iyi yönetilen iş süreçlerine sahip olmak, işletmelerin rakiplerine göre üstünlük sağlamalarında son derece etkilidir. Artık belirleyici olan, işletmelerin büyüklüğü, çalışanların sayısı, satış rakamları ya da yapılan cirolar değildir. Değişime ne kadar hızlı ayak uydurabildiği, yani ne kadar “çevik” olduğudur.
Dell, siparişten teslimata kadar olan iş süreçlerini yeniden tasarlayarak PC satışlarında dünya lideri olmuştur. Dell, müşteriden siparişi aldıktan sonra üretime başlamakta, satılmak üzere stoğa mal üreten rakiplerine göre maliyetlerde ciddi azalmalar sağlamaktadır. ABD’li perakende devi WalMart ise başarısını çok iyi yönetebildiği karmaşık lojistik ağına borçludur. Tedarik zincirinin ilgili halkalarının anında tepki verebilmeleri için tüm mağazalardaki satışlar ve stoklar dakikası dakikasına izlenmektedir.
Eğer iş süreçleri iyi tanımlanamazsa onları iyileştirmenin olanağı da yoktur. Süreçler arasındaki uyum da ancak her bir sürecin ayrıntılı tanımlanmış olmasıyla sağlanabilir. Süreçler ancak iyi tanımlandıkları taktirde ölçülebilir ve üzerinde değişiklik yapılabilir hale gelirler. İyi tanımlanmamış süreçlerin otomatize edilmesi de zordur. Keçi yolları asfaltlanarak otoyol yaratılamaz. Süreçler otomatize edilerek daha kısa yaşam döngüleri, daha yüksek kalite, daha düşük maliyetler elde edilebilir. Ayrıca, olası aksamalarda alınacak acil önlemler ile kayıplar aşağı çekilebilir.
İşletmenin büyüklüğü ne olursa olsun verimi ve karlılığı artırmak için öncelikle yönetilmesi gereken iş süreçlerinin çok ayrıntılı biçimde tanımlanması, iyileştirilmesi ve gerekirse yeniden ve yeniden tasarlanması gerekir. Katma değer yaratmayan işlerin ve süreçlerdeki karadeliklerin yok edilmesine çalışılmalıdır. Ancak, pek çok firma bunu gerektiği gibi yapamaz. En başında, yani iş süreçlerini tanımlama aşamasında takılır, ileriye gidemez.
Bu noktada şirketlerin imdadına, İş Süreç Yönetimi (Business Process Management, BPM) Sistemleri yetişmektedir. İş süreçlerinin kolayca analiz edilebilmeleri ve iyileştirilebilmeleri amacıyla geliştirilen BPM yazılımları ile manuel yürütülen iş süreçleri otomatize edilerek mevcut bilgi sistemleri ile entegre edilebilirler. Bu yazılımlar sayesinde süreçlerin performansı gözlenebilir, tıkanma noktaları ortaya çıkarılabilir. BPM sistemleri, süreçlerin iş akışını yaratmak üzere görsel süreç modelleme araçları ve bunu mevcut altyapıya bağlamak üzere entegrasyon araçları da sunar. BPM sistemleriyle süreçler bilgisayar ortamında çalıştırarak, tanımlanan görevlerin birbirleri ile uyumlu olup olmadığı da irdelenebilir.
- Toplam blog
- : 29
- : 3606
- Kayıt tarihi
- : 22.02.07
Uçak yüksek mühendisiyim. Evli ve 2 çocuk sahibiyim. Okumayı, yazmayı, gezmeyi, görmeyi, yeni şeyler..