Maliyet muhasebesi ve ERP kültürü

İşletme kar amacına yönelik olarak bilgi sistemlerini kurmak ve doğru işlenmiş verileri kullanarak hızlı ve etkin kararlar almak zorundadır. Globalleşen dünyada rakipler artık aynı şehirden değil farklı ülkelerden gelmeye başladı ve bu sürecin artarak devam edeceği görülmektedir. Türkiye’de son yıllarda düşen enflasyon nedeniyle maliyetler daha büyük önem kazanmış, hizmet ve üretim maliyetlerinin önemi geçmişe göre çok fazla artmıştır.

Maliyet muhasebesindeki teknikler nedeniyle hizmet ve üretim maliyetlerini yüzde yüz bilmek olanaksızdır. Yapmış olduğunuz kabulleri değiştirirseniz maliyetlerinizin de şekli büyük bir oranda değişir. Örneğin girdilerinizin fiyatları değişmese bile, elektrik veya işçilik dağılımındaki yüzdelerinizi değiştirmeniz, birim maliyetleri direkt olarak etkileyecektir. Yöneticiler geçmişten gelen tecrübeleriyle maliyetleri yüzde 90 oranında doğru tahmin edebilirler. Sektöre ve tecrübeye göre yüzde 95’e çıkabileceğiniz de kabul edilebilir ancak bu oranın üzerine çıkma şansınız pek yoktur. Tabi ki burada ± %10 luk aylık yanılsamaları dikkate almak gerekecek. Maliyetlerinizdeki artı/eksi yüzde beş değişim, piyasada ayakta kalma oranınız olacaktır. Oran artı/eksi yüzde 10 dediğiniz zaman sonuçlar çok daha önemli hale gelmektedir. Bu noktada özellikle üretim şirketlerinde MRP ve ERP yazılımları devreye girmektedir.

Şirket ihtiyaçlarına göre Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP, Material Resource Planning MRP) Üretim Kaynak Planlaması (MİP II - MRP II) veya Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP, Enterprise Resource Planning, ERP) programlarını kullanmadığınız yada gereken önemi vermediğiniz takdirde şirketiniz büyük bir risk altına olabilir. Bu nedenle böyle bir program almaya karar veren ve aldıkları halde uygulamayan firmalar vardır.

Bir Program Alın: Ticari ihtiyaçlarınız için piyasada bütçenize göre program bulunmaktadır. İşletme olarak satış faturalarına ait bilgilerinizin zaten girilmesi gerekir. Alış faturalarınızı ve banka / kasa hareketlerinizi de girdiğinizde işlerinizin büyük bir bölümünü tamamlamış olursunuz. Kalan kısmı muhasebeciniz yapabilecektir. Üretim yaptığınız noktada bir MİP /MİP II/ KKP yazılımına gerek duyacaksınız. İhtiyacınıza uygun programı belirlemek ve gereken şekilde kullanmak için mali sistem danışmanlığı almanızı öneririz.

Muhasebenizi Şirkette Tutun: Vergi vermek amacıyla tutulan kayıtlar düzenli bir muhasebe sistemini getirebilir ama maliyetleri tam olarak bildiğiniz anlamına gelmez. Maliyetlerinizi bilmek için şirketinizde kendi sisteminizi kurmanız gerekir. Mali müşaviriniz kendi ofisinde birçok şirketin kayıtlarını tuttuğu için sizin bilgilerinizi detaylı olarak izleme şansı zayıftır. İyi bir yazılımla birlikte alacağınız bir eleman hem kayıtlarınızı şirket içinde tutacak, hem de şirketinizin bilgilerine sahip olarak size daha çok destek verecektir. Mali müşavirinizi bu noktada denetçi ve danışman (müşavir) olarak kullanın.

Üretim Bilgileri ve Reçeteler: İşletmeler için esas sorun üretim bilgilerinin sisteme girilmesidir. Reçete ve malzeme bilgileri doğru girildikten sonra üretimlerin maliyeti kolay bir şekilde hesaplanabilir. Reçetelerinizin gizli olduğunu düşünüyorsanız güvendiğiniz bir elemana yetki vererek girişini sağlayabilir veya kendiniz yapabilirsiniz. Tüm programı ve sistemi öğrenmenin zaman alacağını aklınızda bulundurun, harcanacak zamanı yine sistem danışmanlarıyla kısaltabilirsiniz.

Kalifiye Eleman: MİP /MİP II/ KKP yazılımlarının kısa sürede istediğiniz noktaya gelmesi çok zordur. Elemanlarınızın ve yöneticilerin kalitesi süre ve maliyette ciddi bir etkendir. Kalifiye elemanlarınız olsa bile sistem kurulumunda işi bilen danışmanlardan destek almanızda fayda vardır. Yapılan araştırmalar ERP veya MRP II projelerinde personelin %60-70 i işi tamamlayabiliyor. Bu ekibin dağılması veya iyi organize olması kalifiyeli elemanların desteği ile ve danışmanınızın desteği ile mümkün olabilmektedir.

Çekirdek Yapı: Başlangıçta “Şunu da isterim, bunu da görmem lazım” şeklinde yaklaşmayın. İstenilen her şeyin hem teknik hem de teorik açıdan yapılması çok zordur, daha doğrusu imkânsızdır. Şirketin temel bilgilerini anlamak ve programın yapısını öğrenmek için en az üç aylık bir sürenin geçmesi gerekir. Yapmış olduğumuz projelerdeki uyum süreci 3-6 ay arasında olmakla birlikte bu süre temel bilgilerin yani çekirdek yapının oluşturulması sürecidir. Programın kapasitesi öğrenildikten sonra yine danışman eşliğinde süreçler geliştirebilir.

