Yönetimde kalitenin yolu

Kaliteli üretim yapmanın ve iyi hizmet vermenin yolu:

Üretimi yapan veya hizmeti veren bireyleri en iyiye ulaşmaları için yönlendirmek ve motive etmektir.

Yöneticilerin Ana Yetkinlik Grubu

Satış, pazarlama, operasyon, finans, insan kaynakları vs.

Tüm fonksiyonlar için geçerli olan üç ana yetkinlik grubu; “vizyon, insan yönetimi/gelişimi ve uygulama’dır”

· Çok iyi yöneticisinizdir, uygulamalarda da başarılısınız, ancak yön tayininde, geleceği okumakta zorlanıyorsunuzdur, olmaz. Vizyoner bakışınızı geliştirmelisiniz.

· Vizyonersinizdir, başarılı uygulamalarınızda var. Yetmez, geleceğe yönelik kadrolar yetiştirmeli, geliştirmelisiniz. (İyi yöneticiler yetiştirdiğiniz ölçüde başarılı olacaksınız)

· Öngörünüz çok iyi, iyi eleman yetiştiriyorsunuz, ancak uygulamalardan sonuç alamıyorsunuz. Bu hiç olmaz. İlk fırsatta kapıya konacaklardansınız.

Uygulamalarda başarılı olup sonuç aldığınız sürece eksikler olsa da organizasyonda henüz yeriniz sağlamdır.

Üst düzey bir iş yöneticisi olmak istiyorsanız her üç yetkinlik alanında da kendinizi yetiştirmelisiniz.

Bunun için şu eylemleri de gerçekleştirmelisiniz:

· İnovasyon: Problem çözmede yeniliklere açık olmak gerekiyor. Standart yöntemler yetmediğinde yeni görüş ve fikirleri aramak şarttır.

· Benchmarking yapın. İyinin daha iyisi vardır. Rakipleri ve en iyi uygulamaları takip etmek gerekir.

· Öğrenmeyi sürdürün. İnsana yatırım yapın, çalışanlarınızın teknik eğitimler dışında da iş anlayışlarını geliştirici eğitimlere katılmasını sağlayın.

· Pazarlamacı olun. Kurum içi ve dışı müşterilere satış yapın. Veri toplama ve analiz etme yeteneğinizi kullanın. Başarılı oluncaya kadar aynı projenin re – lansmanını yapın.

· İş bilginizi geliştirin. Yönetim yetkinliğinizi; teknoloji, tedarik zinciri, pazarlama, muhasebe ile harmanlayınca size yeni ufuklar açılır.

Bireysel Ustalık konumuna gelin; gerçekten ulaşmak istediğiniz noktalara ulaşmak için geliştirdiğiniz “iç güç” sizi ustalık düzeyine yükseltecektir. Kariyer yapmak yıllanmak değil “ustalaşmak-uzmanlaşmak” tır.

Vizyonda ne olmak istediğiniz konusunda hedef ve plan seçin ki hedef sizi çeksin, aksi halde öğrenilenler uçup gider.

‘Nuh İlkesi’ organizasyonlarda her zaman önemlidir.

- ‘Tufan olacağını tahmin eden değil, gemi inşa eden ayakta kalır.’

Rakiplerinizden hızlı öğrenmeli ve daha süratle uygulamaya koymalısınız.

Yönetim Sistemi

İnsan Kaynakları Yönetim sisteminde süreç eleman alımıyla değil, organizasyonun kurulması aşamasıyla başlar.

Her organizasyon bir amaç ve Hedef (Vizyon-Misyon) tespitiyle kurulur.

İnsan sermayesi, yapısal sermaye, ilişkiler sermayesi yine İK’ nın süreçleri arasında bulunan ve insan sermayesini yapısal sermayeye dönüştürerek kurumsallaşmayı sağlaması temel hedefidir.

İnsan Kaynakları Felsefesi

· İnsan gücünün gelişimine öncülük etmek

· Güvenli, cesaretli, hakça, objektif yanlarını geliştiren programlar uygulamak

· İlişkisel değil, ilkesel davranmak

Özellikle stratejik insan kaynakları yönetimi dediğimizde, şirketin insan kaynağının iç ve dış çevredeki konumunu, güçlü ve zayıf yönlerini bugün için net olarak tarif eden, gelecek içinse doğru temellere oturan varsayımlarla öngören bir İK yönetiminden bahsediyoruz.

