10 Yanlış Dijital İletişim

COVID-19 dünyaya yayıldıkça, giderek daha fazla kişi evden çalışmaya başlıyor. Bu küresel değişimin (ve tüm artan stres seviyelerimizin) ışığında, sanal bir ekibin parçası olarak çalışırken iletişimsizliği önlemek için adımlar atmak çok önemlidir.

 

Son dört yılı duyguların bilimini ve iş hayatımızla kesişme noktalarını inceleyerek geçirdik. Dünya çapında binlerce işçiyle konuştuk ve insanların bize sorduğu en yaygın sorulardan biri tam da bununla ilgili;

 

 

dijital çağda en iyi nasıl iletişim kurulacağımız... Pasif agresif bir e-posta göndermekten nasıl kaçınırsınız? Metnin üzerine doğru tonu nasıl vurursunuz? Bir ünlem işareti ekleyerek çok mu ileri gittiniz?

Aşağıda, aynı yerde olmasanız bile, bağlantıda kalmak ve ekibinizi desteklemeye devam etmek için en iyi taktik ipuçlarımız yer almaktadır.

 

 

 

1. Emoji ekleyin (ancak dikkatli olun).

 

Emojiler tonu, anlamı ve duygusal ipuçlarını ifade etmemize yardımcı olabilir. Fakat örneğin( ;p) böyle bir emoji profesyonelliğinize zarar verebilir. Bir sürü surat göndermeden önce diğer kişinin emojiyi nasıl karşılayacağına dair bir fikriniz olana kadar beklemek en iyisidir. Genel bir kural olarak, e-postanızda rahat bir arkadaşa mesaj gönderiyorsanız bir emoji uygundur. Bununla birlikte bu kişiyle ilk kez iletişim kuruyorsanız emoji kullanmamanız daha iyidir.

 

 

 

 

 

2. Yazım hataları olan bir mesaj gönderdiğinizi fark edin.

 

Yazım hataları, gönder düğmesine bastığımızda acelemiz veya yükselmiş bir duygusal durumda olduğumuzu (veya patron olduğumuzu ve yazım hatalarını önemsememize gerek olmadığını) ortaya koyuyor. Araştırmacı Andrew Brodsky , yazım hatalarını duygusal güçlendiriciler olarak tanımlıyor. Örneğin Ayşe, Funda’ ya yazım hatalarıyla dolu öfkeli bir e-posta gönderirse, Funda, Ayşe’ nin bu e-postayı bir öfkeyle hazırladığını hayal edecek ve mesajı gerçekten kızgın olarak algılayacaktır. Aceleniz olsa bile, en iyisi fazladan iki dakikanızı çalışmanızı yeniden okumak için harcamak veya daha iyisi, herhangi bir yazım hatasını yakalamak için yüksek sesle okumak daha iyi olacaktır.

 

 

 

3. Mesajlarınızı duygusal olarak düzeltin.

 

Yazım hataları, mesajlarınızı doğrulamanız gereken tek şey değildir. The Ogilvy Group'ta Dünya Çapında Yetenek Sorumlusu Brian Fetherstonhaugh, sık sık çalışanlara duygusal bir sorunu e-posta yoluyla başarılı bir şekilde etkisiz hale getirip getirmediklerini sorduğunu anlatır. Cevap kaçınılmaz olarak hayır. Ama aynı gruba e-posta yoluyla bir sorunu daha önce alevlendirip alevlendirmediklerini sorduğunda? "Herkes elini kaldırıyor," dedi. Mesajınızın net olduğundan ve istenen tonu ilettiğinden emin olmak için gönder tuşuna basmadan önce her zaman yazdıklarınızı yeniden okuyun. "Bunlar iyi öneriler, hadi bunları taslağa nasıl yerleştireceğimizi tartışalım" demeye çalışırken, bunun yerine "Hadi konuşalım" mesajını göndermek, alıcıyı gereksiz yere endişelendirecektir. Tek satırlık e-postaların veya rahat mesajların tonda pasif agresif olarak algılanması kolaydır.

 

 

 

4. Noktalama işaretleri, tek kelimelik veya çok kısa cümleler için daha da önemlidir.

 

"Tamam" yanıtını veriyor olduğunuzu düşünün. Bir nokta olan ''Tamam.'' ve nokta olmayan “Tamam” dan daha olumsuz bir ton olarak karşımıza çıkabilir. Bir nokta eklemek, ifadenize bir kesinlik ekler ve olumsuz duyguları arındırır. "Tamam, elbette, anlaştık." yerine "Bu konuşma bitti." şeklinde iletişim kurabiliriz. Birini tanıdıkça noktalama stillerine dikkat edin. Birlikte çalıştığınız, tamam kelimesinden sonra her zaman nokta ekleyen insanlar bulabilirsiniz ve böylece noktalama işaretlerini fazla analiz etmeyi bırakabilirsiniz.

