- Kategori
- İş Yaşamı - Kariyer
Toplantı yapmaktan iş yapamamak
Bu yazı, iş idaresi ile ilgili herhangi bir kitapta bulabileceğiniz veya internetteki arama motorları üzerinde yapacağınız basit bir sorgulamayla ulaşabileceğiniz “Toplantının Tanımı”, “Toplantı Türleri” vb. konularda bir yol gösterici olma amacıyla yazılmamıştır. Tek arzulanan, aşağıdaki sorular çerçevesinde günün büyük bir bölümünü toplantılarda geçiren çalışanlara ve özellikle yöneticilere (eğer hala göremedilerse) kendilerinin dışarıdan nasıl gözüktüğünü gösterebilmektir.
1. Toplantı niye yönetilmeli?
Murphy Kurallarını[1], kural olmaktan çıkarmak için...
2. Murphy Kurallarında toplantılara ilişkin görüş nedir ki?
“Toplantı ne kadar uzun olursa olsun, en önemli kararlar son beş dakikada alınır.”
3. Toplantı yapmak problem çözümünü sağlar mı?
Cevap yine Murphy Kurallarında... “Eğer bir problem, birçok toplantı yapılmasını gerektiriyorsa, sonunda toplantı yapılması problemden daha önemli hale gelir.”
Günümüzde her sektörde faaliyetlerin yürütülmesi için yapılması gereken işlere ait tespitler yapılırken veya izlenecek yol saptanırken toplantılar yapılmaktadır. Bu toplantılardan beklenen, şirketin yapısını değiştirecek kararların alınması, geliri artıracak / giderleri azaltacak tavsiyelerde bulunulması, kötü giden birtakım şeylerin düzeltilmesi ve bunun gibi birçok pozitif etkinin meydana gelmesidir. Ancak her zaman böyle olmaz, bu istenilenlere ulaşılamadığı gibi bu toplantılarda alınamayan kararları almak bir sonraki (hatta belki daha da sonraki) toplantıya bırakılır. (Tanıdık geldi mi?)
Departman müdürünüz her gün farklı toplantılara katılmak için, şirket içindeki farklı bir toplantı odasına gider, kolunun altındaki kalın klasörler ve sabit diskindeki boş alanı her toplantıda biraz daha azalan elektronik cihazlarıyla. Yanına da genelde birini veya birkaçını daha alır, toplantılarda sorulması muhtemel sorulara cevap verebilsinler diye. Toplantıya ne kadar kalabalık gidilirse, o kadar iyidir, zaten! Hatta bu “toplantı sevdalısı” yönetici, bazen kendisi çağrılmadan bile bir toplantıya katılım gösterebilir, konu kendisi ile veya departmanı ile ilgili olsun olmasın. Kendisini (cebren ve hile ile) davet ettirebilir kaşla göz arasında. Toplantısız yaşayamadığı için mi böyle yapar, amirlerine hoş gözükmek için mi, yoksa astlarına ne kadar çok konu hakkında kendi görüşüne başvurulduğunu göstermek için mi… Bunu hiçbir zaman tam olarak kestiremeyiz, hepsi toplantıya katılmak için iyi gerekçelerdir o yöneticinin nazarında.
İlla yöneticinizin yaşadıkları değil tabi, toplantılarla ilgili olanlar. Siz de bir anda bir toplantıda bulabilirsiniz kendinizi. Hazırlıksız olabilirsiniz, toplantı size 10 dakika önce haber verildiği için. Hoş, hazırlıklı olsanız da uzun saatler süren bir toplantıda bile bazen fikriniz alınmayabilir. Bir şeyler söylemeye cesaret ettiğiniz anda sözünüz rahatlıkla kesilebilir, bir daha da sıra size hiç gelmeyebilir.
Bazıları da bayılır toplantılarda ilgili ilgisiz her şey hakkında konuşmaya, ahkam kesmeye. Kendilerinin iyi bildiği bir konuya lafı bir anda getirebilirler. Anlayamazsınız bile nasıl olduğunu. Uzun, ağdalı cümleler kurarak konuştuklarında kendilerini daha iyi hissederler, kendisine uzaydan gelmiş gibi bakanlara rağmen.
Bazen toplantı talebi sizden de gelebilir. Büyük bir hevesle toplantı gerekçeniz, projeniz üzerinde çalışır ya da amirlerinize süregelen bir işin doğurabileceği sonuçları, çekincelerinizi anlatacağınız dakikaların gelmesini iple çekerseniz; bu toplantı belki de aylar, yıllar sürecek çalışmaların ne yöne evrileceğini gösterecektir. Ama o yöneticinin hoşuna gitmez pek söyledikleriniz. Daha tam toplanamadan toplantı bitiverir. Kısmetse başka bir toplantıda anlatırsınız kelamınızı, belki de böyle bir fırsatınız hiç olmaz.
Sadece toplanmış olmak için toplantı yapmaktan; amaçsız, gündemsiz, plansız, hedefsiz, başlangıç saati belli ama bitiş saati bilinmeyen toplantılardan bahsetmedim bile. Yine de tüm bu yazılanlarda kendinizi, amirinizi, iş arkadaşınızı gördüğünüzü tahmin ediyorum. Ama umarım yanılıyorumdur. Çünkü bunlar size ne kadar uzaksa, ne kadar az tanıdık geliyorsa, o kadar iyi toplantı yönetiyorsunuz, o kadar iyi düzenlenmiş toplantılara katılıyorsunuz demektir.
[1]Murphy Kuralları veya Murphy Kanunları olarak bilinen özdeyişler, Amerikalımühendis Edward A. Murphy, jr.tarafından, başarısızlıklar ve hata kaynaklarının karamsar bir dille incelenmesidir. Detaylı bilgi için, www.murphys-laws.com’abakılabilir.
- Toplam blog
- : 3
- : 3307
- Kayıt tarihi
- : 22.11.13
Yönetim Bilimleri ..