Şirketin faaliyet alanını, rakiplerini, hedeflerini, işleyişini, iş gücü piyasasının ve iş mevzuatının bugününü ve geleceğini bilerek yapılan varsayımlarla, şirketin sadece bugününü değil, geleceğini de güvence altına alacak adımlar atan veya atılmasını sağlayan bir insan kaynakları yönetimi yaklaşımından bahsetmekteyiz.

Kâr amacı gütsün ya da gütmesin bir organizasyonun uzun vadede ayakta kalabilmesi, kaynakların sonsuz olmadığı göz önüne alınarak “maliyet etkin” çalışmasına bağlıdır. Sürdürülebilir başarıyı yakalaması ise diğer kaynaklarla birlikte insan kaynağını da doğru ve etkin kullanmasına bağlıdır.

Çalışanların şirkete kattıkları değerin fark edildiğini görmelerinin motivasyonu arttıran unsurlardan biri olması nedeniyle; bireysel performansın ödül sistemlerine etkisi de önem kazanmaya başlıyor. Bu bağlamda, çalışanların her birinin yaptığı işlerin teker teker değerlendirilmesi ve her birine bulunduğu pozisyonun, şirket içinde ve piyasa bazında gerektirdiği ücret verilmesi gündeme geliyor.

Emeğe paha biçmek kolay bir iş değildir. Ücretin en genel anlamıyla kişinin emeği karşılığında ödenen bedel olduğunu düşünürsek, bu bedeli hangi kriterlere göre belirlemek gerektiği sorusuyla karşı karşıya kalırız. Bir işe senelerini veren kişinin mi yoksa iş hayatında yeni olmasına rağmen atılımları ve başarıları sayesinde çalıştığı kurumu daha ileriye taşıyanın mı emeği daha değerlidir? Özel sektör ve kamu sektörünün ücretlendirme politikaları arasındaki fark nedir?

İş değerleme metotları, uzmanlık, yetkinlik, performans, sektördeki eleman kıtlığı özel sektörün ücretlendirme sisteminde önemli iken kamu sektöründe önemli unsur kıdem olabiliyor.

İş değerleme metotları; yönetimsel ihtiyaçları karşılamak, seçme ve yerleştirme sürecinde kullanılacak olan iş tanımlarını netleştirmek, dolayısıyla işin hiyerarşideki yerini tespit etmek ve kişinin görev alacağı pozisyona uygunluğunu ve alacağı maaşı hem şirket içindeki dengeler hem de şirket dışındaki şartlara göre doğru belirlemek açısından önemlidir

İş değerleme metotlarında şu temel kriterlerin ele alınması gerekir.

· İş tanımlarını netleştirme,

· Pozisyonların gerektirdiği bilgi, beceri ve sorumlulukları netleştirme,

· Seçme ve yerleştirme süreci öncesinde ve sırasında açık ve net veri oluşturma,

· Performans değerlendirme sürecinde rasyonel kriterler belirleyebilme,

· Pozisyonlara hem şirket içinde hem pazarda tutarlı ücret belirleyebilme,

· Kariyer yolu tasarımı,

· İş geliştirme planları oluşturma,

· Organizasyon tasarlama ve başarı ve gelişim planı oluşturmada kullanılabilir

İş Yaptırmada Etkin Olma

Sınırlar Koymaktan Korkmayın.

1. Eğer sınırlar belirlersem egoistlik etmiş olurum: Hayır. Gerçekte uygun sınırlar, önemli olanlara daha fazla ilgi gösterme yeteneğinizi artırır. Doğru gelişmiş sınırlara sahip kişiler, dünyada başkalarını en çok düşünen kişilerdir.

2. Sınırların yokluğu itaatsizliğin göstergesidir. Sallantılı sınırlara sahip kişiler, genellikle dışarıdan uyumlu gibi görünür, ancak içlerinde başkaldırı ve öfke taşırlar. “Hayır” demek ister, ancak bundan çekinirler. Bu nedenle korkularını yarı isteksiz bir ‘Evet’ ile örterler.