 

 

 

5. Birbirinizi ilk tanıdığınızda daha zengin iletişim kanallarını kullanın.

 

İyi tanımadığımız kişilerle veya daha kıdemli meslektaşlarımızla mesajlaşırken veya e-posta gönderirken belirsizliği olumsuz olarak yorumlama ihtimalimiz yüksektir. Yeni biriyle çalışmaya başladığınızda video konferans kullanmak güven oluşturmanıza yardımcı olur. Genel olarak, birbirinizin yüz ifadelerini görmek, satır aralarını daha iyi okumanıza, sohbet etmenize ve gerçek ilişkiler geliştirmenize olanak tanır. Kişiyi tanıdıktan sonra e-postayı daha sık kullanabilirsiniz.

 

 

 

6. Yapabildiğiniz zaman, genel olarak video sohbetlerden yararlanın.

 

Araştırmalar, iletişimin yaklaşık % 65'inin sözlü olmadığını gösteriyor . Videoda olmadığınızda, yüz ifadesinden ve vücut dilinden gelen duygusal ipuçlarını kaçırırsınız. Videonun her zaman mümkün olmayacağını kabul ediyoruz, ancak mümkün olduğunda en iyisi bunu bir alışkanlık haline getirmektir.

 

 

 

7. İş platformlarında aciliyet seviyenizi bildirin.

 

Birine "Şuna bir göz atabilir misin?" diye sormaktan sadece kısa bir mesaj uzaktasınız veya "Fikirlerinizi bu belgeye ekleyebilir misiniz?" gibi mesajları göndererek, diğer insanlara iş bırakmış oluyorsunuz. İş platformlarının gerçek zamanlı doğası, insanların taleplerinizi acil olarak yorumlamaları ve hemen yanıt vermeleri gerektiğini hissetmeleri anlamına gelir. Bu nedenle, zaman alacak bir istek göndermeden önce, "Bu iyi bir zaman mı?" diye sorun. Hemen bir yanıta ihtiyacınız yoksa "Acele etmeyin, ama fırsatınız olduğunda bana bir konuda yardımcı olabilir misiniz?" deyin ve birisi "Rahatsız Etmeyin" moduna sahipse buna saygı gösterin.

 

 

 

8. Panik yapmayın.

 

Bir e-posta sizi öfkelendirir, endişelendirir veya heyecanlandırırsa, yanıt yazmak için ertesi güne kadar bekleyin. Daha da iyisi, sakinleştiğinde yüz yüze konuşun. Sakinleştikten sonra, sadece anlık tepkilerinizden ziyade duygularınızı ve duygularınızın ardındaki ihtiyaçları daha iyi ifade edebileceksiniz. Cevap verdiğinizde, taslağınızı diğer kişinin gözünden tekrar okuyun. Önce kendinize gönderirseniz okuyucunuzun e-postanızı nasıl yorumlayacağını hayal etmek daha kolay olabilir. (Ek ipucu: Gönder düğmesine basmaya hazır olana kadar "Kime:" alanını her zaman boş bırakın; bir arkadaşımız yanlışlıkla tamamlanmamış bir maaş görüşme e-postası gönderdiği için iş teklifini kaybetti).

 

 

 

9. "Evet" e ihtiyacınız olduğunda e-postadan kaçının.

 

Yüz yüze yapılan bir istek, e-postayla gönderilen bir talepten otuz kat daha başarılıdır. Araştırmalar, insanların e-posta sorularını güvenilmez ve acil olmayan olarak gördüklerini gösteriyor . Bir e-posta görüşmesine girerseniz, ilk önce şahsen, görüntülü sohbet veya telefonla görüşmek yardımcı olacaktır. MBA öğrencilerini birbirleriyle karşılaştıran bir deneyde ("Schmooze or Lose" başlıklı ), yarısına yalnızca meslektaşlarının adı ve e-postası verildi. Diğer yarısına diğer kişinin bir fotoğrafı gösterildi ve müzakereden önce hobiler, iş planları ve memleketler hakkında konuşmaları söylendi. Birinci grubun yüzde yetmişi, ikinci grubun neredeyse hepsi bir anlaşmaya varmayı başardı.

 

 

 

10. Acil değilse mesai saatleri dışında e-posta veya samimi rahat mesajlar göndermeyin.

 

"Ofisten uzaktayım ve aralıklarla e-postaları kontrol ediyorum. E-postanız acil değilse, muhtemelen yine de yanıtlayacağım. Bir sorunum var ”diyordu bir tweetde... "Bunu yarına / Pazartesiye kadar okumayın / yanıtlamayın" yazsanız bile, okuyucu muhtemelen tüm hafta sonu e-postanızı düşünecektir (ve hatta hemen yanıt vermek için baskı hissedebilir). E-postayı taslak klasörünüze kaydetmeyi deneyin veya daha sonra göndermek üzere planlayın.

 

 

 

 

 

Çoğu dijital yanlış iletişim, bizzat tartışırken bize değerli duygusal bağlam sağlayan ses tonu, vücut dili ve yüz ifadeleri gibi sözlü olmayan ipuçlarını sağlayamadığı için iletişimlerimiz yanlış anlamalar ile doluyor. Dolayısıyla bu ipuçları size yardımcı olabilir, ancak en güvenli çözüm, telefonu kaldırmak veya bir video görüşmesi yapmaktır.