Zaman ve Maliyet: MİP / KKP Sistemlerinin kurulma süresi 3 ay ile 3 yıl arasında değişebilir. Ancak süre 6 ayı geçtikten sonra çalışanlarda memnuniyetsizlik ve işi başaramamış olmaktan dolayı bir baskı (stres) ortaya çıkar. Sistem kurma bilincinin çalışanlara anlatılması gerekir. Eğer şirket veya çalışanlar MİP / KKP ile çalışmaya hazır değilse projenin tamamıyla kaldırılma tehlikesi olabilir. Bütçenizi ve çalışanlarınızı buna göre planlayın. Çekirdek yapının kurulması işin bittiği anlamına gelmez. Geliştirmeler olmadan sistemin iyi bir noktaya varması beklenmemelidir.

En Mükemmel Program: Şimdiye kadar şirketinizin MİP / KKP tecrübesi yoksa “en mükemmeli olsun” mantığı ile başlamayın. Bu zaman ve para kaybı demektir. Gerekli olan ve yönetebileceğiniz kadar detay isteyin. Gereksiz detaylar sizi ve çalışanlarınızı yorar. En mükemmel program kapasitenize uygun ve detayları yönetebileceğiniz programdır. Bu noktada ya pahalı ve detaylı programlar alırsınız yada temel verileri sağlayan programlardan başlayarak süreçleri geliştirerek sürümleri yükseltirsiniz. Programı satan yazılım şirketleri, mantık çerçevesinde istediğiniz iyileştirmelerle yazılımlarını geliştirmekten mutluluk duyacaklardır.

Benim İstediğim Gibi: Programlar belli bir akış şeması ve yasal izlek (prosedür) çerçevesinde yazılır, bu nedenle aksayan bir nokta varsa yüzde 98 olasılıkla sizden veya şirketinizden kaynaklanıyordur. Kalan yüzde ikinin yüzde birlik bölümü yazılım hataları, diğer yüzde biri de mevzuatların sürekli olarak değişmesidir. Programı değil şirketinizdeki yapıyı değiştirin, yazılımları anlamak ve kullanmak üzere çalışın. Yazılımlardaki mevcut raporları bakmadan, anlamadan, incelemeden “Benim istediğim rapor burada yok” diyerek yeni rapor isteklerinde bulunmayın. En az bir yıl süreyle yeni rapor talebinde bulunmanız doğru olmayacaktır. İstediğiniz gibi veya istediğinize yakın raporların birileri tarafından daha önce düşünüldüğünü göz ardı etmeyin. Verilerinizden ve raporlarınızdan emin olmadan programı, çalışanları ve danışmanları yargılamayın.

Zamanlama: Başlangıçta farklı verilerle hesaplanacak maliyetler daha önceki maliyet çalışmalarınızla tam olarak uyuşmayabilir. Mantıksal hata yapmadığınız sürece ilk altı aydan sonraki verilerinize güvenmeniz ve aylık verilerinizi kıyaslamanız daha doğru olacaktır.

Çift Kayıt: Kurulum süreci içinde eski ve yeni sisteminize devam ederek paralel kayıt yapmaktan kaçının, yeni sistemi doğrulamaya çalışmayın, geçmiş sisteme ait köprülerinizi yakın. Çift kayıt hem çalışanlarınızı yorar, hem de yeni sisteme uyumu zorlaştırır.

Planlama devresi: Üretim planlaması ve özellikle bütçe devreye girdiğinde verilerinizin birkaç yıl aynı mantıkla işlenmesi gerekir. Geçmiş yılları temel alarak bütçe yapmak için en az üç yıllık veriye ihtiyacınız vardır. Bu da dördüncü yılda bütçe denemeniz ve beşinci yıldan sonra kıyaslamalı veri tabanına sahip olmanız anlamına gelir. Planlama programını tam kapasite ile kullanmanız beş yılık bir zaman alacaktır.

Destekleri Araştırın: Yapacağınız çalışmaları bütçeledikten sonra destek alabileceğiniz kurumları araştırın. Bu tip kuruluşlar, yazılım desteğinden danışmanlığa, bilirkişiden eğitime kadar, birçok konuda destek verebilmektedir.
Özetle maliyetlerinizin hızlı ve güvenilir bir şekilde hesaplanması, işletmenin ayakta kalması için zorunlu bir süreçtir. Yapılacak yatırım sadece işletmenizin ayakta kalmasını sağlamayacak, aynı zamanda yanınızda çalıştırdığınız elemanlara rahat bir çalışma ortamı yaratacaktır. İşlerinizi büyütüp daha fazla katma değer üreterek yeni yatırımlarınızla daha fazla kişiye istihdam imkânı sağlayabilirsiniz. MİP / KKP yatırımınızın maliyetinin, yıllık cironuzla kıyasladığınızda yüzde beşi geçmediğini göreceksiniz. Yazılıma yapılan yatırım maliyetini aynı yıl içerisinde geri döndüren firmalar olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Bilgi sistemleri altyapısı ile birlikte gelişmeler için her yıl bütçenizin yaklaşık yüzde birini ayırmayı unutmayın. Böylece maliyetlerinizi daha doğru olarak hesaplayarak tüm rakiplerinize karşı avantajlı ve güvenli bir şekilde yarışa devam edebilirsiniz.

Sinan Berkdemir

Eğitmen – Mali Danışman