Bireysel yargılar, korkular anlaşmayı ve üretici olmayı engeller.

Aynı çukuru derinleştirerek farklı bir çukur elde edemezsiniz. Aynı yöntemle farklı bir sonuç çıkmaz. Değişiklik için yöntem biçimini değiştirmek gerekmektedir.

İşletmede uygun rol verilmediğini düşünen ve “aslında bana uygun rol verilmedi” diyen insanda yeterli performans göremezsiniz. O ya değersizlik hissine kapılmıştır veya organizasyona küskündür.

Bunun için onları organizasyonun içine çekmek çok zor olmakla beraber iki yol vardır:

· Herkesin sorumluluk almaya hazır olduğu rolü/vizyonu seçmesini sağlamak ve şahıslara uygun rolleri paylaştırmak. (Bunun için herkesin serbestçe görüş beyan ettiği taksimat yapılmalıdır)

· Diğeri vizyona karşı olanlar, onu bütünüyle beğenmiyorsa ‘hizaya gel’ yöntemini kullanmaktır.

Satış elemanları şirketinizin müşteriyle doğrudan irtibat kuran ve para kazanmanızı doğrudan etkileyen çalışanlarınızdır. İyi seçilmiş, paylaşan bir takım haline gelmiş, yetkin ve uzman kişilerden oluşuyorsa sorun yok. Bunlarda bir eksiklik var ise yapılan araştırmalar satışta ısrarında etkili olduğunu ortaya koymuştur.

Satış elamanlarına iş yaptırmada örnek:

Xerox araştırmasına göre, müşteri adayları evet demeden önce dört kez hayır derler. Sorun şu ki yeni satış elemanlarının çoğu, üçüncüden sonra işin ucunu bırakır. Yeni elamanınız becerikli ve nitelikli olmasına rağmen, sürekli hayır diyen birini üst üste arama azminden yoksun ise birkaç ay içinde yeni birini işe almanız gerekebilir.

İş yaptırma yöntemlerinde kişilikler ise bundan daha önemlidir. Kimlerin hangi tetikleyici unsurlarla harekete geçtiğini iyi bilmeniz gerekir bu ise çalışanlarınızı iyi tanımakla mümkündür.

Çoğu şirkette kabul edilmiş yanlış bir düşünce vardır: Stratejiyi oluşturmanın kolay, uygulamanın zor olduğu. Aslında her ikisi de zordur.

Gelecek için rekabet ederken, oldukça dar bir yolda yürüyen ancak her iki taraftaki banketlerden düşmemeye çalışan bir insana benzersiniz. Fakat bu istikamette yürümek için Gary Hamel’in dediği gibi “yolu açan siz olun”.

Başarı kendi içinizde başlar, ama başkalarına yararlı olmadığınız sürece anlamı yoktur. Etkili olmak içinde doğru yaklaşım ile doğru yönlendirmeyi yapmak gereklidir. Bununda sırrı Dare Thomas’ın ifadesiyle “insanlara doğru davranmaktır”. Bunları kısaca üç maddedir.

· Duyarlılık: Başkasının ne hissettiğini hissedebilmek etkiyi artırır.

· Ekip Çalışması: Yaşamınız bir kaosa dönüştüğünde bir işe sahip olmanın getirdiği düzen duygusu ve bir gurubun parçası olmak sizi rahatlatır.

· Destek Verme: İşler fazla karmaşık olmadığında daha kolay olmakla beraber sürekli çalışanlara yardımcı olma ve hizmet etme anlayışında olmak üretkenliği artırır.

İşyerinin Canlandırılması

1. Lidere güven yitirilmişse, çalışanların enerjileri bitirilmiştir. Enerjileri bastırılmış insanlar yetkin ve etkili çalışamaz.

2. Başarı eksikliği var ise, elde edebileceğiniz sonuçların neler olabileceğini tespit edin, bunların gerçekleşmesini sağlayın. Küçükte olsa aldığınız sonuçları çalışanlarla paylaşın.

3. Şirket içi savaşlar, birbirini suçlama ve departmanlar arası güvensizlik kuruluşu zayıflatır. Liderler kararlı olursa taraflar siperlerinden çıkar ve birbirlerini anlamaya çalışırlar.

