KARGAŞA MI KOORDİNASYON MU?

OTELLERDE, SATIN ALMA KONTROL VE MUHAFAZA BİRİMLERİNDE KARGAŞA MI YOKSA KOORDİNASYON MU?  

Bir çok otel işletmesinde yapılan departman müdürleri toplantısında değinilmeden geçilmeyen bir konu, departmanların istemiş olduğu malzemelerin gelip gelmediği, ya da ne zaman geleceği konusudur. Bunu yanında satın almaların geciktiği, gecikme dolayısıyla da departmanlardaki işlerin geciktiği vs. konularıdır...

Genellikle departman müdürleri sipariş ettikleri malzemelerin erken alımı konusunda satın alma birimi ile temasa geçerler. Malzemelerin alımında bir gecikme olduğu taktirde satın alma ile tekrar görüşürler. Fakat bir sonuç alamadıklarında ise konuyu şahsen ya da müdürler toplantısında Genel Müdüre taşırlar... Şahsen müracaat edilmiş yada Müdürler toplantısına taşınmış olsun. Her halukarda Genel Müdür bu tip konularda başını satın almaya çevirir ve sorar; Neden alınmıyor, niçin geçikti? Satın alma müdür veya şefi de daha önce departman müdürüne de anlatmış olduğu gibi Genel Müdüre de neden siparişlerin geciktiğini anlatır... Genel Müdür tatmin olur ya da olmaz.. Sonuçta her defasında Satın almaya "İşleri biraz daha hızlandıralım" talimatını verir... Tabi bu durumdan hoşnut olmayan satın alma doğaldır ki şikayet eden yada konuyu toplantıya taşıyan departman müdürüne diş bilemeye başlar... Kendisi diş geçiremiyorsa, kendi haklılığını bağlı olduğu Mali İşler müdürüne taşır...Bu sefer de yaptığının bedelini ödetmek için gecikeceği yoksada geciktirilme yoluna gidilir... Böylece sen mi, yoksa ben mi kısır döngüsü alır başını gider... Genel müdürle Mali İşler müdürünün arasının açılmasına kadar gider bu kısır çekişme... 

Sonunda birbirlerini yer dururlar ve kazanan hiç kimse olmaz ama kaybeden işletme olur... 

Bu tip sıkıntıları açıkçası ben de yaşamıştım önceleri. Can sıkıcı ve huzur kaçırıcı, işi yavaşlatıcı kısır döngülerdi. Bu yüzden çareyi, birimlerin sıkı bir şekilde  koordinasyonunda bulduk. Şöyle ki;

Satın alma biriminin, acil satınalmalar dışında, haftanın her günü her türlü alım yapmasından ziyade belli günlerde yiyecek içecek,belli günlerde de teknik vs. alımları şeklinde çalışmasının daha doğru olacağını düşündük ve yeni çalışma şeklini diğer departmanlara da açıkça bildirdik. Bunun yanında Depo birimine de yeni bir çalışma düzeni getirdik. Haftanın belli günlerinde otel dışından gelen satın almalarla ilgilenecekleri, belli günlerde ise otel içinde departmanlara malzeme transfer  edecekleri şeklinde çalışmalarını başlattık ve yine bu durumu da departmanlara ve satın alma birimine bildirdik... Bunun yanında ne tür malzemenin ne kadar zamanda satın alınacağı da belirlendi... Aynı zamanda departmanlara hangi malzemeler ile ilgili siparişleri haftanın hangi günü ve hangi saatte sipariş vermeleri gerektiğini de bildirdik...

Sonuç şöyle oldu;
Departmanlar kendilerini ayarlayarak ilgili günde ilgili malzemelerin siparişlerini vermeye başladılar...

Satın alma belirtilen sürede araştırmasını yaparak malzemeleri belirtilen günde otele getirmeye başladı...

Depo ilgili günlerde teslim almaları ve ilgili günlerde de otel içinde ilgili departmanlara malzeme transferlerini yapmaya başladı... 

Bunun yanında ayrıca belirtelim saat 16:00 dan sonra da stok ve muhasebe kayıtlarını yapmaya başladılar... (Acaba sizin görevli olduğunuz otelde depo görevlileri yani "porter" dediğimiz kişi/ler muhasebe kayıtları geçiyor mu? bir sorun bakalım ben de merak ettim...)

Departmanların şikayetleri yok denecek kadar azaldı..

Toplantılarda satın alma konusuna çok daha az vakit ayrılmaya başlandı...

Önceleri uyum zor oldu ama sonunda herkes alışarak koordineli çalışmayı kanıksadı... Yani artık herkes üzerine düşeni yapmaya başladı. Karanlık noktalar kalmamıştı... 

Şiparişi veren, alımını gerçekleştiren, muhafaza ve gerektiğinde departmanlara transfer eden birimler hemen her konuda neyin nasıl olacağı hakkında bilgi sahibiydiler... 

Fevkalade durumlarda da süratle bilgi akışı sağlandığı için toplantılarda da bu gibi konular artık çok çok az konuşulur olmuştu...

Bundan sonra neler mi konuşulur oldu? Tabi ki Otelin satış ve pazarlaması, bütçelerin yakalanıp yakalanmadığı, sapmaların neler olduğu, ne gibi tedbirler alınıp neler yapılabileceği vs.vs. konular konuşulup görüşülür oldu...

Son söz; 
Kargaşa, otellerde bazı Terminatörlerin işine gelse de, siz her zaman tercihinizi koordinasyondan yana kullanın... Koordinasyonun gerçekleştirilmesini genel/özel koordinatörden bekliyorsanız, ne kadar süre beklediğinizi bilemem amam kesin olan şu ki daha çooook beklersiniz... Çünkü işleri koordine edip yoluna koymak için koordinatör olmaya gerek yoktur... Gerekli olan 3 şey; İşin üzerinde düşünerek problemi doğru tanımlamak yani teşhisi doğru koymak, Çözümü üretmek, Hayata geçirmek... Hadi bir tane daha ilave edelim 4 olsun; GELİŞTİRMEK... Bunları yapıyorsanız kartvizitinizde yazmasa bile, siz koordinatörsünüz... Aksi halde, kartvizitinde koordinatör yazmasına rağmen, bunları yapamıyorsa herhangi biri... O koordinatör değil, Terminatördür...

31/03/2007
Adnan Şişman