- Kategori
- Bilişim
Bilişim projeleri iyi yönetilmelidir
Şirketlerin bilgisayar donanım ve ağ altyapılarını veya operasyonel yazılımlarını değiştirmeleri ya da iyileştirmeleri genellikle büyük boyutlu yatırım kararları ile olur. Bu türden değişimler uzun sayılabilecek sürelerde gerçekleştirilir ve ciddi kaynaklar isterler. Şirketin olağan işleyişini de fazla bozmadan yürütülmesi ve sonuçlandırılması gereken bilgi teknolojileri (BT) projelerinin başarılı olabilmeleri için çok iyi planlanmaları, yönetilmeleri ve denetlenmeleri zorunludur.
Başarılı bir proje için öncelikle amaç doğru biçimde tanımlanmalı ve çok net olarak ifade edilmelidir. Projenin amacı için gerekirse anahtar kişilerden ve şirket üst yönetiminden imzalı onay alınarak yola çıkılmalıdır. Bu şekilde, üst yönetimin desteği de elde edilmiş olur. Gerçekleştirilecek projeden doğrudan ya da dolaylı biçimde etkilenecek olan paydaşlar ile birlikte ortak çalışma yapılarak ayrıntılı bir “proje planı” hazırlanmalıdır. Hazırlanacak bu plan, projenin temel dokümanı ve yol haritası olacaktır. Projenin seyri bu plan üzerinden izlenir ve değerlendirilir. Proje planında, yapılacak her bir görevin ayrıntılı açıklaması, kimler tarafından yürütüleceği ve yapılması için gereken süre gibi bilgiler yer alır. Görev tanımları son derece açık ve ölçülebilir olmalıdır. Süreler gerçeğe yakın belirlenmelidir. Bunun için geçmişte yaşanmış benzer deneyimler çok yararlı olacaktır.
Projelerin en önemli öğelerinin başında insan gelir. Projeler büyüdükçe ve coğrafi olarak yayıldıkça ekibi yönetmek de giderek güçleşir. Bu yüzden, büyük çaplı projelerde ekipte yer alacak her bireyin yetenekleri, neleri yapabilecekleri ve hatta kişilik özellikleri, öteki üyelerle uyumu çok dikkatle belirlenmeli, görevler kişilere bu doğrultuda atanmalıdır. Proje ekibinin bir arada ve uyum içerisinde çalışması son derece önemlidir. Proje yöneticisi, kişisel çatışmaları derhal gidermeli ve ekibin moralini yüksek tutarak hedefe ulaşmasında kılavuzluk rolü üstlenmelidir. Projenin büyüklüğü, süresi ve karmaşıklığına bağlı olarak gerekirse “tam zamanlı” bir proje yöneticisi atanmalıdır.
Projenin ilerleyişi adım adım, aksatmadan ve sık aralıklarla denetlenmeli, eğer plandan sapmalar varsa düzeltici önlemler hemen alınmalıdır. Ekip arasında düzenli olarak bilgilendirme toplantıları yapılmalı, projenin o anki durumu değerlendirilmelidir. Bu toplantılar proje ekibinin birbirleriyle ve projenin genel yürüyüşüyle ilgili birinci ağızdan bilgilenmesi sağlayacağından son derece önemlidir. Toplantının içeriği, süresi ve ele alınacak konuların öncelikleri toplantı öncesinde proje lideri tarafından belirlenmiş olmalıdır. Aksi taktirde, bir süre sonra sohbet toplantısına dönüşme olasılığı yüksektir. Toplantıda, yapılan durum saptamaları ve alınan kararlar açık biçimde dokümante edilmelidir.
Proje süresince karşılaşılabilecek olası riskler önceden belirlenerek, gerekli önlemler alınmalıdır. Bunun için teknik, hukuk ve iş alanından yetkin kişilerin bilgisine başvurulabilir. Risklerle karşılaşıldığında kaynakların nasıl kullanılacağına ilişkin alternatif planlar önceden hazırlanmalıdır.
Proje ile ilgili gelişmeleri sıcağı sıcağına paylaşmak ekip üyelerini değişime hazırlayan önemli bir etkendir. Doğru ve zamanında bilgilendirme ile, proje için bazı engeller ve tehlikeler daha oluşmadan ortadan kaldırılabilir. Bu açıdan, proje planlama aşamasında bir de iletişim planlaması yapılmalıdır. Mesajları yaratacak ekip üyeleri, mesajın verileceği ortam ve mesajın verilme sıklığı belirlenmelidir. Mesajın alıcı tarafındaki kişiler de doğru belirlenmiş olmalıdır.
Projenin başarısını ölçmek için anahtar performans göstergeleri (key performance indicators, PKI) tanımlanmalı, projenin her adımında bu göstergelerin durumu gözden geçirilmelidir. Projenin bitiminde, “Proje Kapanış Dokümanı” hazırlanır. Bu çalışma, gerçek sonuçların alınabilmesi açısından projenin hemen bitiminde yapılmayabilir. Bu dokümanda, proje ile şirkete nelerin kazandırıldığı, elde edilen yararlar, kritik performans göstergelerine ulaşılıp ulaşılmadığı ve proje süresince kaşılaşılan güçlüklerin ne şekilde aşıldığı özetlenir.
Ülkemizde proje yönetimi üzerine eğitim veren bağımsız kuruluşların sayısı artarken verilen eğitimlerin kalitesi de yükselmektedir. Şirketlerin, büyük ve kritik projelere dahil olacak elemanlarını bu eğitimlere göndermesinin, projenin uluslararası kabul görmüş standartlar ve metodolojiler çerçevesinde yürütülmesine önemli katkısı olacaktır.
- Toplam blog
- : 29
- : 3606
- Kayıt tarihi
- : 22.02.07
Uçak yüksek mühendisiyim. Evli ve 2 çocuk sahibiyim. Okumayı, yazmayı, gezmeyi, görmeyi, yeni şeyler..