4. Kuruluş amacının yitirilmesi. Misyon ve vizyonla ortaya konan var oluş gayesi ilerleyen zamanlarda önemi unutularak etkin üretim kaybolur.

5. Kuruluşta yeni proje, yeni kazanılan iş, yeni yatırımlar olmaması da işyerinde sönüklük yaşatır.

İşyerini canlandırmada ilk işlem “Geri Bildirim” (Diana Böher)

· İnisiyatif alın: Geri bildirimi beklemeyin alın

· Doğru insanlara doğru soruları sorun

· Size söylenenlerin ne anlama geldiğini bulmalısınız, bu size doğru ve hızlı karar vermeyi sağlar

· İş arkadaşlarınızın uzmanlıklarından faydalanın, en yakın yardımcınız sizin danışmanınız kadar uzman olmalıdır

· Açık fikirli olun: her şeyin cevabını bilen değil, kime ne soracaklarını bilen etkili yönetici ortamdaki kargaşayı önler ayrıca yersiz dedikoduları önler

· Olumsuz geri bildirimlere armağan olarak bakın, kızmayın, eleştirmeyin istifade edin

· Hastalıklı bilgiye yoğunlaşın. Düzeltin, değiştirin, onaylayın, ama mutlaka bir şeyler yapın.

Eğer kendini gerektiği kadar bu işe adamazsanız, yatırımlar yapamazsınız, işi geliştiremezsiniz, uygulamada başarılı olamazsınız.

Eğer fırsat karşınıza çıkmadan yıllarca öncesinden yeni uzmanlık alanları geliştirmiyor, marka konumunu değiştirmiyor, pazarda yeni denemelere girişmiyor ya da müşterilerin istek ve gereksinmelerini anlamıyorsanız, işletmenin gelişimine yine yeterince faydalı olamazsınız.

Bu durum maraton koşmaya benzer. Maratona yarısından başlanamaz. Mesafenin tümü koşulmalıdır. Kendini işe adamadan “bekleyip görelim” demek işe yarar bir seçim değildir.

Çalıştığınız tüm işyerlerinin bir yapısı uyulması gereken gizli kuralları vardır buna “Ofis Politikaları” denir. (Ronna Lichtenberg)

· Ofis politikaları kimsenin üzerinde konuşmadığı gizli bir yasa gibidir.

· İçinde bulunduğunuz politika ortamını anlamak zorundasınız. Kim kimdir, neler olup bitmektedir, kararlar nerede alınır, harekete geçmek için uygun zaman hangisi.

· Hiç kimse yalnız yeteneklerine dayanarak bir kuruluşta uzun süre yaşayamaz. İşlerin yürümesi için ofis politikalarında da iyi olmalısınız.

İster yeni bir araç alınması ister ücretinin veya özel bir projenin onaylanması olsun orta saha oyuncusu gibi sınırlıdır. Bir parça acı çekmeye hazır olun.

· İltifat gereklidir. İster iş arkadaşı veya astlara ister üst düzeyde birine güzel sözlerle iltifat edilmelidir. Bu yağcılık değildir. Ancak yanlışları bile iyi gösteren dalkavukluk edilmemelidir.

· Eğer söyleyecek önemli şeyleriniz yoksa yazılı kayıtlarınızı kimseye vermeyin.

· Ofis politikalarının bıraktığı boşlukları doldurmanın tek yolu dedikodudur.

Dedikodu aynı zamanda çok da verimlidir.

Dedikodu kimin başının dertte olduğunun yada kimin rahat olduğuna ilişkin erken uyarı işaretidir.

Dedikodu ancak kişilere zarar verme amacını güttüğü zaman kötüdür.

· Ofiste düşmanlarınız olması önemlidir. Onlar her şeyi ortaya çıkaran kuvvetli gün ışığı gibidir. Size dostlarınızdan daha doğru bilgi verirler.

· Düşmanlarınızın saygı duyduğunuz kişiler olmasını istemelisiniz, ki mücadele etmenize değsin.

· En önemli öğüt, başınızı kaldırıp çevrenize bakın. Hızlı düşünün.