Protokol kurallarını bilmek, kamusal ve sosyal hayatta insana, yöneticiye üstünlük ve saygınlık verir. Her liderin bilmesi gerekir. Protokol; saygınlığın koruyucusudur. Kamusal alanda kimse kendisini temsil edemez. Orada kişisel ve özel bir şey söz konusu değildir. Neyi temsil ediyorsanız onun adına oradasınız ve osunuz. Temsil niteliği; kılık-kıyafet, iletişim, yeme-içme, görgüsü, tutum ve davranışı ile ölçülür. Bir kişinin üç alanda uyması gereken protokol kuralları vardır.
Özel Alan: İsmi üstünde özel ve özgündür. Ancak yöneticinin pek özel hayatı olmaz..
Sosyal Alan: Kişinin özel ve yönetim alanının dışında olan bir alandır. Burada yönetici görgü ve nezaket kurallarına uymak zorundadır. Temsil ettiği kamusal alanın bir uzantısı olarak toplumun baskı ve denetimi içindedir. Kısacası yönetici özgür ve serbest değildir.
Kamusal (Resmi) Alan: Burada protokol kuralları geçerlidir.
Protokol Kuralları; resmi törenlerde mevki sıralaması, selamlaşma, öncelik hakkı konularında uyulması gereken kurallardır. İnsanlar özel hayatlarında ne kadar samimi olurlarsa olsunlar, iş hayatında protokol ve davranış kurallarına uymak zorundadırlar. Resmiyet ile samimiyet karıştırılmamalıdır. Bir kurumun çalışmaları karşılıklı saygı ve güveni esas almak zorundadır. Amir memuruna, memur amirine karşı daima mesafeli ve saygılı olmak zorundadır. Bir yöneticinin başarısını;
%33 kişiliği,
%33 işi (bilgi ve becerisi)
%33 protokol (temsil niteliği) belirler.
Protokol Konuları:
Öncelik hakkı sıralaması,
Makam odası düzeni ve makamdaki davranışlar,
Toplantılar ve brifingler,
Törenler ve diğer etkinlikler,
Toplantı ve törenlerdeki konuşmalar,
Ulusal ve kurumsal bayramlar,
Yazışmalar,
Göreve başlama, ayrılma, devir-teslim işlemleri,
Karşılama, ağırlama, uğurlama,
Davet ve ziyafetler (kabul töreni, kokteyl ve resmi yemekler)
Makamda, arabada, toplantıda, törende, yemekte oturma düzenleri,
Kılık-kıyafet,
Resmi ziyaretler,
Kamusal ve sosyal davranışlar (hitap, selam, takdım, tanışma, konuşma, telefonda konuşma, öpme, öpüşme, yemek yeme, çay-kahve içme, teşekkür etme, hediye ve çiçek sunma) gibi konuları kapsamaktadır.
Protokol Kurallarının Uygulandığı Yerler: 1. Yöneticilerin makam odaları, 2. Resmi otomobiller, toplantılar, 3. Törenler, 4. Resmi davet ve ziyafetler.
Kamusal ve Sosyal Alanda Önemli Kişiler: 1. Konuklar, 2. Yöneticiler, 3. Hanımlar, <ı>“Kamusal ve sosyal hayatta bir kişinin; <ı>İmajı; kıyafeti ile <ı>Nezaketi; davranışı ile <ı>Bilgisi; konuşması ile <ı>Görgüsü; yemesi ve içmesi ile ortaya çıkar.” Protokol kurallarına uygun hareket edenler iş yaşamlarında fark edilirler, tercih edilirler ve yükseltilirler. Protokol kişiye, kuruma ve devlete hak ettiği ve layık olduğu saygı ve itibari göstermektir. Bir kişinin protokol ve sosyal davranış kurallarına önem vermemesi ve bunlara uymaması; önce kendisinin, sonra taşıdığı unvanının, çalıştığı kurumun ve temsil ettiği makamın itibarini düşürür. Protokolde temsil esastır. Kurumlar arası iş ve ilişkilerde, görüşmelerde, telefonlarda, yazışmalarda, imzada, davranışlarda, kabullerde, ziyarette, karşılamada, ağırlamada düzey eşitliği, denklik ve karşılıklılık esastır. Kamusal yaşamda makama ve unvana saygı esastır. Protokolde akademik unvan, yaş ve cinsiyet önemli değildir. Önemli olan protokol kurallarıdır. Kamusal yaşamda sosyal davranışlar; üste, asta ve eşite karşı daima farklıdır. Çünkü üste karşı saygı, asta karşı üstünlük ve eşite karşı karşılıklılık esastır. Özel, sosyal ve kamusal alanda; selam vermek, hitap etmek, tanıtmak, toka etmek, öpmek-öpüşmek, ayakta durmak, oturmak, ayakkabı ve çorap giymek, saat, yüzük, kemer, kravat takmak, çay-çorba içmek, meyve yemek, hediye almak ve sunmak, teşekkür etmek önemlidir ve zordur. Çünkü özel, sosyal ve kamusal yaşamda farklıdır.
Protokolde Resmi Görgü Kuralları:
Üstünüz buyurun oturun demeden oturulmaz.
İzninizle diyerek oturulur.
Makama birden fazla kişi ile gidildiğinde mevkisi en yüksek olan amire en yakın şekilde oturur.
Protokolde üst daima sağdadır.
Resmi açılışlar en üst tarafından, tören ve toplantılardaki konuşmalar alttan silsile yolu ile başlar.
Üst bina dışına, eşit oda dışına ve ast masada uğurlanır.
Asta makamda talimat verilir. Makam, otorite ve hiyerarşi demektir.
Üste beyli, ” <ı>başkanım veya müdürüm” diye hitap edilir.
Resmi protokolde el öpme ve öpüşme yoktur.
Yönetim dilinde rica etmek emretmektir.
Üst ve denk makamlara arz, astlara rica edilir.
İmza ismin üzerine atılır. Hukukta anlamı;“ <ı>yukarıdaki metni kabul ediyorum” demektir.
İmza kişiyi ve kişiliği temsil eder.
Takdimde; kurumunu, unvanını, akademik sıfatını, rütbesini “sayın” ve ismi belirterek yapılır.
Astları” <ı>davet ediyorum”, üstleri “<ı>teşriflerini arz ediyorum” diye çağırılır.
Törenlerde kutlama telgrafları hazır bulunan onur konuğunun üstündeki mevkide olan kişilerinki okunur, diğerleri isimleri birden okunarak teşekkür edilir.
Kılık-Kıyafette Protokol Kuralları:
Giyim kişinin imajıdır.
Resmi davetlerde belirtilen kıyafetlerle gidilir.
Sivil olarak hanımlar gündüz tayyör, gece uzun etek tuvalet, erkekler koyu renk
Lacivert-siyah üç düğmeli ceket giyilmelidir.
Kuruma, amaca, ortama, yaşa, zamana ve koşullara uygun giyinmelidir.
Cepler boş olmalıdır.
Evli çiftler olarak renk ve biçim yönünden uyumlu ve üç renkten fazla farklı bir renk giyilmemelidir.
Kravatın ucu kemerin tokasını kapatacak şekilde uzatılmalıdır.
Kravatın rengi giyimde üçüncü renk olmalıdır.
Ayakkabı boyalı ve bağcıktı olmalıdır.
Resmi Yazışmalarda Protokol Kuralları:
Acil durumda fax ile yazışma yapılmalı ve akabinde en çok beş iş günü içinde yazının aslını gönderilmelidir.
Resmi yazılar en az iki nüsha olarak yazılmalıdır.
Resmi yazışmalarda en çok on beş iş günü içinde muhatabına cevap verilmelidir.
Dilekçe her ne şart olursa olsun kabul edilmelidir.
Resmi yazışmalarda yazı tıpı” <ı>Tim es New Roman “ ve 12 boyutunda olmalıdır.
